Projekte - Projektplanung

Eine Projektplanung ist eine dokumentierte, gedankliche Vorwegnahme des künftigen Projektgeschehens zur Koordination der Projektbeteiligten und Überwachung des Fortschritts im Projekt.

Kostenplanung

Der Begriff des Kostenplans ist in der DIN 69903 als Darstellung der voraussichtlich für das Projekt anfallenden Kosten und der zeitliche Kostenverlauf als Bestandteil des Kostenplans definiert.

Ein Kostenplan kann als eine Matrix aus Projektstruktur (vertikal) und zeitlichem Ablauf (horizontal) dargestellt werden.
Aufgabe einer Kostenplanung ist es, die einzelnen Elemente den voraussichtlichen Kosten zuzuordnen. Aus dem Bedarf an Einsatz- und Finanzmitteln, der durch die Aufwandsschätzung für Arbeitspakete, Vorgänge und Projekten bestimmt wurde, können somit die gesamten Projektkosten hochgerechnet werden.

Finanzplanung

Nach der DIN 69902 wird die Finanzplanung als Ermittlung und Zuordnung des voraussichtlichen Bedarfs an finanziellen Mitteln zu Vorgängen, Arbeitspaketen und Projekten unter Beachtung vorgegebener Ziele und Randbedingungen definiert. Der finanzielle Bedarf wird daher lediglich als die erforderliche Menge an Finanzmitteln, jedoch nicht als die zur Verfügung stehende Menge gesehen.
In der Praxis ist es jedoch sinnvoll, dass die Finanzplanung zusammen mit der Einsatzmittel-Planung (= Angaben zur Herkunft der Finanzmittel) und der Kostenschätzung betrachtet wird, denn vor dem Beginn eines Projektes sollte klar sein, woher die Mittel für dessen Durchführung kommen.

Ressourcenplanung

Ein Ressourcenbedarf sowie der Ressourceneinsatz sollten in jeder Projektplanung mit einer tatsächlichen Ressourcenverfügbarkeit verknüpft und abgestimmt sein. Das Ressourcen Management erhält dadurch frühzeitig die Möglichkeit auf eventuelle Ressourcenüberlastung(en) zeitnah reagieren zu können.

Ein Projektplan sollte mindestens aus folgende Elemente bestehen

» Zieldefinition

» Projektstrukturplan (z.B. Hierarchie der Vorgänge, Zeitachse, Arbeitspaketbeschreibungen)

» Projektablaufplan

» Ressourcenplan (wer oder was wird wann wozu gebraucht?)

» Kostenschätzung

» Finanzplan

» Terminplan

» Kalkulation der Risiken

Grundsätzliche Struktur und Themen einer Projektplanung

Grundsätzliche Themen

» Angepasst e Planungstiefe

» Planungswahrheit (Pufferzeiten für Risikozuschläge sind offen ausweisen)

» Planung muss ständig aktualisiert und nach dem Arbeitsfortschritt präzisiert werden

» Abstimmung mit allen Beteiligten erhöht die Erfolgschance auf effiziente Umsetzung

» Alle relevanten Planungsgegenstände sind zu erfassen

Projektstrukturplan

» Hierarchische und ergebnisorientierte Gliederung darstellen

» Herunterbrechen Gesamtprojektes auf beherrschbare Teilprojekte/ Arbeitspakete

» Transparente Schnittstellen sicherstellen

» Grundlage für eine Termin- und Kostenplanung schaffen

» Zuordnung von Mitarbeitern und Verantwortlichen ermöglichen

Arbeitspakete

» Beschreibung der Inhalte (Aufgaben) und erwartete Ergebnisse

» Abhängigkeiten/ Schnittstellen zu anderen Komponenten

» Zeitplanung und Kostenplanung

Aufwand schätzen

» Je detaillierter die Arbeitspaketbeschreibung, ums so genauer können die

   benötigten Aufwende in PT (Personentagen) geschätzt werden

» Die Aufwende für Übergeordnete Strukturen ergeben sich aus der Zuordnung

   entsprechend dem Projektstrukturplan

Ablauf- und Terminplan

» Anordnung der Arbeitsabläufe von Arbeitspaketen und Dauer

» Visualisierung der Ablauf- Terminplans ist mittels eines Balkenterminplans

   (Abhängigkeiten in der Ablauffolge verdeutlichen)

