Projekte - Projektstrukturplanung

Die Strukturierung einer großen Aufgabenstellung in einzelne Elemente ist Ausgangspunkt jeglicher Projektplanung.

Nach DIN 69901 ist die Projektgliederung eine Analyse von Zielen, Problemen und Aufgaben, Festlegen der Elemente (Arbeitspakete, Teilaufgaben) sowie die Erstellung der gesamten Aufbau- und Ablaufstruktur eines Projektes. Letztendlich ist eine Projektgliederung somit auch das Erstellen einer Projektstruktur.

Neben dem Begriff Projektstrukturierung können DIN 69901 konform auch die Begriffe Projektstrukturplanung sowie Projektgliederung verwendet werden.

Neben der Projektaufbau und Projektablauf werden nach DIN 69904 explizit auch Einsatzmittel, Kosten, Dokumentation und Randbedingungen als mögliche Inhalte einer Projektstrukturierung aufgeführt. Die in der Strukturierung gewählten Ordnungssysteme und Abgrenzungen sollen hiernach durchgängig auch in allen anderen Elementen beachtet werden.

Am umfassendsten definiert die DIN ihren Begriff der Projektgliederung, die sogar die Analyse von Zielen und Problemen an den Anfang der Projektstrukturierung setzt und die Erstellung der gesamten Aufbau- und Ablaufstruktur darunter versteht

Der Nutzen einer Projektstrukturplanung

» Für größere Projekte: Verbindlichkeit und Transparenz für Verantwortlichkeiten

Die Erstellung eines für alle verbindlichen Projektstrukturplan (Projektstrukturierung, Projektstrukturplanung, Projektgliederung) zum Anfang eines Projektes dient somit der Effizienzsteigerung bei Planung, Durchführung und Abschluss des Projektes, weil alle Elemente (Ressourcen, Vorgänge, Risiken, Berichte, Kosten, Ergebnisse usw.) in die gleiche Systematik eingeordnet werden.

Zu diesem Zweck erhalten die Elemente des Projektstrukturplans einen eindeutigen Bezeichner, den sogenannten Projektstrukturplan Code. Für die Codierung im Projektstrukturplan gibt es keine Norm, man wählt sie daher nach geeigneten projektbezogenen Kriterien aus.

Aufgaben Projektstrukturplan

» Vorgabe Struktur für alle Projektmanagementaufgaben

» Vollständige Darstellung des Projektgegenstands

» Definition des Projektziels bzw. Überprüfung der Zieldefinition

» Bestimmung aller zum Projekt gehörenden Arbeitspakete (Kostenträger)

» Ordnen der Arbeitspakete in einer geeigneten Systematik (Kostenträgerstruktur)

» Schaffung von Transparenz gegenüber allen Projektbeteiligten (Stakeholder)

» Aufstellen der Gliederung für alle Projektdokumente (Pflichtenheft, Berichte usw.)

In einer frühen Projektphase kann der Projektstrukturplan noch nicht die endgültige Detailtiefe erreichen. Er muss von daher im Laufe des Projektes an den jeweils aktuellen Wissensstand angepasst werden. Gewisse Vorstellungen über die methodische Vorgehensweise während des Projektes müssen jedoch bereits vorhanden sein.

Formale Bestandteile eines Projektstrukturplans

» Hauptaufgabe (Bezeichnung der Organisationsuntersuchung)

» Teilaufgaben (Aufgabenblöcke resultierend aus der Hauptaufgabe)

» Arbeitspakete (detailliert beschriebene, abgrenzbare und bewertbare Tätigkeiten)

Das Ziel des Projektstrukturplans ist die Erfassung aller Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten zur Erhöhung der Projekttransparenz und ist Grundlage für die folgenden Planungsschritte. Weiterhin dient der Projektstrukturplans als Basis zur Risikoanalyse, zum Projektcontrolling und als Gliederungsschema für Projektdokumente und deren systematische Ablage.

Die Erstellung eines Projektstrukturplanes erfolgt üblicherweise Top–Down. Es wird dabei mit der Hauptaufgabe begonnen, welche Schritt für Schritt in die Teilaufgaben (Projektphasen und Hauptmeilensteine) und Arbeitspakete aufgegliedert wird.

Ein Arbeitspaket ist dabei eine Teilaufgabe, die nicht weiter sinnvoll zu unterteilen und eindeutig einem Teammitglied zuzuordnen ist. Die Gliederung der einzelnen Teilaufgaben kann - je nach Zweckmäßigkeit - sowohl funktions- als auch objektorientiert vorgenommen werden. Dabei muss allerdings darauf geachtet werden, dass es nicht zu Überschneidungen zwischen Arbeitspaketen oder Aufgaben kommt.

