Politischer Handlungsdruck bei der SEPA Umstellung

SEPA Politischer Handlungsdruck www.hettwer-beratung.de

Die SEPA Umstellung war ein politisches Großprojekt und tangierte - ähnlich wie vor einigen Jahren bei der Postleitzahlenumstellung in Deutschland - jede juristische Person und jede Privatperson… und zwar europaweit!

Der eng vorgegebene Zeitrahmen für die Umstellung auf die neuen SEPA Zahlungsverkehrsverfahren erzeugte - insbesondere bei größeren Wirtschaftsunternehmen - einen ernormen geschäftspolitischen Handlungsdruck. Die Bankkunden, die zu spät mit der SEPA Umstellung begangen, waren bei ihrer Zahlungsverkehrsabwicklung „plötzlich“ erheblichen Schwierigkeiten ausgesetzt.


Langjährige etablierte Geschäftsprozesse, die insbesondere mit der DTA Sichtlastschrift funktionierten, mussten aus Unternehmenssicht aufgrund der SEPA Umsetzung in Bezug auf die benötigten beleghafte Mandatseinholungen, Vorlauffristen, Vorabinformationen und im Kontext zu der Anzahl der Zeichen im Verwendungszweck, zum abweichenden Zahlungspflichtiger etc. in Frage gestellt werden.

SEPA Mythen www.hettwer-beratung.de

Seit August 2014 funktionieren die bisherigen DTA Zahlungsverkehrsverfahren (mit einigen Ausnahmen) nicht mehr. Die in einigen (Sonder-) Fällen gestatten Übergangsfristen laufen jedoch zum 01. Februar 2016 ab. Von da an gibt es für Unternehmen, die die SEPA Umstellung immer noch nicht vollständig geschafft haben, keinen „Plan B“.


SEPA betrifft geschäftsprozessübergreifend und organisationsübergreifend auch Bereiche von Unternehmen, die bisher mit Zahlungsverkehrsprozessen keine Berührungspunkte hatten.

SEPA Management www.hettwer-beratung.de

Während das nationale DTA Verfahren über die Jahre hinweg recht statisch und unverändert betrieben wurde, unterliegt SEPA einen dynamischen Veränderungsprozess, nicht zuletzt durch die regelmäßige Aktualisierung von SEPA Rulebooks und SEPA Implementation Guidelines.

SEPA Thesen

Die SEPA Umsetzung tangierte europaweit den gesamten Wirtschaftskreislauf mit tiefgreifenden Auswirkungen, vor allem für größere Unternehmen

 

Signifikante Geschäftsrisiken

» Kundenverluste in der Umstellungsphase möglich

Die Umstellung auf SEPA erforderte einen höheren personellen und finanziellen Aufwand als die Währungsumstellung (EUR) oder die Jahrtausendwende (Millennium)

 

Hohe Investitionen

» Anpassung von Systemen und fachlicher/technischer Prozessabläufe

» Ressourcen (internes/ externes Personal) für Umsetzung/ künftige Anpassungen benötigt

» Zusatzaufwand für Kundensupport, Mandatsverwaltung, etc.

Je mehr man sich mit den SEPA Anforderungen beschäftigt hat, umso stärker trat die Komplexität und die erforderlichen Aktivitäten für ein Unternehmen hervor

 

Hohe Projektkomplexität

» Konkurrierende Prioritäten/ Konkurrenz Situationen für andere Projektvorhaben

» Zeitdruck erzwingt auch Interims Lösungen, die im Nachgang erneut zu überarbeiten sind

Die Zeit für die Umsetzung der SEPA Anforderung war denkbar knapp, viel knapper als die Übergangsfrist es auf den ersten Blick erscheinen ließ.

 

Insbesondere Banken dürfen für die Unternehmen keine Konvertierungsdienstleistungen erbringen. Diese dürfen für Unternehmen nur durch externe Dienstleister (die nicht selbst Zahlungsdienstleister sind) angeboten werden.

