Zahlungsverkehr - Aufbewahrungsvorschriften -

Diese Paragraphen regeln spezifische Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen im Kontext des Zahlungsverkehrs und der Prävention von Geldwäsche. Dabei geht es um die Dokumentation von Transaktionen und Geschäftsbeziehungen, um bei Bedarf eine Nachvollziehbarkeit für Aufsichts- und Ermittlungsbehörden zu gewährleisten.

Die MaRisk geben den Rahmen für das Risikomanagement von Finanzinstituten vor, einschließlich der Anforderungen an die Archivierung und Dokumentation zur Gewährleistung der operationalen Sicherheit und Compliance.

Das HGB und die AO stellen den Kern der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften dar. Sie definieren, welche Unterlagen aufzubewahren sind (z.B. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse) und legen die Aufbewahrungsfristen fest (in der Regel zehn Jahre für Buchhaltungsunterlagen und sechs Jahre für Geschäftsbriefe).

Durch die Digitalisierung und das Recht auf Datenzugriff haben sich die Anforderungen der AO an die Aufbewahrung verändert. Es besteht nun die Forderung nach digitaler Prüfbarkeit elektronischer Unterlagen. Dies bedeutet, dass elektronische Dokumente so archiviert werden müssen, dass sie im Rahmen einer Betriebsprüfung jederzeit einsehbar und auswertbar sind.

Die Richtlinie zur Archivierung von Unterlagen im Zahlungsverkehr legt fest, wie die Archivierung zu erfolgen hat, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Dazu gehört auch die sicherheitsgerechte Speicherung, um den Schutz der Daten zu gewährleisten und die Integrität und Vertraulichkeit der archivierten Informationen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherzustellen.

Wenn Unterlagen durch externe Unternehmen verarbeitet oder aufbewahrt werden, ist es wichtig, dass zwischen dem Auftraggeber (Datenowner) und diesen Dienstleistern Vereinbarungen getroffen werden, die sicherstellen, dass die Vorgaben zur Archivierung eingehalten werden. Dies beinhaltet typischerweise die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen und die Gewährleistung der Sicherheit der Informationen.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften sind ein wesentlicher Bestandteil der Compliance in der Finanz- und Geschäftswelt. Sie definieren klar, wer verantwortlich ist, welche Dokumente aufzubewahren sind, in welcher Form dies geschehen muss, wie lange die Aufbewahrungsdauer ist und an welchem Ort die Unterlagen zu lagern sind.

Die §§ 238, 239, 257 – 261 HGB regeln die Buchführungspflichten und die Aufbewahrung handelsrechtlicher Unterlagen. Hier wird unter anderem festgelegt, dass:

• Geschäftsbücher und Inventare (§ 238 HGB)
• Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse (§ 239 HGB)
• Handelsbriefe
• Buchungsbelege (§ 257 HGB)
  
  

für eine Dauer von 6 bis 10 Jahren aufbewahrt werden müssen. Diese Unterlagen müssen urschriftlich oder in einer dem Original entsprechenden Form aufbewahrt werden.

Handelsrechtlich relevante Unterlagen nach § 257 HGB

• Handelsbücher
  Dazu gehören alle Bücher, die systematische Aufzeichnungen der täglichen Geschäftsvorfälle beinhalten.
  
  
• Inventare
  Detaillierte Verzeichnisse des Unternehmensvermögens und der Schulden.
  
  
• Eröffnungsbilanzen
  Die Bilanz, die zu Beginn eines Geschäftsjahres erstellt wird.
  
  
• Jahresabschlüsse
  Dazu zählen die Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang und ggf. Lagebericht am Ende eines Geschäftsjahres.
  
  
• Konzernabschlüsse
  Für Mutterunternehmen die Abschlüsse, die auch die Finanzen der Tochterunternehmen einbeziehen.
  
  
• Lageberichte
  Erläuterungen zur Lage des Unternehmens, die über die reinen Zahlen des Jahresabschlusses hinausgehen.
  
  
• Buchungsbelege
  Alle Belege, die die in den Büchern erfassten Geschäftsvorfälle dokumentieren.
  
  

Die Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen beträgt nach HGB zehn Jahre.

Die §§ 140, 141, 147 AO weiten die Aufbewahrungspflicht auf alle für die Besteuerung relevanten Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen aus, nicht nur für Kaufleute. Das bedeutet, dass jeder, der geschäftliche oder berufliche Aufzeichnungen führt, diese Unterlagen so aufbewahren muss, dass sie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und innerhalb einer angemessenen Zeit für eine steuerliche Überprüfung zur Verfügung stehen.

Steuerrechtlich relevante Unterlagen nach § 147 AO

• Empfangene und kopierte Handels- oder Geschäftsbriefe
  Hierbei geht es um die eingehende und ausgehende Korrespondenz im Geschäftsverkehr.
  
  
• Buchungsbelege
  Wie im HGB sind auch hier alle Belege gemeint, die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar machen.
  
