Projekte - Projektziele (messbar)

Häufig werden Projekte gestartet ohne eine Definition des Auftraggebers, welche Ziele konkret mit diesem Projekt verfolgt werden. Dennoch wird meistens am Ende eines Projektes über dessen Erfolg oder auch Misserfolg diskutiert.

Werden jedoch zu Beginn eines Projektes keine Ziele definiert, ist eine Bewertung über den Erfolg bzw. Misserfolg des Projektes nicht möglich.

Das Projektziel die Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden sollen (DIN 69901).

Eine genaue und konsensfähige Zielklärung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ist für eine erfolgreiche Durchführung von Projekten von hoher Wichtigkeit.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass eine mögliche Vorgehensweise für die Erarbeitung und Abstimmung von Zielen detailliert beschrieben wird.

Dabei beschreibt ein Ziel grundsätzlich den angestrebten zukünftigen Zustand, der nach Inhalt, Zeit und Ausmaß genau bestimmt ist, jedoch keinen Lösungsvorschlag.

Der Nutzen von messbaren Projektzielen

» Genaue Definition der Projektziele

» Pflichtergebnis für Ordnungsmäßigkeit

Kundenziele, qualitative Ziele wie auch projektinterne Ziele mit messbaren Kriterien zur Zielerreichung müssen definiert und dokumentiert werden. Unter einer Zielerreichung ist die Effektivität und Effizienz der Projektabwicklung hinsichtlich der Realisierung des Projektzieles zu verstehen.

Wesentliche Punkte für die Beschreibung von Zielen

Das Ziel soll klar definiert und deutlich beschrieben sein

Das Ziel soll messbar sein bezüglich der Erreichung und des Fortschritts.

Das Ziel soll mit allen Beteiligten abgestimmt sein.

Das Ziel soll mit den verfügbaren Ressourcen erreichbar sein.

Das Ziel soll zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht sein.

Den Zielformulierungen obliegt speziell im Rahmen von Problemlösungsprozessen eine große Bedeutung. Ziele sollen die Lösungsfindung steuern und somit stets zu Beginn des Projektes formuliert werden.

Unter einer Zielformulierung ist ein Vorgang zu verstehen, der gemäß bestimmter Regeln die Zielesprachlich so fasst, dass sie im Projektverlauf verwendet werden können

Ziele liegen nicht auf der Hand sondern müssen erarbeitet werden, d. h. sie müssen nicht nur formuliert sondern vor allem von allen am Problemlösungsprozess beteiligten Personen akzeptiert werden.

Zu beachtende Punkte für die Formulierung von messbaren Ziele

» lösungsneutral formuliert sein

» alle Auswirkungen berücksichtigen (positive und negative)

» möglichst viele Aspekte berücksichtigen (Zielideen suchen)

» strukturiert aufgebaut sein (Zielstruktur aufbauen)

» nicht zu umfangreich sein

» nicht zu hoch/zu tief angesetzte Ziele enthalten

» gewichtet sein (Ziele gewichten)

» möglichst konfliktfrei sein (Zielsystem analysieren)

» vom Auftraggeber genehmigt sein (Zielentscheid)

Um Missverständnisse über ein Vorhaben bereits im Vorfeld auszuräumen, kann häufig auch eine Formulierung der Nicht-Ziele sinnvoll sein, d. h. eine eindeutige Klarstellung, was mit dem Vorhaben nicht erreicht werden soll. Das Vorliegen der fachlichen Anforderungen kann das Formulieren der Ziele ebenso vereinfachen wie die Zuhilfenahme einer Checkliste für die technischen Ziele.

Beispiel Zielkandidaten

Lfd. Nr.	Ziel	Muss / Kann	Gewichtung	betroffenes Anforderung
1
2

Beispiel Zieldefinitionen

Lfd. Nr.	Merkmal	Maßstab	SOLL	Akzeptanz- grenze	IST	Test-methode	Referenz-wert *
1
2

* Der beste, jemals am Markt erreichte Wert. Optional zu befüllen.

Zielträgermodell

Das Zielträgermodell dient dazu, dass der Auftragnehmer Ziele verschiedener Interessengruppen transparent. erkennen kann, wenngleich auch nicht alle Ziele gleichzeitig erreicht werden können. Es dient also zur Zielfindung.

Die im Projektauftrag formulierten Ziele sollten unabhängig von Zielträgern gegliedert sein, um eine unnötige Diskussion über die Ziele der verschiedenen Zielträger zu umgehen.

Bei fast allen Vorhaben gibt es folgende Zielträger

» Geschäftsführung/Management

» Leiter/in des betroffenen Bereiches

» Unmittelbar betroffene Mitarbeiter

» Interne/externe Kunden des betroffenen Bereiches

Des Weiteren können noch Betriebs- oder Personalrat, Revision, Organisation und Datenverarbeitung weitere Ziele in Projekte einbringen. In der Regel ist es für eine erste Formulierung der Ziele ausreichend, sich mit den betroffenen Zielträgern auseinanderzusetzen, da diese prinzipiell die Mehrzahl der wichtigen Ziele vertreten.

