Projekte - Projektabschluss

Der Projektabschluss ist der letzte Schritt in einem Projekt und umfasst die formelle Beendigung aller Projektaktivitäten, die Überprüfung der erreichten Ergebnisse und die Schließung des Projekts.

Ein sorgfältiger und strukturierter Projektabschluss ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Projektziele erreicht wurden und wichtige Erkenntnisse für zukünftige Projekte gewonnen werden.

Mit dem Projektabschluss werden alle Tätigkeiten die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen beendet.

DIN 69905 terminiert den Vorgang des Projektabschlusses als formales Projektende, welches regulär durch die Fertigstellung aller anstehenden Arbeiten erfolgen aber auch durch einen Projektabbruch erzwungen werden kann.

Der Projektabschluss umfasst in der Regel folgende Schritte:

Überprüfung der Projektziele
Es wird überprüft, ob alle in der Projektinitiierung definierten Ziele erreicht wurden. Die Ergebnisse werden mit den ursprünglichen Projektzielen verglichen und bewertet.
Bewertung des Projektfortschritts: Der Projektfortschritt und die erzielten Ergebnisse werden bewertet und dokumentiert. Es wird überprüft, ob alle geplanten Meilensteine erreicht wurden und ob das Projekt im vereinbarten Zeitplan und Budget durchgeführt wurde.
Abschlussdokumentation
Eine umfassende Dokumentation des gesamten Projektverlaufs, einschließlich aller Aktivitäten, Entscheidungen, Änderungen und Ergebnisse, wird erstellt. Dies umfasst auch die Zusammenstellung aller relevanten Dokumente, Protokolle und Berichte.
Lessons Learned
Eine ausführliche Auswertung des Projekts wird durchgeführt, um Lehren und Erfahrungen aus dem Projekt zu ziehen. Dies beinhaltet die Identifizierung von Best Practices, Erfolgsfaktoren, Herausforderungen und Verbesserungspotenzialen. Die gewonnenen Erkenntnisse können in zukünftige Projekte einfließen.
Übergabe und Schließung
Es werden alle offenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten geklärt und abgeschlossen. Das Projektteam wird formal entlassen und Ressourcen werden freigegeben. Kunden, Stakeholder und andere relevante Parteien werden über den Abschluss des Projekts informiert.
Projektbewertung
Eine Bewertung der Projektergebnisse und der Kundenzufriedenheit wird durchgeführt. Es werden Feedback und Bewertungen von Stakeholdern eingeholt, um die Qualität des Projekts und die Erfüllung der Erwartungen zu bewerten.
Feier des Projektabschlusses
Ein formeller Abschluss des Projekts wird gefeiert, um die Leistungen des Projektteams anzuerkennen und die Zusammenarbeit zu würdigen. Dies kann in Form einer Abschlussveranstaltung oder eines kleinen Team-Events erfolgen.

Der Projektabschluss ist auch die Gelegenheit, um Projektdokumentationen, Werkzeuge und andere projektbezogene Ressourcen zu archivieren oder zu aktualisieren, sodass sie für zukünftige Referenzen und Projekte zur Verfügung stehen.

Ein gut durchgeführter Projektabschluss sorgt für einen geordneten und zielgerichteten Projektabschluss und ermöglicht es dem Projektteam und den Stakeholdern, das Erreichte zu würdigen und sich auf neue Herausforderungen vorzubereiten.

Projektabschluss

Endabnahme Projektergebnisse durch Auftraggeber

» In der Regel erfolgt ein Abgleich mit den definierten Anforderungen

Erstellung Abnahmeprotokoll

Mängelliste bei gravierende Mängel/ Teilabnahme inklusiv Regelung zur weitere Vorgehensweise

Abschlusspräsentation an Entscheidungsgremium und Auftraggeber

» kurze Rückschau auf das Projekt und wichtige Änderungen im Projektablauf

» Soll/ Ist-Vergleich der erzielten Projektergebnisse

» Erfahrungsbericht aus Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber/ Auftragnehmer

» ggf. Folgeaktivitäten nach Projektende

Abschluss- Meeting (Erfahrungsaustausch/ Reflexion der Projektplanung und -durchführung)

» fachliche/ inhaltliche, organisatorische und methodische Aspekte

» Zusammenarbeit im Team

» Kommunikation des Team in der Innen-/Außenwirkung

» konstruktive Kritik wie ein Dank an die geleistete Arbeit

Projektabschlussbericht

» Bewertung der Termine, Kosten und Ergebnisse

» Zusammenstellung der gewonnen Erkenntnisse

» Letzter Projektstand

Projektergebnis

Das Projektergebnis ist das in einem Projekt Erreichte. Es sollte mit den Projektzielen übereinstimmen, kann aber auch abweichen, wenn das Projekt nicht in allen Punkten erfolgreich war.

Insofern ist die Dokumentation des Projektergebnisses und die Analyse, in welchen Punkten und warum Abweichungen von den Zielen vorhanden sind, eine wichtige Aufgabe in der Phase des Projektabschlusses und auch Teil einer Lessons Learned.

Projektabschlussbericht

Sofern vertraglich vereinbart, kann ein Auftraggeber einen Projektabschlussbericht fordern. Der Projektabschlussbericht wird durch Projektleiter erstellt und ist eine Zusammenfassung des Projektverlaufs sowie eine Dokumentation der Projektergebnisse:

Ausschnitt aus einem Projektabschlussbericht

Das Projekt wurde abgebrochen / regulär abgeschlossen

Inhalt » Zusammenfassung des Projektverlaufs » Dokumentation der Projektergebnisse

Der Auftraggeber und die Projektleiter erklären das Projekt hiermit für offiziell beendet und Projektleitung wird entlastet.

Auftraggeber:
	Datum	Name in Klartext	Unterschrift

Projektleiter IT:
	Datum	Name in Klartext	Unterschrift

Projektleiter Fachbereich:
	Datum	Name in Klartext	Unterschrift

Auflösung Projektorganisation

Die Auflösung einer Organisation kann aus unterschiedlichen Gründen erfolgen, in der Regel aber spätestens wenn ein Projekt (erfolgreich) abgeschlossen wird.

Die formelle Entlastung des Projektteams erfolgt durch die Unterzeichnung des Abschlussberichts durch den Auftraggeber. Im besonderen Maße wird hierbei die Zielerreichung in Bezug auf Qualität vs. Kosten vs. Zeit geprüft.

Der Auftraggeber kann gegebenenfalls auch Nachbesserungen und Nacharbeiten veranlassen. Mit der Entlastung des Projektteams erfolgt gleichzeitig auch die Auflösung der Projektorganisation.