  
• Sonstige für die Besteuerung wichtige Unterlagen
  Diese Kategorie ist weit gefasst und beinhaltet alle Dokumente, die für die Steuererklärung und -prüfung von Belang sein könnten.
  
  

Die Aufbewahrungsfrist für die meisten steuerrechtlichen Unterlagen beträgt sechs Jahre.

Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie haben am 1. Januar 2015 die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme) abgelöst. Die GoBD konkretisieren und verschärfen die Anforderungen an die digitale Buchführung und Aufbewahrung, inklusive der Forderung nach Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen.

Jeder Kaufmann ist laut HGB zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Die AO erweitert diese Verpflichtung auf alle Steuerpflichtigen, also auch auf Nicht-Kaufleute, im Hinblick auf steuerlich relevante Unterlagen und Dokumente.

a) Handelsbücher und verwandte Dokumente
Dazu gehören Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse und -lageberichte sowie die dazugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Diese Dokumente müssen aufgrund ihrer Bedeutung für die Darstellung der wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens für 10 Jahre aufbewahrt werden.

b) Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
Handelsbriefe, die Handelsgeschäfte betreffen, sowie alle anderen empfangenen Geschäftsbriefe müssen für 6 Jahre aufbewahrt werden.

c) Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe
Hierbei handelt es sich um Kopien oder andere Formen der Dokumentation versandter Handelsbriefe, die ebenfalls für 6 Jahre aufzubewahren sind.

d) Buchungsbelege
Belege, die Buchungen in den gesetzlich vorgeschriebenen Büchern nachweisen, sind für 10 Jahre zu archivieren.

e) Geschäfts-, Kontroll- und Überwachungsunterlagen
Diese Kategorie umfasst eine breite Palette von Dokumenten, die im Rahmen des Geschäftsbetriebs zur internen Kontrolle und Überwachung dienen. Auch sie sind 10 Jahre lang aufzubewahren.

f) Weitere relevante Buchführungsdokumente
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie relevante Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sind, wie unter Punkt a) genannt, ebenfalls 10 Jahre lang aufzubewahren.

g) Sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Hierzu zählen alle Unterlagen, die für die Bestimmung der steuerlichen Verpflichtungen wichtig sind. Diese müssen auch für 10 Jahre aufbewahrt werden, was eine Änderung gegenüber der früheren Regelung von 6 Jahren darstellt.

Diese Fristen sind die gesetzlichen Mindestanforderungen. Unternehmen sollten beachten, dass die Fristen mit dem Ende des Kalenderjahres beginnen, in dem die letzten Einträge, Handlungen oder Geschäftsvorfälle vorgenommen, die Handels- oder Geschäftsbriefe empfangen oder abgesandt wurden oder die Buchungsbelege entstanden sind. Darüber hinaus kann es in bestimmten Fällen auch längere Aufbewahrungsfristen geben, die sich aus anderen rechtlichen Anforderungen ergeben. Es ist auch zu beachten, dass die Vernichtung von Dokumenten nach Ablauf der Frist nicht automatisch erfolgen darf, sondern oft einer Prüfung und Freigabe bedarf.

Die Handelsbücher spielen eine zentrale Rolle in der handelsrechtlichen und steuerlichen Dokumentation eines Unternehmens. Gemäß den Anforderungen des HGB und der AO umfassen Handelsbücher alle Aufzeichnungen, die die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage eines Unternehmens darstellen.

Diese Aufzeichnungen sind in der Regel Teil eines systematischen Buchführungssystems und umfassen:

• Grundbücher (Journale)
  Hier werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst.
  
  
• Hauptbücher
  Sie fassen die Informationen der Grundbücher zusammen und zeigen die Veränderungen auf den Konten an.
  
  
• Nebenbücher
  Diese enthalten Detailinformationen zu bestimmten Kontenbereichen. Beispiele für Nebenbücher sind:
  
  
• • Kassenbücher
    Hier werden alle Bargeldbewegungen erfasst.
    
    
  • Lagerbücher
    Sie dokumentieren die Bestände und Bewegungen von Waren.
    
    
  • Lohn- und Gehaltskonten
    Hier werden alle Transaktionen bezüglich der Löhne und Gehälter der Mitarbeiter festgehalten.
    
    
  • Wareneingangs- und Warenausgangskonten
    Diese erfassen die Zu- und Abgänge von Waren.

Alle diese Bücher und Konten müssen Geschäftsvorfälle so dokumentieren, dass eine eindeutige und nachvollziehbare Geschichtsschreibung der Finanzbewegungen des Unternehmens möglich ist. Zu den Geschäftsvorfällen zählen alle Vorgänge, die das Vermögen und die Schulden eines Unternehmens betreffen, also Transaktionen, die eine Veränderung in der Bilanz des Unternehmens herbeiführen.