Zu Beginn eines Projektes sollte man sich gedanklich in die Interessen der Zielträger versetzen und Ziele per Brainstorming sammeln.

Um zu großen Abstimmungsbedarf zu vermeiden kann diese Aufgabe in kleineren Projekten vom Projektleiter wahrgenommen werden. Die Aufgabe kann aber auch von der Projektgruppe übernommen werden, da dort auch häufig alle Vertreter einer Zielträgergruppe zu finden sind.

Sofern die Ziele als nächstes auf Projektbezug geprüft werden, führt dieses zum Aufbau einer Zielstruktur, in der Muss- Ziele/ Kann-Ziele bzw. Restriktionen definiert und Zielwidersprüche sowie Redundanzen eliminiert werden. Diese Zielstruktur kann anschließend dem Auftraggeber zur Abstimmung vorgelegt werden.

Diesen Zielträgern können folgende Ziele zugeordnet werden:

Geschäftsführung/ Management	Leiter der betroffenen Bereiche
» Kosten senken	» Mehr Personal
» Marktanteile steigern	» Qualifizierte Mitarbeiter
» Kunden binden	» Schnelle Abwicklung
» Schnelle Abwicklung des Projektes	» Transparente Lösung
» Einhaltung des vorgegebenen Budget	» Betroffene beteiligen
» Zentralisierung von Geschäftsfeldern
Unmittelbar betroffene Mitarbeiter	Interne/externe Kunden der betroffenen Bereiche
» Gute Ausbildung in den Produkten	» Schnelle Abwicklung
» Gleichmäßiger Arbeitsanfall	» Hochwertige Beratung
» Anspruchsvolle Aufgaben	» Eindeutige Ansprechpartner
» Gute Bezahlung	» Kurze Wege
» Gute Unterstützung durch IT	» Niedrige Preise

Zielbildung

Eine Zielbildung kann beispielsweise in folgenden Teilschritten vorgenommen werden:

1. Sammeln von möglichen Zielen
Dieser Teilschritt dient dem allmählichen Herantasten an das, was man eigentlich will. Hierbei ist ein steter Abgleich mit dem Problem bzw. der Anforderung erforderlich. Häufig liefert die Kenntnis der Ist-Situation mit ihren Stärken und Schwächen detaillierte Hinweise auf die gewünschte Situation. Bei einem Einsatz an mehreren Stellen müssen fachliche und technische Unterschiede definiert und berücksichtigt werden. Weitere Anhaltspunkte zur Zielsammlung finden sich in den nicht-fachlichen Zielen.
2. Ordnen der Ziele
Die Zielkandidaten werden nach ihrem inhaltlichen Zusammenhang geordnet. Dabei sollte die Zielliste auch auf Vollständigkeit überprüft werden.
3. Kennzeichnung der Muss- Ziel und der Kann-Ziele
Die Zielliste wird im nächsten Schritt eingeteilt in Muss- und Kann- Ziele. Die Muss-Ziele haben dabei einen Einfluss auf mögliche Lösungsalternativen. Lösungsalternativen, die ein Muss-Ziel nicht erreichen, können damit sofort ausgeschlossen werden. Die Kennzeichnung eines Zieles als Muss-Ziel ist somit sehr sorgfältig zu überlegen.
4. Gewichtung der Kann-Ziele
Die Gewichtung ist mit Hilfe von Punktzuordnungen vorzunehmen. Die Punkteskala ist vor der Gewichtung festzulegen, wobei die höchste Punktzahl das wichtigste Ziel kennzeichnet. Dieses Verfahren ist geeignet, um die Lösungsalternativen entsprechend der zu erreichenden Kann- Ziele zu bewerten.
5. Präzisierung der Ziele durch Zieldefinitionen
Ziele müssen messbar sein. Um dieses zu erreichen sind pro Ziel Angaben erforderlich, z.B.:
Maßstab (Woran soll die Zielerreichung gemessen werden?)
Testmethode (Wie soll die Zielerreichung gemessen werden?)
SOLL (Welchen Wert sollte die Zieleigenschaft annehmen?)
Akzeptanzgrenze (Welcher Wert ist gerade noch akzeptabel?)
IST (Welchen Wert hat die derzeitige Lösung?)
6. Analyse der Zielbeziehungen
Bei der Überprüfung von Einzelzielen auf eine Verträglichkeit sind folgende Zielbeziehungen zu unterscheiden:

1. Zielkonsens
» Identität (Ziele sind inhaltlich gleich)
» Neutralität (Ziele berühren sich in ihrer Erreichung nicht)
» Komplementarität (Ziele fördern sich gegenseitig in der Erreichung)

2. Zielkonflikt
» Konkurrenz - Ziele behindern sich gegenseitig
» Gegenseitiger Ausschluss - Ziele schließen sich gegenseitig aus

Zielkonflikte können in einem weiteren Schritt wie folgt bereinigt (= Konfliktbewältigung) werden: » Verlust eines Zieles » Kompromiss durch Abschwächung der Ziele » Problemlösung
7. Abschluss des Zielbildungsprozesses
Eine abschließende Genehmigung von Zielen erfolgt durch den Auftraggeber. Dabei kann es zu Ergänzungen, Veränderungen oder Überarbeitungswünschen kommen.