» Kritische Pfade können farblich hervorgehoben werden

Mitarbeitereinsatzplan

» Zuordnung der Einzelaktivitäten der Terminplanung den Projektbeteiligten

   (Soll Arbeitszeit vs. tatsächliche Verfügbarkeit von max. 80% kalkuliert)

Kostenplan für Projektbudget

» Aufwandschätzungen, Dauer und Mitarbeiterbesetzungen aller Arbeitspakete/ Aktivitäten

- Top down (freie Mittelverteilung im verfügbaren Rahmen)

- Bottum up (Kostenhochrechnung nach vorkalkulierten Kostenträgern)

 

Hauptsächlich relevant sind Personalkosten (PT x Euro/je P/pro T) und

sonstige Kosten (Material-, Reise-, Finanzierungskosten)

Projektdetailplanung

Ein Projekt kann in Stufen eingeteilt werden:

Projektstufe

Bezeichnung

Des Weiteren empfiehlt es sich bei größeren Projekten Teilprojektnummern festzulegen

Teilprojektnummer

Bezeichnung

Zudem kann ein Projekt in abgrenzbare Phasen eingeteilt werden:

Projektphase

Bezeichnung

Projektplanungsstandards

Die Festlegung von Planungsstandards für ein Projekt sind z.B. Grundsätze zur Projektplanung und Projektverfolgung, Nummerierung der Aktivitäten, zu nutzende Projektmanagementtools, Verantwortlichkeiten zur Projektplanung und Projektverfolgung, Detaillierungsgrad der Planung, Pflegefrequenz des Projektplans etc.

Projektplanoptimierung

Faktor Zeit

»

Sind zeitlogische Abhängigkeiten unbedingt notwendig, können Teilaktivitäten durch Splitting parallel durchgeführt werden

»

Sind Zeitvorteile durch andere Anordnung der Aktivitäten erzielbar

»

Gibt es Vorgänge, wo durch weniger beteiligte Personen der Abstimmaufwand reduziert werden würde

»

Können Mitarbeiter von nicht kritischen Aufgaben zu Aktivitäten auf den kritischen Pfad verlagert werden

»

Ist eine stufenweise Realisierung des Projekts, d.h. um die wichtigsten Projektteile früher abliefern zu können, möglich und sinnvoll

Faktor Ressourcen, Personen und Geld

»

Prüfung, ob Ausgleich der Ressourcenauslastung durch verschieben von nicht kritischen Aktivitäten möglich

»

Wie kann eine durchgängig konstant hohe Arbeitsbelastung im ganzen Team sicher gestellt werden

»

Gibt es neue Technologien, die die Effektivität der Projektbeteiligten steigern (Zusatzaufwand Schulung)

»

Prüfung, ob Weiterbildungsmaßnahmen die Fähigkeit der Mitarbeiter steigern können

»

Prüfung, ob die Kapazitätszusagen für übernommene Arbeitslast plausibel sind

Faktor Projekt-/ Leistungsumfang

»

Prüfung, ob der Aufwand für alle einzelnen Funktionalitäten im Verhältnis zum späteren Nutzen steht.

»

Kann eine inhaltliche Prioritätenliste nach Muss- und Wunsch- Bestandteilen aufgestellt werden.

»

Können bestimmte Anforderungen in Abstimmung mit dem Auftraggeber zurückgestellt werden.

»

Können bestimmte Kompetenzen des Projektes einfacher, professioneller oder günstiger eingekauft werden.

»

Kann eine bestimmte Produktqualität in Teilbereichen gezielt reduziert werden.

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