Für steuerliche Zwecke sind darüber hinaus alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Unterlagen von Bedeutung, die für die Besteuerung relevant sind. Dazu gehören zum Beispiel Aufzeichnungen zu Verbrauchsteuern wie die Einfuhrumsatzsteuer. Diese müssen ebenfalls für den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen Dokumente, die nicht direkt die Geschäftsvorfälle betreffen und primär der internen Betriebsüberwachung dienen, wie Auftragsbücher, Abrechnungsbücher, Bestellbücher oder interne Kontrollbücher. Diese Dokumente sind zwar für die interne Organisation und die Abläufe des Unternehmens wichtig, sie haben jedoch keine unmittelbare handelsrechtliche oder steuerrechtliche Relevanz und fallen daher nicht unter die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen sind essenziell für das Verständnis und die Nachvollziehbarkeit der buchhalterischen Aufzeichnungen eines Unternehmens.

Nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften des HGB und der AO müssen folgende Arten von Dokumenten aufbewahrt werden:

• Arbeitsanweisungen
  Diese legen fest, wie bestimmte Geschäftsvorfälle zu bearbeiten sind. Sie dienen dazu, Konsistenz und Genauigkeit in den buchhalterischen Prozessen sicherzustellen.
  
  
• Kontroll- und Abstimmungsdokumentation
  Diese Unterlagen dokumentieren die internen Kontrollsysteme und wie Abstimmungen durchgeführt werden, um Fehler oder Unstimmigkeiten in den Büchern zu identifizieren und zu korrigieren.
  
  
• Kontenpläne
  Ein Kontenplan ist eine systematische Auflistung aller Konten, die im Rahmen der Buchführung eines Unternehmens verwendet werden, und dient als Strukturierungshilfe für die Erfassung von Geschäftsvorfällen.
  
  
• Abkürzungsverzeichnisse
  Diese Verzeichnisse erklären die im Rahmen der Buchführung verwendeten Abkürzungen und sind notwendig, um die Einträge in den Büchern korrekt zu interpretieren.
  
  
• Verfahrensdokumentationen
  Diese sind besonders wichtig für DV-gestützte (datenverarbeitungsgestützte) Buchführungssysteme. Sie beschreiben Inhalt, Umfang und Ablauf der elektronischen Datenverarbeitungsverfahren.

Die korrekte Zuordnung der Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zu den Geschäftsvorfällen und den jeweiligen Geschäftsjahren oder Abschlussperioden ist von großer Bedeutung. Sie müssen so aufbewahrt werden, dass bei Änderungen oder Ergänzungen immer nachvollzogen werden kann, welcher Inhalt zu welchem Zeitpunkt gültig war. Dies gewährleistet, dass auch nach Jahren noch ersichtlich ist, nach welchen Regeln und Verfahren bestimmte buchhalterische Aufzeichnungen vorgenommen wurden.

Die Aufbewahrung dieser Dokumente dient nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch der internen und externen Auditierbarkeit. Bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder Revisionen durch externe Prüfer sind diese Unterlagen oft ausschlaggebend dafür, ob die Buchführung und die erstellten Abschlüsse als ordnungsgemäß anerkannt werden. Die Aufbewahrungsfrist für diese Dokumente beträgt in der Regel 10 Jahre, analog zu den Handelsbüchern und Abschlüssen, zu denen sie gehören.

Handels- und Geschäftsbriefe sind integraler Bestandteil der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen im kaufmännischen Verkehr. Diese umfassen alle Schriftstücke, E-Mails oder elektronische Dokumente, die im Zusammenhang mit der Anbahnung, Abwicklung, Abwicklung oder Aufhebung eines Handelsgeschäfts stehen.

Die wesentlichen Punkte dazu sind:

• Art der Korrespondenz
  Es handelt sich um jegliche Form von schriftlicher Kommunikation, die ein Handelsgeschäft betrifft. Dies schließt traditionelle Briefe, Faxe, E-Mails und andere Formen elektronischer Kommunikation ein.
  
  
• Inhaltliche Relevanz
  Die Inhalte der Korrespondenz müssen direkt auf das Handelsgeschäft bezogen sein. Dies beinhaltet Dokumente, die die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung oder die Stornierung eines Handelsgeschäfts behandeln.
  
  
• Aufbewahrungsfrist
  Handels- und Geschäftsbriefe müssen nach den handelsrechtlichen Vorschriften sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesendet wurde.
  
  
• Zugänglichkeit und Lesbarkeit
  Die aufbewahrten Dokumente müssen so archiviert werden, dass sie über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg auffindbar und lesbar sind. Bei digitalen Dokumenten bedeutet das, dass sie in einem Format gespeichert werden müssen, das die Lesbarkeit und Datenintegrität über die Jahre hinweg sicherstellt.

Die Aufbewahrungspflicht dient der Rechts- und Beweissicherung und ermöglicht es, geschäftliche Vorgänge auch Jahre später noch nachvollziehen zu können. Besondere Aufmerksamkeit erfordert die Archivierung digitaler Korrespondenz wie E-Mails, da hier sicherzustellen ist, dass alle relevanten Informationen einschließlich Header-Daten und Anhängen erhalten bleiben.