Als Hilfsmittel zur Erstellung können bereits vorhandene Projektunterlagengenutzt werden. In der Praxis erweist es sich allgemein als sehr sinnvoll, wenn der Projektstrukturplan gemeinsam mit dem Projektteam erarbeitet wird. Die Vollständigkeit und Eindeutigkeit der Arbeitspakete wird auf diese Art besser gewährleistet.

Weiterhin werden die Arbeitpakete und Verantwortlichkeiten eines gemeinsam entwickelten Projektstrukturplans durch das Projektteam besser akzeptiert als kategorische Vorgaben der Projektleitung. Um langwierige Diskussionen und ineffiziente Arbeitssitzungen zu vermeiden sollte die Projektleitung jedoch vorab einen Entwurf erstellen, der dann im Projektteam diskutiert und adaptiert wird. Eine mögliche Methode zur Erstellung eines Projektstrukturplans ist die Aufgabengliederung.

Nach der Fertigstellung des Projektstrukturplans empfiehlt es sich diesen noch einmal auf Vollständigkeit, Eindeutigkeit und Überschneidungsfreiheit zu prüfen. Anschließend werden Identifikationsnummern für Aufgaben und Arbeitspakete vergeben. Die Anzahl der Stellen der zu vergebenden Nummer richtet sich dabei nach der Gliederungsebene des Projektstrukturplans, in der sich die Aufgabe befindet.

Gegebenenfalls kann es sinnvoll sein, einzelne Arbeitspakte detailliert zu beschreiben. Dies ist besonders dann empfehlenswert, wenn kein einheitliches Verständnis über deren Inhalt und den damit verbundenen Verantwortlichkeiten herrscht oder ein Wechsel der Teammitglieder möglich ist.

Wesentliche Inhalte einer Projektstrukturplanung
» Inhalte, Struktur und Verantwortung (Teilprojekte, Arbeitspakete)
	Grundsätzliche Regeln:
	Summe der Teile muss immer genau den Sammler ergeben Inhalte einer Ebene müssen inhaltlich gleichartig sein Gliederung nach Ergebnissen oder nach Tätigkeiten / Aufgaben Mischform möglich
» Laufende Aktualisierung

In der Praxis wird eine Projektstrukturplanung gemeinhin als eine vollständige hierarchische Anordnung aller Elemente eines Projektes genutzt.

Als Darstellungsformen wird hierfür meist ein Organigramm gewählt. Alternativ ist auch eine Listendarstellung mit Nummerierung und Einrückungen denkbar. Logisch dem Organigramm gleichwertige aber mit einer anderer visuelle Wirkung kommt gelegentlich auch eine Mind Map Struktur für eine Projektstrukturplanung zum Einsatz.

Die Darstellung des Projektstrukturplans kann des Weiteren in der Form eines Baumdiagramms oder auch als Gliederungsliste erfolgen.

Beispiel: Projektstrukturplan in Baumform

Eine hierarchisch strukturierte Gliederung der Summe aller Projektaufgaben erfolgt üblicherweise in der Form eines Baumdiagramms. In der obersten Ebene steht der Projektname (bzw. das Ziel), darunter stehen die Teilprojekte (Hauptpakete), es folgen untergeordnete Blöcke und Arbeitsaufgaben.

Beispiel: Projektstrukturplan in Listenform

Projekt XYZ
Teilprojekt A
	Arbeitspaket A1
	Arbeitspaket A2
	Arbeitspaket An
Teilprojekt B
	Arbeitspaket B1
	Arbeitspaket B2
	Arbeitspaket Bn

Exkurs Arbeitspaketbeschreibung

Verantwortliche/r für das Arbeitspaket			<Name, OE, Tel.-Nr.>

Beschreibung der Aufgaben
»	…
»	…

Von welchen Voraussetzungen/Vorarbeiten hängt dieses Arbeitspaket ab?
»	…
»	…

Was gehört nicht zum Arbeitspaket (out of scope)?
»	…
»	…

Getroffene Annahmen / Prämissen
»	…
»	…

Aufwand Personentage
»	…
»	…

Ecktermine
Start (Datum)		…
Ende (Datum)		…
Dauer in Tagen (PT der Beteiligten)		…

Beteiligte Personen (Name)		Abteilung		Geplante Ressource
…		…		…
…		…		…