SEPA Mandat Archivierung

Der Zahlungsempfänger ist dem SEPA Regelwerk nach verpflichtet, das vom Zahlungspflichtigen erteilte SEPA Mandat (einschließlich etwaiger Änderungen) im Original aufzubewahren.

Zusätzlich kann das SEPA Mandat in De-Materialisierter Form archiviert werden. Für die SEPA Mandat Archivierung müssen die Regeln der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beachtet werden.

Die Speicherung des SEPA Mandates hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt.

Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das Datenverarbeitungssystem sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind. Bei Einsatz von Kryptographietechniken sind die verschlüsselte und die entschlüsselte Unterlage aufzubewahren.

Nach Erlöschen eines SEPA Mandates, ist dieses im Original noch für einen Zeitraum von mindestens 14 Monaten - gerechnet vom Einreichungsdatum der letzten eingezogenen SEPA Lastschrift - aufzubewahren.

Im Rahmen der Änderungen der Inkassovereinbarungen können seit dem 9. Juli 2012 SEPA Mandate gemäß den gesetzlichen Vorschriften archiviert werden. Welche Vorschriften hierbei für den jeweiligen Lastschrifteinreicher gelten, ist von diesem bei seiner Bank zu klären.

Sollte es im Zusammenhang eines SEPA Lastschriftverfahren zu einem Urkundenprozess kommen, scheint es empfehlenswert zu sein, dass im Zweifelsfall ein SEPA Mandat im Original (d.h. papierhaft) vorgelegt werden kann.

Insofern sollte ein Zahlungsempfänger, der mit dem SEPA Mandat auf eine gesetzlich zulässige elektronische Archivierungsform übergehen möchte, für die geplante Maßnahme eine Risikoabwägung vornehmen, ggf. unter zu Hilfenahme einer aktuellen SEPA Rechtsprechung.

Die Aufbewahrung von SEPA Mandaten richtet sich grundsätzlich nach den nationalen gesetzlichen Bestimmungen, auf die die Inkassovereinbarungen verweisen. In Deutschland kann zum Beispiel eine Aufbewahrung in der gesetzlich vorgegeben Form erfolgen (verweis auf Schriftform gem. § 126 BGB bzw. Textform gem. § 126d BGB), d.h. nicht zwingend im Original.

Dieses entspricht auf den HGB Regelungen, wonach innerdeutsch ein Scannen eines Original SEPA Mandat für eine Einhaltung der rechtlichen Aufbewahrungsverpflichtung ausreicht.

Fraglich bleibt jedoch, ob diese Handhabung auch gegenüber Kreditinstituten/ Zahlungspflichtigen anderer SEPA Teilnehmerländer rechtswirksam angewendet werden kann.

Des Weiteren gelten auch die Aufbewahrungsfristen gemäß HGB und AO. Nach dem HGB sind SEPA Mandate als empfangene Handelsbriefe zu betrachten, die 6 Jahre aufzubewahren sind

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Die GDPdU definiert einerseits die Archivierung von elektronischen Abrechnungen (Finanzbehörde) und andererseits die sonstigen aufbewahrungspflichtigen elektronischen Dokumenten .

Abgabenordnung (AO)

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Ein Mandat zählt zu den sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, die i.S.d. § 147 Abs. 1 AO digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden: Das dabei angewendete Verfahren muss den den GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV gestützter Buchführungssysteme) entsprechen. Der Originalzustand der übermittelten ggf. noch verschlüsselten Daten muss erkennbar sein (§ 146 Abs. 4 AO).

Empfehlung

Wer mögliche Beweisprobleme vermeiden möchte, bewahrt das SEPA Mandat im Original auf.

Jede Änderung, die sich auf das SEPA Mandat bezieht, muss/ sollte auch in einer SEPA Mandatsverwaltung dokumentiert und historisiert werden. Ein mit dem Zahlungspflichtigen geführter mandatsbezogener Schriftwechsel (z.B. Einholen eines SEPA Mandates oder einer Unterschrift) sollte ebenfalls mit dem SEPA Mandat verknüpft werden.

Anmerkung

Für die Abwicklung der erforderlichen Funktionen im Zusammenhang mit dem SEPA Mandat gibt es verschiedene Lösungsansätze, d.h. eine zentrale oder dezentrale SEPA Mandatsverwaltung sowie andere Kombinationsformen.

Auszug Handelsgesetzbuch (HGB)

§ 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen - Aufbewahrungsfristen
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1.	Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. 3.	die empfangenen Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4.	Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.
(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1.	mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2.	während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Auszug Abgabenordnung (AO)

§ 147 Abgabenordnung - Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1.	Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2.	die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3.	Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4.	Buchungsbelege,
4a.	Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
5.	sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1.	mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2.	während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
(3)	Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.
(4)	Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
(5)	Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.
(6)	Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Fußnote (+++ § 147 Abs. 2: Anzuwenden ab 1.1.2002 gem. Art. 97 § 19b AOEG 1977 +++) (+++ § 147 Abs. 3: Zur Anwendung vgl. Art. 97 § 19a AOEG 1977 +++) (+++ § 147 Abs. 5 u. 6: Anzuwenden ab 1.1.2002 gem. Art. 97 § 19b AOEG 1977 +++)