Buchungsbelege sind Dokumente, die als Nachweis für Geschäftsvorfälle dienen und sind daher essentiell für die Buchführung eines Unternehmens.

Diese Belege sind in zweierlei Hinsicht relevant:

• Externe Buchungsbelege
  Dies sind Dokumente, die aus dem Geschäftsverkehr mit Dritten stammen, wie Kunden, Lieferanten, Banken, Versicherungen und Behörden. Sie können auch als Handels- oder Geschäftsbriefe auftreten und sind dann entsprechend als solche aufzubewahren. Externe Buchungsbelege belegen Transaktionen wie Verkäufe, Einkäufe, Zahlungseingänge und -ausgänge.
  
  
• Interne Buchungsbelege (Eigenbelege)
  Diese entstehen aus internen Geschäftsprozessen und können beispielsweise interne Aufträge, Lohnabrechnungen, Buchungen von Abschreibungen oder Ergebnisse aus Inventurprozessen sein. Eigenbelege müssen ebenfalls die Geschäftsvorfälle ausreichend dokumentieren, auch wenn keine externen Dokumente vorliegen.

Die Buchungspflicht besteht für alle Vorgänge, die Einfluss auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage haben. Entscheidend ist, dass jeder Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachgewiesen werden kann, was als Belegprinzip bekannt ist.

Die Belegfunktion ist nicht auf Papierdokumente beschränkt. In der modernen Buchführung werden viele Belege digital erfasst und verarbeitet:

• Digitale Rechnungen
  Sie können per Datenfernübertragung eingehen und direkt für Buchungen in der Finanzbuchhaltung verwendet werden.
  
  
• Automatisierte Buchungen
  Vorgänge wie Abschreibungen werden oft direkt in der Anlagenbuchhaltung erstellt und automatisch in der Finanzbuchhaltung verbucht.
  
  
• E-Mails und elektronische Dokumente
  Auch sie können als Buchungsbelege dienen, wenn sie Geschäftsvorfälle dokumentieren.

Unabhängig vom Medium muss jeder Buchungsbeleg den Anforderungen der Ordnungsmäßigkeit entsprechen und muss inhaltlich vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Zudem müssen die Belege so aufbewahrt werden, dass sie dem Grundsatz der Nachprüfbarkeit entsprechen. Dies bedeutet, dass sie so archiviert werden müssen, dass sie innerhalb einer angemessenen Frist auffindbar und die darauf basierenden Buchungen nachvollziehbar sind.

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt in der Regel 10 Jahre gemäß § 257 HGB und § 147 AO. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Es ist wichtig, dass die Buchführungssysteme so eingerichtet sind, dass sie mit digitalen Prozessen kompatibel sind und eine ordnungsgemäße Aufzeichnung und Speicherung der Belege ermöglichen. Bei digitalen Buchungsbelegen, wie sie bei der Datenfernübertragung entstehen, muss die Unveränderbarkeit und die ordnungsgemäße Archivierung sichergestellt werden. Dies schließt ein, dass die Dokumente so gespeichert werden, dass sie maschinell auswertbar sind und für Prüfungen durch die Finanzverwaltung oder interne Revisionen zur Verfügung stehen.

Nach § 147 der Abgabenordnung (AO) müssen neben den handelsrechtlich aufzubewahrenden Dokumenten auch solche Unterlagen gespeichert werden, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Diese Regelung zielt darauf ab, dass alle Dokumente, die Einblick in die steuerlich relevanten Vorgänge eines Unternehmens gewähren, für eine mögliche Überprüfung durch das Finanzamt verfügbar sein müssen.

Die Bestimmung, welche Unterlagen genau steuerlich relevant sind, kann vom Einzelfall abhängen, aber es gibt typische Beispiele, die in der Regel unter diese Kategorie fallen:

• Auftrags- und Bestellunterlagen
  Diese dokumentieren Geschäftstransaktionen, die für die Ermittlung der steuerlichen Bemessungsgrundlagen wichtig sein können.
  
  
• Aus- und Einfuhrunterlagen
  Belege über den grenzüberschreitenden Warenverkehr, die für die Umsatzsteuer und Zölle relevant sind.
  
  
• Preisverzeichnisse und Kalkulationsunterlagen
  Diese geben Aufschluss über die Preisgestaltung und sind für die Bewertung von Lagerbeständen und die Ermittlung von Verrechnungspreisen bedeutend.
  
  
• Verrechnungspreisdokumentationen
  Sie sind wesentlich für die Bestimmung der Angemessenheit von internen Leistungsverrechnungen zwischen verbundenen Unternehmen in verschiedenen Steuerjurisdiktionen.
  
  
• Interne Belege zur Bewertung von Eigenleistungen
  Diese dokumentieren den Wert interner Leistungen und sind für die korrekte Gewinnermittlung erforderlich.
  
