Projekte - Projektberichtswesen

Das Berichtswesen ist Bestandteil eines Projektinformationsmanagements. Aufgabe des Berichtswesens ist es, die Ergebnisse der Projektarbeit zu dokumentieren und vor allem zu kommunizieren. Es liefert die Datenbasis für das Projekt-Controlling und für die Projektsteuerung.

Das Berichtswesen ist damit ein kritisches Element für das Projektmanagement, gleichzeitig wird es aber von denjenigen, die Berichte und Protokolle zu schreiben haben, als notwendiges Übel empfunden.


Die Gründe hierfür sind der nicht unerhebliche Zeitaufwand für deren Erstellung und die Hemmung, über nicht abgeschlossene Arbeiten und ungelöste Probleme zu berichten.

Ein Projektberichtswesen regelt und sichert während eines gesamten Projektablaufs prinzipiell einen vollständigen Informationsfluss und besteht im Wesentlichen aus zwei Komponenten.

Das Berichtswesen ist damit ein kritisches Element für das Projektmanagement, gleichzeitig wird es aber von denjenigen, die Berichte und Protokolle zu schreiben haben, als notwendiges Übel empfunden. Die Gründe hierfür sind der nicht unerhebliche Zeitaufwand für deren Erstellung und die Hemmung, über nicht abgeschlossene Arbeiten und ungelöste Probleme zu berichten.

Zum einen können sogenannte Ampelberichte operativ gewährleisten, dass die Verantwortlichen bei Bedarf steuernd, unterstützend und kontrollierend in den Projektablauf eingreifen können. Darüber hinaus wird den Lenkungsgremien ermöglicht, den Fortschritt der in Realisierung befindlichen Projekte in komprimierter Form verfolgen zu können, um im Bedarfsfall Maßnahmen einleiten zu können.
Inhaltlich werden in den Ampelberichten die wichtigsten Ergebnisse (auch nicht erreichte Ergebnisse) dargestellt, es werden Aussagen über vorhandene Risiken und deren Auswirkungen gemacht, zudem werden notwendige Maßnahmenvorschläge und/ oder Abhängigkeiten zu anderen Projekte an dieser Stelle formuliert. Der Projektstatus wird durch verschiedene Ampelfarben dargestellt, welche auf einer Einschätzung der verantwortlichen Berichtersteller beruhen.
Ein Ampelbericht dokumentiert somit den aktuellen Projektstand (Termin- und Aufwandsplanung) sowie den geleisteten Aufwand und bietet außerdem die Möglichkeit verschiedene Projektstände historisierend zu speichern.
Zum anderen gibt ein sogenannter Gesamtbericht den Entscheidern und weiteren Beteiligten monatlich strategisch einen Überblick über die wesentlichen Daten des Projektes, die beispielsweise eine Anpassung der Projektplanung erforderlich machen (Termin-, Budget- und Nutzenabweichungen, veränderte Projektziele, Veränderung des Projektstatus) könnten.

Formell ist zwischen Berichten und Protokollen zu unterscheiden.

Berichte sind verdichtete Informationen über einen bestimmten Zeitraum und einen bestimmten Bereich des Projektes (z.B. vierteljährlicher Projektstatusbericht, Projektabschlussbericht).
Protokolle sind die Dokumentation von Ergebnissen oder Vorgangs zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.B. Protokoll des Jour Fixe, Prüfprotokoll der Qualitätssicherung).

Der Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten, insbesondere innerhalb des Projektteams, ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Trotz aller technischer Hilfsmittel die Kommunikation zu erleichtern, bleibt ausschlaggebend, in wie weit die einzelnen Projektbeteiligten bereit sind, ihre Erfahrungen mitzuteilen und bei Problemen Andere zu fragen.

In diesem Rahmen könnte zusätzlich eine Umfeldanalyse veranlasst werden, bei der ermittelt wird, welche Organisationseinheiten oder Personen - auch außerhalb des Projektumfeldes - von den anstehenden Änderungen und in welcher Form betroffen sind.
Eine Umfeldanalyse sollte im Projektteam durchgeführt werden, um möglichst alle betroffenen Instanzen ermitteln zu können. Die Umfeldanalyse sollte anschließend regelmäßig geprüft und aktualisiert werden.

Eine der wichtigsten Aufgaben im Projektberichtswesen ist es daher, zunächst die Adressaten und die Informationslieferanten zu identifizieren.

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