Beispiel Checkliste Ziele

Funktionalität	JA	NEIN	Bemerkung
Im Auftrag beschriebenen Punkte sind im Fachkonzept berücksichtigt
Im Fachkonzept beschriebene Punkte sind im DV-Konzept
Im DV -Konzept beschriebenen Punkte sind im Produkt berücksichtigt
Zuverlässigkeit
Jede falsche Eingabe führt zur Fehlermeldung
Jede falsche Konfiguration / Parametrierung führt zur Fehlermeldung
Jede Fehlbedienung führt zur Wiederholung des Dialogs
Fehlerhafter Arbeitsschritt wird nach endlicher Zeit beendet
Nach x-fachen Wiederholungsversuch wird Bediener durch Fehlermeldung informiert
Nach Anmelden in einer Anwendung folgt eine Arbeitsbereitschaft
Nach Unterbrechung der Verbindung zur Datenbank erfolgt eine automatische Fehlermeldung
Im Backup-Konzept wird die Arbeit korrekt vom Backup-System übernommen. Beim Wiederanlauf wird die ursprüngliche Arbeitsverteilung wiederhergestellt.
Durchschnittliche störungsfreie Zeit beträgt x Tage / y Prozent.
Durchschnittliche Zeit der Störungsbehebung x Minuten / y Stunden.
Verfügbarkeit
Betriebszeit beträgt am Mo. – Fr. x Std.; Sa. y Std.; So. z Std.
Ausfallzeit während der Betriebszeit beträgt max. x Std. pro Monat
Benutzbarkeit
Maximale Anzahl Felder / Bildschirmmaske
Maximale Hierarchiestufen im Menü
Zu jeder Fehlermeldung ist online eine Fehlerbeschreibung über die möglichen Fehlerursachen und mögliche Maßnahmen verfügbar
Effizienz
Max. x Sekunden für eine Erfassungspunktbearbeitung
Max. x Sekunden für die Bereitstellung eines Reports
Max. x Sekunden Antwortzeit im Dialog
Änderbarkeit
Kein Verstoß gegen Richtlinien bei der Softwareherstellung
Übertragbarkeit
Mehrsprachigkeit wird berücksichtigt
Korrektheit
Keine ungeklärten Widersprüche zwischen Auftrag und Fachkonzept
Keine ungeklärten Widersprüche zwischen Fachkonzept und DV-Konzept
Keine ungeklärten Widersprüche zwischen DV- Konzept und Produkt
Sicherheit und Schutz
Zugriffsrechte erlauben nur autorisierten Personen einen Zugriff
Sichere Datenübertragung ist gewährleistet.
Autorisierung / Authentifizierung ist gewährleistet
Frequenz der Datensicherung beträgt x Tage.
Wiederherstellungszeit anhand der Datensicherung beträgt x Std.
Größe und Skalierbarkeit
Anzahl der Nutzer, die auf das System zugreifen beträgt x Personen
Anzahl der konkurrierenden Benutzer im System beträgt x Personen
Anzahl der Transaktionen pro Tag beträgt x Transaktionen
Maximal mögliche Anzahl der Transaktionen pro Stunde beträgt x Transaktionen
Wachstumsrate pro Jahr beträgt x %
Wartbarkeit/ Testbarkeit
Eingabe- und Ausgabeschnittstellen sind vollständig dokumentiert
Einhaltung von Vorschriften
Es wird nur mit gekauften Lizenzen gearbeitet
Alle gesetzlichen Regelungen sind in der Software berücksichtigt
Es werden Daten gemäß gesetzlichen Vorschriften gelöscht.
Vertragsgestaltung
Vertraulichkeitsaspekte wurden bei Vertragsprüfung berücksichtigt
Datensicherheitsaspekte wurden bei Vertragsprüfung berücksichtigt
Gewährleistung wurde bei Vertragsprüfung berücksichtigt
Wirtschaftlichkeit
Wartungskosten wurden berücksichtigt
Ressourcenverbrauch im laufenden Betrieb wurde berücksichtigt
Einsatzunterstützung
Installationsbeschreibung liegt vor
Dezentraler Betrieb
System kann dezentral betrieben werden.
Mandantenfähigkeit
System ist mandantenfähig.
Dokumentation
Alle Elemente der Benutzeroberfläche sind im Benutzerhandbuch
Alle Fehlermeldungen (Fehlerbeschreibung, mögliche Fehlerursachen und mögliche Maßnahmen) sind beschrieben
Installationsanweisungen sind in Entwicklerdokumentation hinterlegt
Parametrierbeschreibungen sind in Entwicklerdokumentation hinterlegt
Telegrammbeschreibungen sind in Entwicklerdokumentation hinterlegt
Kontextdiagramm ist in der Entwicklerdokumentation hinterlegt
Funktionsbeschreibung ist in der Entwicklerdokumentation
Englische Dokumentation vorhanden
Dokumenten Identität, Version und Bearbeitungsstatus ist vermerkt