  
• Betriebliche Konto- und Depotauszüge
  Sie liefern wichtige Informationen über finanzielle Transaktionen und Vermögenswerte.
  
  
• Grundbuch- und Handelsregisterauszüge
  Diese Unterlagen können Informationen über Eigentumsverhältnisse und die rechtliche Struktur eines Unternehmens enthalten, die für steuerliche Zwecke relevant sind.
  
  
• Kassenunterlagen
  Dazu zählen Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons sowie die Verfahrensdokumentation des Kassensystems. Sie sind besonders wichtig für die Nachvollziehbarkeit von Barumsätzen und müssen so aufbewahrt werden, dass die Vollständigkeit und Richtigkeit der Kassenvorgänge jederzeit nachweisbar ist.

Die Aufbewahrung dieser Unterlagen hat so zu erfolgen, dass sie jederzeit zugänglich sind und auf Anforderung dem Finanzamt vorgelegt werden können. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art der Unterlagen, liegen aber in der Regel bei 10 Jahren für Buchungsbelege und bei 6 Jahren für Geschäftsbriefe und andere Dokumente. Die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer digitaler Buchführungssysteme (GoBD) entsprechen, einschließlich der Anforderungen an die Datensicherheit und die Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen.

Die Etablierung von Kontrollmechanismen zur Überwachung der Einhaltung von Archivierungsrichtlinien und -fristen ist ein wesentlicher Bestandteil des Compliance-Managements in Unternehmen. Diese Kontrollen stellen sicher, dass die archivierten Dokumente den gesetzlichen und unternehmensinternen Anforderungen entsprechen. Hier ein Überblick über die empfohlenen Kontrollmaßnahmen:

• Regelmäßige Systemprüfungen
• • Zweijährige Kontrolle der Archivierungssysteme
    Es ist sicherzustellen, dass die für die Archivierung verwendeten Systeme (wie in der Archivierungsrichtlinie definiert) alle zwei Jahre auf ihre Konformität mit den festgelegten Archivierungsfristen geprüft werden. Diese Überprüfung beinhaltet eine Bewertung der technischen Aspekte des Systems, wie z.B. die Fähigkeit, Dokumente über die gesamte vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist zugänglich und lesbar zu halten, sowie eine Prüfung der Sicherheitsmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff oder Datenverlust
    
    

• Kontrollen im Archivierungsprozess
• • Jährliche stichprobenartige Prüfung der Dokumentenarchivierung: Prozessverantwortliche sollten mindestens einmal jährlich eine stichprobenartige Kontrolle durchführen, um zu verifizieren, ob Dokumente gemäß den Vorgaben archiviert werden. Diese Prüfung hilft dabei, eventuelle Abweichungen von den Archivierungsrichtlinien frühzeitig zu identifizieren und zu korrigieren.
    
    
  • Stichprobengröße
    Die Größe der Stichprobe sollte sich nach der durchschnittlichen Anzahl der jährlichen Prozessdurchläufe richten und mindestens 1% der Prozesse umfassen. Dieser Ansatz gewährleistet eine repräsentative Überprüfung der Archivierungspraxis im Unternehmen und trägt dazu bei, das Risiko von Compliance-Verstößen zu minimieren.
    
    
  • Dokumentation der Kontrollen
    Alle Ergebnisse der Kontrollen sowie die durchgeführten Maßnahmen müssen sorgfältig dokumentiert und in einer Weise aufbewahrt werden, die sowohl internen als auch externen Prüfern eine einfache und jederzeit mögliche Einsichtnahme erlaubt. Die Dokumentation dient als Nachweis der Compliance und unterstützt die Transparenz gegenüber Prüfungsinstanzen.

Die Archivierung von Originaldokumenten ist ein Bestandteil der Dokumentenmanagement- und Compliance-Strategie eines Unternehmens. Besonders für Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Dokumente von grundlegender oder historischer Bedeutung gelten strenge Vorschriften. Hier ein Überblick über die wichtigsten Aspekte:

• Aufbewahrung von Originalen
• • Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
    Diese müssen zwingend im Original aufbewahrt werden. Digitale Kopien oder in anderer Form gespeicherte Versionen dieser Unterlagen erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen.
    
    
  • Historisch oder grundlegend wichtige Unterlagen
    Dokumente, die für den Bestand oder die Geschichte des Unternehmens von Bedeutung sind, wie Gesellschafterverträge, Gründungsunterlagen, Dokumentationen zu Fusionen, Umstrukturierungen oder zur Auflösung von Unternehmensteilen, müssen ebenfalls unbegrenzt im Original aufbewahrt werden. Ebenso gehören Zuwendungsbescheide oder Subventionsunterlagen zu diesen essenziellen Dokumenten.
    
    
• Erstellung einer Arbeitsanweisung
• • Um eine systematische und gesetzeskonforme Archivierung sicherzustellen, sollten Verantwortliche eine detaillierte Arbeitsanweisung ausarbeiten, die folgende Punkte umfasst:
  1. Liste der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
     Ein klarer Katalog, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen.
     
