Der Projektauftrag setzt als Rahmendokument auf die Ergebnisse des Portfolioprozesses auf und detailliert somit einen Projektantrag.
Informationen, die im Projektauftrag enthalten sein können: |
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Projektnummer, Projektbezeichnung, Projektlogo |
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Projektzweck (Ausgangslage, Kurzbeschreibung Problem, Anforderung und Umfeld) |
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Projektbeschreibung/ Leistungsumfang des Auftragsgebers und Auftragnehmers |
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Messbare Projektziele (funktionale, technische, qualitative) |
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Projektabgrenzung (Nicht Ziele) |
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Projektplanung (inkl. Terminierung) und Durchführung |
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Kontextdiagramm (Darstellung des fachlichen Kontexts) |
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(optional) Lösungsalternativen (inkl. der Bewertung, Empfehlung und Entscheidung) |
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Projekthandbuch (inkl. Projektorganigramm, Projektstrukturplan, Aufwandschätzung, Änderungsverfahren, Beschreibung des Berichtswesens, Restriktionen und Risiken, etc.) |
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Qualitätssicherung/ Abnahme (Tests/Verfahren, Abnahmekriterien) |
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Preis / Kosten (Abrechnungs- und Zahlungsmodalitäten) |
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Bemerkungen (Verweis auf geltende Rahmenverträge, Haftungs- oder Garantieleistungen) |
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Zusatzvereinbarungen (Zeichnungsberechtigungen, Außenvertretung, der Projektleiter, organisatorische Einbindung der Projektleiter, Kriterien zur Leistungsbewertung für die Projektleiter, Räumlichkeiten und sonstige Infrastruktur, die für das Projekt benötigt werden |
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Unterschriften (Auftragnehmer, Auftraggeber) |
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Anlagen |
Der Nutzen eines Projektauftrages |
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Vertragscharakter – Verbindlichkeit für Auftraggeber und Auftragnehmer |
Möglicher erforderlicher Leistungsumfang eines Auftraggebers |
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Beratung durch qualifizierte Ansprechpartner |
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Bereitstellung von Unterlagen |
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Bereitstellung von Hardware/Software |
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Notwendige Aktivitäten, die nicht vom Auftragnehmer abgedeckt werden |
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Umsetzung von Prozessänderungen |
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Information der Gremien (Betriebsrat, Datenschutz, Cluster/Championat), Abnahmen) |
Projektbeschreibung/ Projektdefinition |
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Projektzweck |
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Schilderung der Ausgangslage, Kurzbeschreibung des Problems bzw. der Anforderung, Beschreibung was mit dem Projekt erreicht werden soll, sowie Kurzbeschreibung des Umfeldes |
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Ziele |
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Messbare Zielvorgaben des Auftragsgebers, technische Ziele des Projektes [z.B. Homogenisierung der Systemlandschaft, Standardisierung, Anwenderzahl, Reduzierung externer Dienstleister], qualitative Ziele [z.B. Antwortzeitverhalten, Systemverfügbarkeit], projektinterne Ziele |
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Nicht-Ziele |
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Abgrenzung: Was ist nicht Inhalt dieses Projektes, welche Ziele werden nicht verfolgt |
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Leistungsumfänge Auftragnehmer |
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Beschreibung der zu erstellenden Phasenergebnisse, zusätzliche Beschreibung der durchzuführenden Aktivitäten, Detaillierung der Ergebnisse und Aktivitäten [Umfang/ Anzahl/ Sprache, Systemdokumente, Benutzerdokumente, Schulung/Einweisung, Implementierung, Installation, Wartung], Definition von Stufen bei stufenweise Realisierung des funktionalen Umfangs |
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Leistungsumfänge Auftraggeber |
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Beratung durch qualifizierte Ansprechpartner, Bereitstellung von Unterlagen, Bereitstellung von Hardware/Software, notwendige Aktivitäten die nicht vom Auftragnehmer abgedeckt werden können, Umsetzung von Prozessänderungen, Information der Gremien (Betriebsrat, Datenschutz), Abnahmen |
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Kontextdiagramm |
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Organisatorische Einbettung in die Prozesslandschaft, welche Prozesse sind vom Projekt betroffen |
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Lösungsalternativen |
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Verbale Beschreibung der einzelnen Lösungsalternativen sowie von Auswirkungen auf beteiligte Bereiche, grobes Datenmodell, grobes Prozessmodell, Umfang des DV-Systems, Teilsysteme und Stufen, Bewertung der Lösungsalternativen anhand der Zieldefinitionen und Restriktionen und Empfehlung einer Alternative, Erläuterung der Entscheidung, Verweis auf Protokolle
Anmerkung: Wenn es keine Lösungsalternativen gibt, ist dieses zu begründen |
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Projektplanung und -durchführung |
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Projekthandbuch |
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Verweis / Hyperlink auf ein Projekthandbuch |
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Zeit- und Terminplan |
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Verweis / Hyperlink auf ein Projektplan |
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Qualitätssicherung |
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Abnahme |
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Abnahmekriterien (Teil-) Produktabnahmen/-freigaben |
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Durchführung und Dokumentation nach festgelegten Freigabeverfahren |
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Preis / Kosten |
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Art des Preises, Material, Reisekosten, Preis, Zahlungsmodalitäten, Link auf den Projektantrag |
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Bemerkungen |
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Verfahren/ Methode für die Projektabwicklung |
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Verweis auf geltende Rahmenverträge, Haftungs- oder Garantieleistungen |
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Zusatzvereinbarungen |
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Kapazitätsvereinbarung für die Projektleiter |
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Organisatorische Einbindung der Projektleiter |
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Zeichnungsberechtigungen |
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Aufgaben und Pflichten des Projektleiters, Kapazitätsvereinbarung für den Projektleiter, Zeichnungsberechtigung, Außenvertretung des Projektleiters, organisatorische Anbindung des Projektleiters, Kriterien zur Leistungsbewertung für den Projektleiter, benötigte Räumlichkeiten und sonstige Infrastruktur |
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Unterschriften |
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Auftragnehmer (Datum, Name in Klarschrift, eigenhändige Unterschrift) |
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Auftraggeber (Datum, Name in Klarschrift, eigenhändige Unterschrift) |
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Anlagen |
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Sonstiges, wie z.B. Begriffsdefinitionen |