Projekte - Projektstart

Unter einem Projekt versteht man eine einmalige Gesamtheit von koordinierten Aktivitäten mit bestimmten Anfangs- und Endpunkten, die von einer Person oder Organisation mit dem Ziel durchgeführt werden, bestimmte Termin-, Kosten- und Leistungsziele zu erreichen.

Themen für einen Beratungsansatz können vielfältig sein, u.a.:

» Auslagerungen/Outsourcing

» Umstrukturierung

» Kostensenkung

» Einführung neuer Technologien, Arbeitsmethoden und Systeme

» Sicherheitsberatung

» Strategieentwicklung, -planung und Umsetzung

» Interim Management

» Organisationsdiagnose

» Beschaffungsoptimierung/Einkaufsoptimierung

» Organisation und Abwicklung von Geschäftsprozessen

Aufgaben Projektstart

Projektauftrag prüfen (insb. Zeit-, Ressourcen- und Leistungsumfang passen zusammen)

Übereinstimmende Klarheit über den Projektauftrag bei allen Projektverantwortlichen und -beteiligten herstellen

Mögliche offene Fragen soweit wie möglich klären

Entwicklung von Steuerungsmaßahmen durch Festlegung von Prioritäten und kritischen Erfolgsfaktoren mit Auftraggeber

Projektrisiken (Dimension Tragweite vs. Eintrittswahrscheinlichkeit) identifizieren, klassifizieren und dokumentieren (Risikotabelle) zusammengestellt werden, aus der dann beispielsweise die definierten kritischen Erfolgsfaktoren zu entnehmen sind.

Dokumentationsstandards (Dokumentenarten, zu beschreibende Inhalte, Dokumentenkennzeichnung, Formatvorlagen, Archivierung) festlegen

Organisatorischen Kommunikations- und Abstimmungsprozesse (Berichtswesen, Termine/ Turnus für Projekt-Meetings, Verhalten bei Konflikten) definieren

Projekt Kick-off Meeting mit allen Projektbeteiligten durchführen

Kick-Off Veranstaltung

Eine Kick-Off Veranstaltung steht am Beginn eines Projekts sowie in der Regel auch mit dem Beginn einer klar definierten und abgrenzbaren Projektphase an.

Teilnehmer einer Kick-Off Veranstaltung
»	Projektteam
»	Promotor und die wichtigsten Projektbeteiligten (Stakeholder)

Der genau richtige Zeitpunkt für eine Kick-Off Veranstaltung ist abhängig von der Zielsetzung und lässt sich von daher nicht allgemeingültig festgelegen. Eine sehr frühe Kick-Off Veranstaltung dient in erster Linie dem Projektmarketing und der Motivation für das Projekt, während ein späterer Zeitpunkt gewählt wird, z.B. nach Erstellung des Pflichtenhefts, wenn es um die Abstimmung des konkreten Arbeitsbeginns und die Information der Beteiligten geht.

Ziele eine Kick-Off-Veranstaltung
»	Vermittlung der Projektziele und Rahmenbedingungen
»	Hervorhebung der Bedeutung des Projekts
»	Gewinnung von Unterstützung für das Projekt
»	Vorstellen der Beteiligten
»	Motivation der Projektbeteiligten
»	Information aller Projektbeteiligten über den Projektplan
»	Abstimmung der Projektbeteiligten untereinander über den Beginn der Arbeiten
»	Rollen verteilen
»	Spielregeln festlegen

Beispiel: Agenda einer Kick-Off Veranstaltung

Typische Agenda einer Kick-Off Veranstaltung könnte wie folgt aussehen:
»	Vorstellung des Projektteams
»	Erläuterung des Projektauftrages
»	Darstellung der Projektinfrastruktur
»	Abstimmung des zeitlichen Ablaufs
»	Bestimmung des Qualifikationsbedarfs für die Projektmitarbeiter
»	Ermittlung der Erwartung und Motivation der Projektbeteiligten

Exkurs: Projektzieldefinition

Ein Projektziel ist ein ursächlicher Grund für die Durchführung eines Projektes aber auch gleichzeitig eine exakte Beschreibung des angestrebten Zustands bei Beendigung des Projekts.

Die Projektzieldefinition ist eine quantitative und qualitative Festlegung des Projektinhaltes und der einzuhaltenden Realisierungsbedingungen(Kosten, Dauer) in Zielmerkmalen mit meist unterschiedlichen Zielgewichten (DIN 69901).

Gemäß DIN 69901 ist das Projektziel "nachzuweisendes Ergebnis und vorgegebene Realisierungsbedingungen der Gesamtaufgabe eines Projektes". Die Projektziele sollen eindeutig und allgemein verständlich formuliert sein und den Lösungsweg nicht vorschreiben.

In der Zieldefinition werden die oftmals originär unklaren, zu anspruchsvollen oder sogar widersprüchlichen Vorstellungen der Initiatoren eines Projekts in die strenge Form eines Projektziels gegossen. Die Zieldefinition ist der erste Schritt für die Erstellung eines Fachkonzeptes (Lastenheft).

Zieldefinitionsworkshop

Oftmals kann zur Klärung der Projektanforderungen in der Projektvorstufe ein Meeting sinnvoll sein. Die zu veranschlagte Dauer sollte nach unseren Erfahrungswerten in der Regel nicht 2% der geplanten Gesamtprojektdauer überschreiten.

Mögliche Teilnehmer: Projektteam, Promotor und die wichtigsten Stakeholder

Anmerkung 1: Ein Zieldefinitionsworkshop sollte nicht mit dem Kick-Off verwechselt werden

Anmerkung 2: Für größere Projekte wird eine Vorstudie empfohlen