 

Für Verbraucher können bis einschließlich zum 31.01.2016 seitens der Banken kostenlose Konvertierungsdienstleistungen erbracht werden, wobei sich diese auf die Umrechnung von Kontonummer und Bankleitzahl auf eine IBAN beschränken. Es dürfen jedoch keine eingereichten DTA Aufträge in SEPA Aufträge konvertiert werden.

Die Nachfrage [insb. v. Unternehmen mit Lastschrifteinzug] nach erfahrenen Beratern mit Expertise im Zahlungsverkehr war ungleich größer als das Angebot.

 

Identifizierung von Kostensenkungspotentialen bei der Umsetzung von SEPA Anforderungen ist eine wichtige Expertise, die eine Unternehmensberatung ihrem Kunden anbieten kann.

SEPA Umstellung - Grundsätzliche Aspekte

SEPA Ordnungsrahmen

SEPA

EU Verordnung

SEPA

Begleitgesetz

SEPA

Rulebooks

SEPA

Implementation Guidelines

 

SEPA Handlungsfelder

SEPA Überweisung (SCT)
» SEPA Überweisung - ausgehend

» SEPA Überweisung - eingehend

» SEPA Rückläufer (SEPA Retouren)

• Umstellung auf IBAN und BIC

• Umstellung auf SEPA PAIN (XML ISO 20022)

• Umstellung auf SEPA PACS (XML ISO 20022)

• Parallelphase Kontonummer / BLZ vs. IBAN / BIC

• Konvertierung Kontonummer / BLZ vs. IBAN / BIC

• Konvertierung DTA vs. XML

• SEPA SCL Directory der Deutschen Bundesbank
• Plausibilitätsprüfungen / Datenergänzungen

• Exception Handling (SEPA R- Transaktionen)

• XML Performancetest / SEPA SystemlLastentest

SEPA Lastschrift (SDD)

» SEPA Basis-Lastschrift (SEPA CORE)

» SEPA Basis-Lastschrift (SEPA COR1)

» SEPA Firmen-Lastschrift (SEPA B2B)

SEPA Card Clearing (SCC)

» SEPA Karteneinzug

SEPA Mandatsverwaltung
» Make oder Buy Entscheidung
» Prozessuale und technische Einbettung

   (zentrale vs. dezentrale Integration)
» Vertragsbeziehung Sammelmandat vs.

   Einzelmandat

• Unterscheidung SEPA Erstlastschrift,

   SEPA Folgelastschrift, SEPA Einmallastschrift

• SEPA Fälligkeitstermin/ SEPA Fälligkeitsdatum

• SEPA Vorlagefristen bei Debtor Bank

• SEPA Rückgabefristen (SEPA R-Transaktionen)
• Weiterleitung von Daten vor Fälligkeit

• SEPA Pre-Notification / SEPA Vorabinformation
   des Kunden über anstehenden Lastschrifteinzug

• SEPA Migration Einzugsermächtigung
   (vorautorisierte SEPA Lastschrift)

SEPA Kontoauszugsinformationen

• MT 940/942 vs. CAMT.052/ CAMT.053/ CAMT.054

• Anpassung fachlicher (organisatorischer) und

   technischer Ablaufprozesse/ Arbeitsanweisungen
• Technischer Rückbau (Datenbanken, 

   Schnittstellen)

SEPA Übergreifend

• Re-Strukturierung und Standardisierung von

   Zahlungsverkehrsprozessen

Ein Unternehmen steht prinzipiell vor der Frage, ob die Zahlungsverkehrsverfahren lediglich (ggf. via work around) auf einen „SEPA Ready Status“ angepasst werden sollen oder ob man die Chance nutzen möchte, die historisch gewachsenen und oft eng verzahnten Zahlungsverkehrsprozesse von kostenintensiven „Sonderlocken“ zu lösen und stattdessen bei den täglichen Geschäftsablaufprozessen ein zukunftsorientiertes Straight Through Processing (STP) implementiert.

