Projekte - Projektabschluss

DIN 69905 terminiert den Vorgang des Projektabschlusses als formales Projektende, welches regulär durch die Fertigstellung aller anstehenden Arbeiten erfolgen aber auch durch einen Projektabbruch erzwungen werden kann.

Mit dem Projektabschluss werden alle Tätigkeiten die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen beendet.

Projektabschluss

Endabnahme Projektergebnisse durch Auftraggeber

» In der Regel erfolgt ein Abgleich mit den definierten Anforderungen

Erstellung Abnahmeprotokoll

Mängelliste bei gravierende Mängel/ Teilabnahme inklusiv Regelung zur weitere Vorgehensweise

Abschlusspräsentation an Entscheidungsgremium und Auftraggeber

» kurze Rückschau auf das Projekt und wichtige Änderungen im Projektablauf

» Soll/ Ist-Vergleich der erzielten Projektergebnisse

» Erfahrungsbericht aus Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber/ Auftragnehmer

» ggf. Folgeaktivitäten nach Projektende

Abschluss- Meeting (Erfahrungsaustausch/ Reflexion der Projektplanung und -durchführung)

» fachliche/ inhaltliche, organisatorische und methodische Aspekte

» Zusammenarbeit im Team

» Kommunikation des Team in der Innen-/Außenwirkung

» konstruktive Kritik wie ein Dank an die geleistete Arbeit

Projektabschlussbericht

» Bewertung der Termine, Kosten und Ergebnisse

» Zusammenstellung der gewonnen Erkenntnisse

» Letzter Projektstand

Projektergebnis

Das Projektergebnis ist das in einem Projekt Erreichte. Es sollte mit den Projektzielen übereinstimmen, kann aber auch abweichen, wenn das Projekt nicht in allen Punkten erfolgreich war.

Insofern ist die Dokumentation des Projektergebnisses und die Analyse, in welchen Punkten und warum Abweichungen von den Zielen vorhanden sind, eine wichtige Aufgabe in der Phase des Projektabschlusses und auch Teil einer Lessons Learned.

Projektabschlussbericht

Sofern vertraglich vereinbart, kann ein Auftraggeber einen Projektabschlussbericht fordern. Der Projektabschlussbericht wird durch Projektleiter erstellt und ist eine Zusammenfassung des Projektverlaufs sowie eine Dokumentation der Projektergebnisse:

Ausschnitt aus einem Projektabschlussbericht

Das Projekt wurde abgebrochen / regulär abgeschlossen

Inhalt » Zusammenfassung des Projektverlaufs » Dokumentation der Projektergebnisse

Der Auftraggeber und die Projektleiter erklären das Projekt hiermit für offiziell beendet und Projektleitung wird entlastet.

Auftraggeber:
	Datum	Name in Klartext	Unterschrift

Projektleiter IT:
	Datum	Name in Klartext	Unterschrift

Projektleiter Fachbereich:
	Datum	Name in Klartext	Unterschrift

Auflösung Projektorganisation

Die Auflösung einer Organisation kann aus unterschiedlichen Gründen erfolgen, in der Regel aber spätestens wenn ein Projekt (erfolgreich) abgeschlossen wird.

Die formelle Entlastung des Projektteams erfolgt durch die Unterzeichnung des Abschlussberichts durch den Auftraggeber. Im besonderen Maße wird hierbei die Zielerreichung in Bezug auf Qualität vs. Kosten vs. Zeit geprüft.

Der Auftraggeber kann gegebenenfalls auch Nachbesserungen und Nacharbeiten veranlassen. Mit der Entlastung des Projektteams erfolgt gleichzeitig auch die Auflösung der Projektorganisation.