Projekte - Hettwer UnternehmensBeratung GmbH

Ein Projekt ist nach DIN 69901 ein Vorhaben, welches im Wesentlichen durch eine Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.

Die Einmaligkeit der DIN 69901 bezieht sich auf die Zielvorgaben, Begrenzungen (zeitlich, finanziell, personell), projektspezifische Organisationsform oder ganz einfach auf die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben.

Der Verlauf eines Projektes orientiert sich nach DIN 69905 an den Zielen, an den Realisierungsbedingungen und Ergebnissen.


Den Schätzwerten der Planung treten die tatsächlichen Werte (für Personalaufwand, Zeit, Kosten) gegenüber.

Unsere Themen für einen Beratungsansatz können vielfältig sein:

Exemplarische Auflistung:

» Strategieentwicklung, Strategieplanung und Strategieumsetzung

» Geschäftsprozessauslagerung (Outsourcing)

» Geschäftsprozessoptimierung/ Kostensenkung

» Einführung neuer Technologien, Arbeitsmethoden und Systeme

» Organisatorische Umstrukturierung (Re- Organisation)

» Organisationsdiagnose

» Organisation und Abwicklung von Geschäftsprozessen

In der Praxis wird ein Projekt im Wesentlichen durch folgende Begrenzungen definiert:

„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das in vorgegebener Zeit und beschränktem Aufwand ein eindeutig definiertes Ziel erreichen soll, wobei der genaue Lösungsweg weder vorgegeben noch bekannt ist. Alternativ kann die "Einmaligkeit" auch unter dem Gesichtspunkt bestehender Risiken (Terminrisiko, Kostenrisiko oder Qualitätsrisiko) definiert werden.“

Projektantrag

Wesentliche grundsätzliche Inhalte eines Projektantrages

» Ziele/ Inhalte des Projektes

» Wirtschaftlichkeit des Projektes mit Aufwand und Nutzen

» Kostenverrechnung (sofern IT Projekt)

» Scoring Kriterien:

 

Wirtschaftlichkeit

Unternehmensstrategie

Risikobetrachtung

IT Konformität

» Stellungnahme der IT (sofern IT-Projekt)

» Controlling-Stellungnahme zur Plausibilisierung der Wirtschaftlichkeit

» Auswirkungen des Projektes zur Information des Betriebsrates

» Information für den Datenschutzbeauftragten

» Grobes Projektorganigramm

» Grobe Meilensteinplanung / Teilprojektplanung

» Genehmigung durch Unterschrift [Zusage der Bereitstellung aller benötigten Ressourcen]

Projektantragsverfahren

Auslöser von Projekten können strategische Maßnahmen, gesetzliche Anforderungen oder operative Notwendigkeiten sein. Eine komplexe Aufgabenstellungen, die über das Tagesgeschäft hinausgehen und nur im Zusammenwirken unterschiedlicher Unternehmensbereiche in kurzen Zeitabständen bei knappen Ressourcen zu erledigen sind.

Eine rasche und zielgerichtete Erledigung dieser Aufgaben ist für die wirtschaftliche Weiterentwicklung eines Unternehmens von großer Bedeutung. Die Projektaktivitäten sollten deshalb gesondert geplant und gesteuert werden.

Die Ungewöhnlichkeit der Aufgaben, eine enger Kosten- und Zeitrahmen, eine begrenzte Bearbeitungskapazität oder ähnliches verlangen hierfür spezielle Organisationsformen.

Die Notwendigkeit unterschiedliche Interessenlagen, Erwartungen und Verständnisprobleme zu berücksichtigen und auszugleichen, verlangen zudem auch spezielle Führungsformen.

In einer ersten Abstimmungsphase werden durch den initiierenden Bereich grundsätzliche Überlegungen zur Machbarkeit, zu Abhängigkeiten der Geschäftsplanung und ähnliches erstellt.

Für die Vorbereitung und Initiierung von Projekten sollten vorgegebene Pflichtdokumente - die die Ermittlung von Erfolgsaussichten für ein Projekt unterstützen - zum Einsatz kommen, um auf dieser Grundlage anschließend entsprechende Genehmigung einleiten zu können.

Die Genehmigung eines Projektes durchläuft letztendlich in der Regel mehrere Stufen und soll sicherstellen, dass die Projekte eines Unternehmens strategiekonform und mit den individuell definierten Mindeststandards für eine erfolgreiche Durchführung aufgesetzt werden.

Projekthandbuch

Ein Projekthandbuch ist ein Rahmendokument. Ein Projekt sollte sich an der Einhaltung der im Projekthandbuch vorgegebenen grundsätzlichen Mindeststandards orientieren.

Das Projekthandbuch bietet einen Überblick über das gesamte Projekt. Dabei werden unter anderem das Projektziel, die Projektrisiken und der -nutzen sowie die Projektstruktur behandelt. Das Handbuch definiert alle projektinternen Regeln. Dazu gehören die Informationswege, interne Absprachen zu Kommunikation, die Rollen mit den detaillierten Verantwortlichkeiten und Aufgaben und alle sonstigen Absprachen zwischen den Projektbeteiligten. Darüber hinaus enthält das Projekthandbuch Informationen zu eingesetzter Software sowie der Projektdokumentation und -ablage.