Sich durch SEPA ergebende betriebswirtschaftliche Handlungsfelder, z.B.

» Überprüfung betrieblicher Arbeitsprozesse

» Neugestaltung von tangierten Geschäftsprozessen

» Anpassung von Vertragsformularen und -vordrucken

» Anpassung von Dienstanweisungen/ Handbücher

» Anpassung bestehender Compliance- und Revisions- Regelwerke

» Anpassung Berichtswesen

» Information und Schulung der Mitarbeiter

» Information der Kunden und der Vertragspartner (Lieferanten etc.)

» Dokumentation der Kontrollhandlungen und Ergebnisse

Die größten Herausforderungen bei der Einführung von SEPA Zahlungsverfahren sind die Anpassungen der internen IT Systeme; bei den SEPA Lastschrifteinzügen insbesondere die Einholung und logisch- vernetzte Hinterlegung von schriftlichen SEPA Mandaten.

Kategorisierung grundsätzlicher SEPA Herausforderungen

» Geschäftspolitische Entscheidung  „Nutzung SEPA-Konverter mit Risiko“ oder

   „Anschreiben aller Kunden

» Einholung von schriftlichen Mandaten für Lastschrifteinzüge

» Anpassung interner IT Systeme

 

Komplexität der betroffenen Systemlandschaft (SAP, HOST, Eigenentwicklung)

ISO 20022 Zahlungsverkehrsnachrichten basieren auf der Syntax von XML (eXtensible
Markup Language)

» Anpassung interner Prozesse bei Überweisungen und Lastschrifteinzügen

 

Die Umsetzung der SEPA Anforderungen erfordert abteilungsübergreifend eine Veränderung und Standardisierung von grundsätzlichen (eng verzahnten) ZV- Prozessabläufen (Abschaffung „Sonderlocken“)

» Ermittlung der IBAN und BIC der Geschäftspartner

 

In Systemen von Unternehmen sind Bankverbindungen gespeichert, die nicht mehr existieren (z.B. Fusionen). Dies fällt derzeit häufig nicht auf, da die Bank als Service diese Kontonummern ohne Rücksprache mit dem Unternehmen automatisch anpasst bzw. Leitwegsteuerung von Banken

» Regelkonforme Verwaltung von Mandaten

» Rechtliche Sicherheit der Prozesse

» Bankverbindungs- Konverter [Kontonummer/ Bankleitzahl vs. IBAN] am Markt

 

Keine 100% Verlässlichkeit [kein Hersteller übernimmt Haftung]

Einheitliches SEPA-Verfahren zur IBAN Bestimmung (Kontonummer, Bankleitzahl) nicht bindend. Deutsche Banken haben sich jedoch inzwischen verpflichtet, die Konvertierungslogik der Deutschen Bundesbank bekannt zu geben.

Ausfallrisiko bei ausgehender Überweisungen an eine falsche IBAN,  sofern bei der Empfängerbank „fremdes“ Konto existiert

Fazit SEPA Umstellung

Die Auswirkungen von SEPA auf die bestehenden Prozesse waren massiv, insbesondere für den Inkasso- und Exkasso Zahlungsverkehr aber in der Regel auch in den Geschäftsbereichen Vertrieb sowie Service- und Call Center.

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In einer heterogenen IT Landschaft ist die Stammdatensynchronisation der hauptsächliche Komplexitätstreiber. Von daher sollte SEPA auch in der Zukunft dazu genutzt werden, die Optimierungspotentiale in den betroffenen Bereich konsequent zu heben. Anderenfalls ist ohne entsprechende Maßnahmen von nachhaltig hohen Inkasso und Exkasso Prozesskosten und somit von Wettbewerbsnachteilen auszugehen.

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