SEPA Mandatsverwaltung

Mandatsverwaltung SEPA Lastschrift SDD www.hettwer-beratung.de

Eine SEPA Lastschrift (SDD) setzt immer ein vorhandenes und gültiges SEPA Mandat voraus. Deshalb muss der SEPA Mandatsverwaltung eine große Bedeutung zugemessen werden.

Eine SEPA Mandatsverwaltung (Neuanlage Mandat, Änderung Mandat, Löschung Mandat) kann entweder in einem führenden (Bestand) System integriert oder als eine eigenständige Softwarelösung erstellt werden. In beiden Fällen sind zu den betroffenen Rechnungslegungs- und Archivierungssystemen neue bzw. anzupassende Schnittstellen erforderlich.


Eine weitere Abhängigkeit SEPA Mandatsverwaltung besteht bei der Erzeugung des Druckoutputs.

Die originäre Pflege und Verwaltung der SEPA Mandatsdaten erfolgt in Abhängigkeit der jeweiligen IT Architektur grundsätzlich im Quellsystem. Eine Konsistenz der SEPA Mandatsdaten in den verschiedenen Systemen, die die Mandatsdaten benötigen, muss unabdingbar sichergestellt werden.

Schaubild Prozess - Neuanlage SEPA Mandat (Neukundengeschäft mit Vertragsabschluss)

Prozess Anlage Mandat Mandatsverwaltung SEPA Lastschrift SDD www.hettwer-beratung.de

Jede Änderung, die sich auf ein SEPA Mandat bezieht, muss in der SEPA Mandatsverwaltung elektronisch versioniert und historisiert abgelegt werden. Die Dokumentation des mit dem Zahlungspflichtigen geführten Schriftwechsels kann weiterhin über die bisher genutzten Systeme erfolgen.

SEPA Mandat Stammdaten und SEPA Mandat Bewegungsdaten werden für die Erzeugung und Verarbeitung von SEPA Lastschrift Dateien (XML Format) benötigt.

Von größter Bedeutung ist es daher, dass das Speichern (sog. De-Materialisierung) wie auch die Verwendung von SEPA Mandatsdaten regelkonformen Plausibilitätsroutinen unterzogen wird, insbesondere:

Voraussichtlich erforderliche Plausibilitätsprüfungen im Zusammenhang mit der Mandatsverwaltung

» Prüfung der Einhaltung der Formvorschriften des Mandats

» Prüfung der Einhaltung der eigenhändigen Unterschriftspflicht

» Prüfung der Gültigkeit des Mandats

» Prüfung ob jede Lastschrift die erforderlichen Mandatsinformationen enthält

» Verknüpfung von Mandatsänderungen mit entsprechender Mandatsversion

» Berücksichtigen von R-Transaktionen beim aktuellen Mandatsstatus

» Auswählen der richtigen Mandatsversion für den jeweiligen Fälligkeitstag

» Berücksichtigung der Annahmezeiten der Hausbank (Cut off Zeiten des SEPA Clearer)

» Berücksichtigung der Vorlaufzeit (D-5/D-2/D-1) für die Erstellung der Vorabinformation

SEPA Mandatsverwaltung - Aufbau -

Der Aufbau der SEPA Mandatsreferenz hat weitreichende organisatorische und technische Auswirkungen für den Zahlungsempfänger.

Aufbau einer SEPA Mandatsverwaltung hängt ab,

»

ob bestehende Kundenstammdaten genutzt werden sollen (z.B. Kunden-, Konto-, Vertrags-, Versicherungsnummer)

»

ob bei der Erweiterung einer Kundenbeziehung bzw. neuen Vertragsabschlüssen neue SEPA-Lastschriftmandate erforderlich sind

»

wie mit Mandatsänderungen und -widerrufen umgegangen werden soll

In der SEPA Mandatsverwaltung muss auch festgelegt werden, ob ein SEPA Lastschriftmandat pro Geschäftsbeziehung (Rahmenmandat) oder mehrere SEPA Lastschriftmandate pro Geschäftsbeziehung (Einzelmandate) vergeben werden sollen.

SEPA Mandatsverwaltung - Grundfunktionalitäten -

Mandatserteilung

Mandatsänderung

Mandatsbeendigung

Dokumentierung Lastschrifteinzug

>strong>Datendokumentation Stamm- und Bewegungsdaten

Mandatsdaten

» Gläubiger-Identifikationsnummer

» Mandatsreferenznummer

» Name und Adresse des Zahlungspflichtigen

» IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen

» Name und Adresse Zahlungsempfänger

» IBAN und BIC des Zahlungsempfänger

» Art der Lastschrift (CORE/COR1 oder B2B)

» Unterschrift mit Ort und Datum

» Mandatsänderung/ -verlängerung

Status des Mandats

» aktiv

» ruhend

» gelöscht

» gesperrt (durch Zahler)

Typ Mandat

» Erst Lastschrift

» Folge Lastschrift

» Einmal Lastschrift

» Letzte Lastschrift

Beendigung des Mandats

» Sperren durch Zahlungspflichtigen

» Beendigung durch Zahlungspflichtigen

» Beendigung durch Fristablauf

Datum Historisierung

» Mandatsvereinbarung

» Erste Nutzung

» Letzte Nutzung

» Löschung des Mandats

Sonstiges

» Pre-Notification (Vorabinformation)

» Versendung von Daten fristgerecht vor Fälligkeitstermin

» Gültigkeit / Reihenfolge Mandatsversionen

» Berücksichtigung Rücklastschriften

» Geführter Schriftwechsel mit dem Zahlungspflichtigen

Technische Anbindung (Schnittstellen zu)

Nebenbücher- / Rechnungslegungssysteme

Vertrags- / Bestandssysteme

Front- End Systeme

Für jedes Unternehmen ist individuell zu prüfen, wie die SEPA Mandatsverwaltung sinnvoll in die bestehende Prozess- und IT-Landschaft integriert werden kann. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass die Integration in ein bestehende Organisations-, Prozess- und IT-Landschaft recht komplex ist.

Integration in die Prozesslandschaft

Integration in die IT-Landschaft

»

Die Mandatsverwaltung muss in sämtliche Prozesse die Zahlvorgänge beinhalten integriert werden

»

Die Integration der Mandatsverwaltung ist auf Grund der vielfältig eingesetzten Systeme und Systemlandschaften (HOST, Unix, SAP) sehr komplex.

»

Integration in die Vertrags- und Abschlussprozesse für Mandat (Formular), BIC/IBAN

»

Die Mandatsverwaltung kann als zentraler Service (Neuentwicklung oder Integration), als Bestandteil bestehender SAP-Systeme (z.B. SAP FS-CD) und auch als Teil des Inkasso-Systems im zentralen Konzern Partner System implementiert werden

»

Neu hinzu kommen die sogenannten R-Prozesse

»

Es ist eine erweiterte Prozessteuerung zu integrieren, da zukünftig nach Einmalprozessen und wiederkehrenden Prozessen differenziert werden muss

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SEPA Mandatsverwaltung - Wertschöpfungskette -

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