Insbesondere dient das Projekthandbuch der schnellen Einarbeitung neuer Projektmitarbeiter, die sich auf diesem Weg schnell und kompakt die wichtigen Festlegungen, Abläufe und Prozesse im Projekt erschließen können. Dazu sollte das Projekthandbuch zugänglich für alle Projektmitarbeiter auf dem Projektlaufwerk abgespeichert sein und an neue Mitarbeiter explizit verteilt werden.

Grundsätzliche Struktur und Themen im Projekthandbuch

Projektplanungsstandards

» Projektmanagementtools (MS Project, PPMS, …)

» Detaillierungsgrad der Planung

» Pflegefrequenz des Projektplans

» Verantwortlichkeit (i.d.R. Projektleitung)

Dokumentationsstandards

» Aufbau der Projektdokumente

 

Versionsführung

zulässige Status

Verantwortlichkeiten

Namenskonventionen

Zuständigkeiten für die Dokumentationen

Zu nutzende Dokumentvorlagen inkl. Verweis oder Link

Dokumentenkennzeichnung (Aufbau Kopf- und Fußzeile)

Dokumentenschutz

» Projektserverstruktur/ Projektordnerstruktur

Projektorganisation

» Verweis auf Projektorganigramm

» Rollen

» Gremien

 

Projektlenkungsausschuss

Programm Management Office

Projektteam/ Teilprojektteam

Weitere Teams

» Verantwortlichkeiten z.B. für Teilaufgaben in jeder Phase

» Dokumentation Feste Termine (ggf. Verweis auf Terminplan)

 

Projektlenkungsausschuss

Jour Fix

FB Teammeeting

Entwicklerreviews

Infoveranstaltung für Endanwender

Testvorbereitung

» Administrative Aufgaben für neue Projektmitarbeiter (z.B. Arbeitsumgebung beantragen)

Projektdurchführung

» Änderungsverfahren (ggf. Verweis auf Change Requests)

» Vertraulichkeitsstatus (definieren falls erforderlich)

» Projektdetailplanung (Darstellung der nummerierten Teilprojekte und Inhalte)

Projektkommunikation

» Verweis auf Berichtswesen oder zu erstellen

 

Kommunikationskonzept

Projektumfeldanalyse (in das Projekt eingebundene Stellen und Personen)

» Berichtswesen

 

Definition von Adressaten und Terminen für: Projekthandbuch, Projektauftrag, Fachkonzept, DV Konzept, Change-Request-Liste

Nachweisdokumente: Prüfungsprotokolle und Berichte

Projektinformationen: Sitzungsprotokolle, Maßnahmenkataloge

Statusberichterstattungen: Definition der Zeitpunkte, Adressaten, Form, Zyklen

Abschlusspräsentation: Zeitpunkt Abschlusspräsentation(en), Teilnehmerkreis(e), Ablage der Präsentation(en) und Protokolle, Hinweis auf Kommunikationskonzept

Projektcontrolling

» Steuerungsmodell

 

Beschreibung der Steuerungsmechanismen und Verantwortlichkeiten pro Ebene

Detaillierungsgrade, Meilensteine, Verdichtungen, Zyklen und Termine

» Terminsteuerung (Angaben zur Projektplanung)

 

Zeitpunkt der Erstellung

Genutzte Tools

Abweichungen im Projektplan: Ablauf und Regeln für Entscheidungen, Entscheidungsinstanzen

Dokumentation

» Kosten-/ Ressourcensteuerung

 

Zeitpunkt der Erstellung

Genutzte Tools

Tätigkeitsnachweise

Entscheidungsinstanzen

Regeln zu Entscheidungen

»

Anwesenheits-/ Verfügbarkeitssteuerung

Qualitätssicherungsmaßnahmen

» Risikoanalyse

» Eskalationsstufen

 

Definition des Vorgehens bei Unstimmigkeiten und Meinungsverschiedenheiten

Anlagen und Verweise

» Alle relevanten Dokumente

» Links auf Änderungsentscheidungen, Protokolle, Präsentationen, Projektkalender usw.

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Hettwer UnternehmensBeratung GmbH wurde aufgrund der erbrachten Beraterleistungen in den exklusiven Kreis der etengo Gold-Partner aufgenommen.

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Compliance by Hettwer UnternehmensBeratung GmbH: Finanzinstrumente, Insiderpapiere, Insiderinformationen, Verbot der Marktmanipulation, BaFin, MaRisk, WpHG, Geldwäsche, Fraud Prävention, Risikoanalyse
Datenschutz by Hettwer UnternehmensBeratung GmbH: Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), Übermittlung personenbezogener Daten, Bankgeheimnis, Datenschutzbeauftragte; Daten Transport, Lagerung & Vernichtung
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