     
  2. Ordnungskriterien
     Definition, nach welchen Kriterien die Dokumente archiviert werden, um eine schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten.
     
     
  3. Zuständigkeiten
     Festlegung, wer innerhalb des Unternehmens für die Archivierung verantwortlich ist.
     
     
  4. Ausgabe und Rückgabe
     Regelung, wer berechtigt ist, aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Archiv anzufordern, und wie die ordnungsgemäße Rückgabe dieser Unterlagen sichergestellt wird.
     
     
  5. Freigabe zur Vernichtung
     Bestimmung der Personen, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen die Vernichtung der Unterlagen genehmigen dürfen.
• Nutzung des Zentralarchivs
• • Für die Aufbewahrung von Originaldokumenten soll das Zentralarchiv des Unternehmens genutzt werden. Dieses bietet die erforderliche Sicherheit und Zugänglichkeit, um die Integrität und Vertraulichkeit der Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten.
    
    
  • Beachtung der GoBD
    
    
  • Bei steuerlich relevanten Daten ist zudem zu prüfen, ob die Archivierung den Vorschriften der GoBD entspricht. Diese legen fest, wie digitale Unterlagen gespeichert werden müssen, um den Anforderungen an den Datenzugriff und die Prüfbarkeit durch die Finanzbehörden zu genügen. Auch wenn die Originaldokumente physisch aufbewahrt werden müssen, kann es erforderlich sein, digitale Versionen nach den GoBD-Standards zu archivieren.

Das Zentralarchiv ist ein zentraler Bestandteil des Informationsmanagements und der Compliance in Unternehmen. Es dient dazu, wichtige Unterlagen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, systematisch und sicher zu lagern. Die Verwaltung des Zentralarchivs erfordert klar definierte Prozesse für die Annahme, Lagerung und Anforderung von Dokumenten.

Bei der Einlagerung von Dokumenten ins Zentralarchiv sollten folgende Kriterien beachtet werden:

• Geeignete Ablagemittel
  Dokumente sind in geeigneten Ablagemitteln wie Ordnern, Mappen oder Boxen anzuliefern. Dies erleichtert die Organisation und sorgt für eine bessere Haltbarkeit der Dokumente.
  
  
• Nachvollziehbare Beschriftung
  Die Ablagemittel müssen klar und nachvollziehbar beschriftet sein. Dies umfasst in der Regel Angaben zum Inhalt, zum Zeitraum der Dokumente und ggf. zur Aufbewahrungsfrist.
  
  
• Kennzeichnung von Vertraulichkeit
  Dokumente, die besonderer Vertraulichkeit unterliegen (wie Personalunterlagen oder Vertragsdokumente), müssen entsprechend gekennzeichnet werden. Das Zentralarchiv hat diese Vertraulichkeit bei der Einlagerung zu berücksichtigen, etwa durch die Nutzung separater, abschließbarer Schranksysteme.

Wenn Dokumente aus dem Zentralarchiv benötigt werden, gilt folgendes Prozedere:

• Zugriffsberechtigung
  Die Anforderung der Dokumente ist durch eine zugriffsberechtigte Person zu initiieren. Informationen über aktuell zugriffsberechtigte Personen können in der Regel bei der Personalabteilung (HR) eingeholt werden.
  
  
• Rückgabepflicht
  Die ausleihenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, die Unterlagen nach Gebrauch vollständig ins Archiv zurückzubringen.
  
  
• Verantwortung während der Ausleihe
  Während des Ausleihzeitraumes tragen die ausleihenden Personen die Verantwortung für die Vollständigkeit und die Sicherheit der ausgeliehenen Unterlagen. Dies schließt den sorgsamen Umgang mit den Dokumenten und die Vermeidung von Beschädigungen e

Die Archivierung von Unterlagen in elektronischen Systemen muss so gestaltet sein, dass sie den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere denen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), entspricht.

Schutz gegen Veränderung und Manipulation

• Technische und organisatorische Trennung
  Es müssen Vorkehrungen getroffen werden, die sicherstellen, dass archivierte Dokumente nicht nachträglich verändert oder manipuliert werden können. Dies beinhaltet technische Maßnahmen wie Verschlüsselung und digitale Signaturen sowie organisatorische Maßnahmen wie Zugriffskontrollen und Protokollierungen.
  
  

Rekonstruktion der Dokumente

• Lückenlose Rekonstruktion
  Die archivierten Dokumente müssen so gespeichert werden, dass eine lückenlose und retrograde Rekonstruktion der handels- und steuerrechtlich relevanten Unterlagen jederzeit möglich ist. Dies ist entscheidend, um die Integrität der Buchführung und die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten nachzuweisen.
  
  

Verfahrensdokumentation

• Verfahrensbeschreibung
  Ein wesentlicher Teil der Verfahrensdokumentation ist die Beschreibung der Nutzung und Auslegung des elektronischen Archivierungssystems. Hierzu gehören sowohl die funktionalen Anforderungen des Systems als auch die technischen Spezifikationen.
  
  
• Dokumentation der fachlichen Prozesse
  Die Verantwortung für die Dokumentation der in der Verfahrensbeschreibung enthaltenen fachlichen Prozesse und Abläufe liegt bei den jeweiligen Fachabteilungen.
  
  

Bildliche und inhaltliche Wiedergabe

• Originalgetreue bildliche Wiedergabe
  Für bestimmte Dokumententypen, wie empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege, gilt die Anforderung, dass sie originalgetreu bildlich wiedergegeben werden können, sofern sie nicht im Original aufbewahrt werden.
  
  
• Inhaltliche Wiedergabe
  Andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen und Aufzeichnungen können in einer Form aufbewahrt werden, die eine inhaltliche Wiedergabe ermöglicht.
  
  

Aufbewahrung originär digitaler Unterlagen

• Maschinelle Auswertbarkeit
  Steuerlich relevante, originär digitale Unterlagen müssen in einer Form aufbewahrt werden, die eine maschinelle Auswertung ermöglicht. Dies ist eine direkte Folge der Änderungen in der Abgabenordnung und zielt darauf ab, die digitale Buchprüfung zu erleichtern.

Die Berechnung der Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen ist ein essenzieller Prozess im Rahmen der Compliance mit handels- und steuerrechtlichen Vorschriften.

Beginn der Aufbewahrungsfrist

• Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in den Büchern gemacht wurden. Für Bilanzen und Jahresabschlüsse gilt das Datum der Aufstellung als Startpunkt der Frist. Das bedeutet, dass der Zähler für die Aufbewahrungsfrist nicht ab dem Datum der Transaktion oder Erstellung des Dokuments, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument zuletzt bearbeitet oder finalisiert wurde, zu laufen beginnt.
  
  

Mindestaufbewahrungsfristen

• Gemäß § 30 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) und § 8 des Geldwäschegesetzes (GwG) beträgt die Mindestaufbewahrungsfrist für bestimmte Unterlagen fünf Jahre. Diese Fristen sind insbesondere relevant für Dokumente, die im Zusammenhang mit der Durchführung von Zahlungsdiensten stehen oder im Rahmen der Geldwäscheprävention und -bekämpfung von Bedeutung sind.
  
  

Verlängerung der Fristen

• Die Aufbewahrungsfrist kann sich verlängern, wenn die Unterlagen für die Besteuerung relevant sind und die Festsetzungsfrist für die entsprechenden Steuern noch nicht abgelaufen ist. Die Festsetzungsfrist ist der Zeitraum, in dem das Finanzamt eine Steuer festsetzen, ändern oder aufheben kann. Ist diese Frist noch nicht abgelaufen, müssen die relevanten Unterlagen weiterhin aufbewahrt werden, um bei eventuellen steuerlichen Prüfungen zur Verfügung zu stehen. Für viele Steuerarten beträgt die reguläre Festsetzungsfrist vier Jahre, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Bei leichtfertiger Steuerverkürzung verlängert sich die Frist auf fünf Jahre, bei Steuerhinterziehung sogar auf zehn Jahre.

Die Vernichtung von Daten und Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagements und der Datenhygiene in Unternehmen. Es gilt jedoch, mehrere Aspekte sorgfältig zu berücksichtigen:

Beachtung der Festsetzungsfrist

• Auch wenn die offizielle Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, müssen Unternehmen prüfen, ob bestimmte Dokumente aus steuerlichen Gründen noch benötigt werden. Die Festsetzungsfrist, in der das Finanzamt Steuern nachfordern kann, ist dabei besonders relevant. Diese Frist beginnt in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde, und dauert je nach Sachverhalt vier Jahre (reguläre Festsetzungsfrist), fünf Jahre (bei leichtfertiger Steuerverkürzung) oder zehn Jahre (bei Steuerhinterziehung).
  
  

Zuverlässige Vernichtungsverfahren

• Daten und Dokumente müssen unter Anwendung zuverlässiger und sicherer Vernichtungsverfahren entsorgt werden. Dies soll sicherstellen, dass die Informationen nicht wiederhergestellt oder von Unbefugten eingesehen werden können. Für physische Dokumente bedeutet dies in der Regel eine professionelle Aktenvernichtung gemäß den Sicherheitsstandards (z.B. nach DIN 66399), die eine Zerkleinerung in unkenntlich machbare Teile vorsieht. Für elektronische Daten umfasst dies Maßnahmen wie das Überschreiben, Zerstören oder Entmagnetisieren von Speichermedien sowie das sichere Löschen von Dateien, sodass diese nicht wiederhergestellt werden können.
  
  

Dokumentation der Vernichtung

• Die Vernichtung von Dokumenten sollte immer dokumentiert werden, einschließlich der Angaben zu den vernichteten Dokumenten, dem Datum der Vernichtung und der angewendeten Methode. Dies dient als Nachweis der ordnungsgemäßen Entsorgung und kann bei Bedarf gegenüber Prüfungsbehörden oder in Audits vorgelegt werden.
  
  

Berücksichtigung weiterer Aufbewahrungspflichten

• Neben steuerlichen Gründen können auch andere rechtliche Anforderungen oder unternehmensinterne Gründe eine längere Aufbewahrung bestimmter Dokumente notwendig machen. Beispiele hierfür sind Unterlagen, die für laufende Rechtsstreitigkeiten oder aus historischen bzw. archivarischen Gründen wichtig sind. Unternehmen sollten daher eine individuelle Prüfung durchführen, bevor Dokumente vernichtet werden.

Die Archivierung steuerrechtlich relevanter Unterlagen unter Berücksichtigung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellt sicher, dass Unternehmen ihre Buchführung und Dokumentation den aktuellen technischen Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen anpassen.

Erfassung von Belegen

• Fristgerechte Erfassung: Die GoBD fordern, dass Belege zeitnah im Buchführungssystem erfasst werden. Dies soll die Aktualität und Richtigkeit der Buchführung gewährleisten.
  
  

Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher

• Anforderungen an die Dokumentation: Elektronische Bücher und Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass sie den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit entsprechen. Dazu gehört, dass die Daten vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderbar und jederzeit verfügbar sein müssen.
  
  

Aufbewahrungspflichten

• Maschinelle Auswertbarkeit: Originär digitale Unterlagen, wie z.B. EDI-Nachrichten (Electronic Data Interchange), müssen in einem Format vorgehalten werden, das eine maschinelle Auswertung ermöglicht. Die reine Aufbewahrung in ausgedruckter Form oder in einem nicht maschinell auswertbaren Format (z.B. PDF, TIF) ist nicht ausreichend.
  
  

Implementierung und Überprüfung in IT-Systemen

• Analyse und Anpassung von IT-Systemen: Die Verantwortung für die Anpassung der IT-Systeme an die GoBD-Anforderungen liegt bei der Steuerabteilung in Zusammenarbeit mit den IT-Abteilungen. Es gilt, vorhandene Systeme auf steuerliche Relevanz und GoBD-Konformität zu überprüfen und erforderlichenfalls anzupassen.
  
  
• Ergebnisdokumentation: Für jedes System sollte eine Dokumentation erstellt werden, die die Prüfungsergebnisse und die umgesetzten oder noch erforderlichen Anpassungen festhält.
  
  
• Berücksichtigung bei Systemänderungen: Bei der Einführung neuer oder dem Abschalten alter Systeme müssen entsprechende Untersuchungen durchgeführt werden, um die Einhaltung der GoBD-Anforderungen auch zukünftig zu gewährleisten.
  
  

Kontinuierliche Anpassung

• Die GoBD sind dynamisch und sollen den technologischen Entwicklungen Rechnung tragen. Unternehmen müssen daher ihre Prozesse und Systeme kontinuierlich überwachen und anpassen, um Konformität mit den GoBD und damit die Ordnungsmäßigkeit ihrer Buchführung und Aufbewahrung von steuerrelevanten Dokumenten sicherzustellen.

Wichtig ist, dass die Aufbewahrungsentscheidung von Unterlagen vorrangig vom Inhalt und der Funktion innerhalb des Geschäftsprozesses und nicht von der Bezeichnung abhängt. Digitale Versionen von Dokumenten müssen den GoBD entsprechend so gespeichert werden, dass sie während der gesamten Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar, unverändert und maschinell auswertbar sind.

Zur Art und Weise der Archivierung und in welchem Medium diese stattfindet ist zu unterschieden zwischen:

• Wann muss es das Original sein
  Es gibt bestimmte Dokumente, bei denen das Gesetz explizit die Aufbewahrung des Originals verlangt. Dies ist häufig bei notariellen Urkunden oder Verträgen mit Originalunterschriften der Fall.
  
  
• Wann kann es das Original sein
  Hier wird klargestellt, in welchen Fällen die Aufbewahrung von Originaldokumenten möglich ist, aber nicht zwingend vorgeschrieben wird, sodass gegebenenfalls auch Kopien oder digitale Versionen ausreichend sein können.

• Wann originalgetreue bildliche Wiedergabe
  Es wird festgelegt, unter welchen Umständen eine gescannte Kopie des Originals akzeptabel ist, sodass die bildliche Übereinstimmung gewährleistet ist.
  
  
• Wann „nur“ inhaltliche Wiedergabe
  Hier wird beschrieben, wann eine inhaltlich korrekte Wiedergabe ohne bildliche Übereinstimmung zum Original ausreichend ist, was oft bei Textdokumenten der Fall sein kann.
  
  
• Steuerlich relevante maschinell auswertbare Form
  Für steuerrechtliche Zwecke muss gewährleistet sein, dass Dokumente in einer Form vorliegen, die eine maschinelle Auswertung erlaubt.

Elektronische Unterlagen und Datenträger