Projekte - Projektauftrag

Ein Projektauftrag ist ein formelles Dokument, das den Start eines Projekts autorisiert und die Rahmenbedingungen, Ziele, Umfang, Ressourcen und Verantwortlichkeiten für das Projekt festlegt.

Der Projektauftrag wird normalerweise von einer höheren Ebene im Unternehmen, wie dem Projektsponsor oder der Projektleitung, erstellt und genehmigt.

Der Projektauftrag setzt als Rahmendokument auf die Ergebnisse des Portfolioprozesses auf und detailliert somit einen Projektantrag.

Ein Projektauftrag umfasst in der Regel folgende Informationen:

Projekttitel und -nummer: Eine eindeutige Bezeichnung für das Projekt, die es ermöglicht, das Projekt zu identifizieren und zu verfolgen.
Projekthintergrund: Eine Beschreibung des Kontexts und der Motivation für das Projekt, einschließlich der zugrunde liegenden Probleme oder Chancen, die das Projekt adressieren soll.
Zielsetzung: Die übergeordneten Ziele und Ergebnisse, die mit dem Projekt erreicht werden sollen. Die Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) formuliert sein.
Projektumfang: Eine Beschreibung der Grenzen und des Umfangs des Projekts. Es werden die Inklusionen und Exklusionen festgelegt, um klarzustellen, welche Arbeit innerhalb des Projekts durchgeführt wird und was nicht.
Projektergebnisse: Die erwarteten Ergebnisse oder Liefergegenstände des Projekts werden definiert. Dies können Produkte, Berichte, Systeme, Dienstleistungen oder andere spezifische Ergebnisse sein.
Ressourcen und Budget: Die erforderlichen Ressourcen wie Mitarbeiter, Budget, Ausrüstung und andere Unterstützung werden identifiziert. Es wird angegeben, welche Ressourcen für das Projekt bereitgestellt werden und welches Budget zur Verfügung steht.
Projektorganisation: Die beteiligten Personen und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt werden festgelegt. Dies umfasst die Projektmanagerin oder den Projektmanager, das Projektteam und andere relevante Stakeholder.
Zeitplan: Ein Überblick über den geplanten Zeitrahmen des Projekts, einschließlich wichtiger Meilensteine und Zeitpläne für die Durchführung von Aktivitäten. Dies kann auch Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder Ereignissen enthalten.
Risiken und Annahmen: Potenzielle Risiken und Annahmen, die das Projekt beeinflussen könnten, werden identifiziert. Es wird erläutert, wie mit diesen umgegangen werden soll und welche Annahmen für das Projekt getroffen wurden.
Genehmigung und Unterschriften: Der Projektauftrag wird von den relevanten Parteien genehmigt, was die formelle Autorisierung für den Start des Projekts darstellt. Hierzu gehören normalerweise der Projektsponsor und die Projektleitung.

Der Projektauftrag dient als Referenzdokument für alle Projektbeteiligten und bildet die Grundlage für die weitere Planung, Durchführung und Überwachung des Projekts. Er bietet eine gemeinsame Ausgangsbasis, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der Projektziele, des Umfangs und der Erwartungen haben.

Informationen, die im Projektauftrag enthalten sein können:
»	Projektnummer, Projektbezeichnung, Projektlogo
»	Projektzweck (Ausgangslage, Kurzbeschreibung Problem, Anforderung und Umfeld)
»	Projektbeschreibung/ Leistungsumfang des Auftragsgebers und Auftragnehmers
»	Messbare Projektziele (funktionale, technische, qualitative)
»	Projektabgrenzung (Nicht Ziele)
»	Projektplanung (inkl. Terminierung) und Durchführung
»	Kontextdiagramm (Darstellung des fachlichen Kontexts)
»	(optional) Lösungsalternativen (inkl. der Bewertung, Empfehlung und Entscheidung)
»	Projekthandbuch (inkl. Projektorganigramm, Projektstrukturplan, Aufwandschätzung, Änderungsverfahren, Beschreibung des Berichtswesens, Restriktionen und Risiken, etc.)
»	Qualitätssicherung/ Abnahme (Tests/Verfahren, Abnahmekriterien)
»	Preis / Kosten (Abrechnungs- und Zahlungsmodalitäten)
»	Bemerkungen (Verweis auf geltende Rahmenverträge, Haftungs- oder Garantieleistungen)
»	Zusatzvereinbarungen (Zeichnungsberechtigungen, Außenvertretung, der Projektleiter, organisatorische Einbindung der Projektleiter, Kriterien zur Leistungsbewertung für die Projektleiter, Räumlichkeiten und sonstige Infrastruktur, die für das Projekt benötigt werden
»	Unterschriften (Auftragnehmer, Auftraggeber)
»	Anlagen

Alle zusätzlichen Anpassungen an IT Systemen, die nicht im Zusammenhang einer Erfordernis zur Umsetzung der Anforderungen stehen, sind folglich nicht Gegenstand des Projektauftrages und einer Projektplanung.

Der Nutzen eines Projektauftrages
»	Vertragscharakter – Verbindlichkeit für Auftraggeber und Auftragnehmer

Des Weiteren können Entscheidungen und Maßnahmen in anderen Projekten eine Relevanz auf die Umsetzung eines Projektes haben. Bei bestehenden Abhängigkeiten hinsichtlich einer der fachlichen und technischen Umsetzbarkeit muss ein Projekt dafür Sorge tragen, dass die aus anderen Projekten abgeleiteten Anforderungen für das eigene Projekt termingerecht realisiert werden.

Möglicher erforderlicher Leistungsumfang eines Auftraggebers
»	Beratung durch qualifizierte Ansprechpartner
»	Bereitstellung von Unterlagen
»	Bereitstellung von Hardware/Software
»	Notwendige Aktivitäten, die nicht vom Auftragnehmer abgedeckt werden
»	Umsetzung von Prozessänderungen
»	Information der Gremien (Betriebsrat, Datenschutz, Cluster/Championat), Abnahmen)

Die Verantwortung für mögliche Terminverschiebungen in anderen Projekten obliegt jedoch grundsätzlich nicht dem eigenen Projekt. Selbiges gilt in der Regel nachvollziehbar auch dafür, wenn bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht im Fokus liegende Anforderungen seitens des eigenen Projektes nicht rechtzeitig bereitgestellt werden können.

Musterbeispiel: Struktur/Inhalt eines Projektauftrages

Projektbeschreibung/ Projektdefinition
Projektzweck
»	Schilderung der Ausgangslage, Kurzbeschreibung des Problems bzw. der Anforderung, Beschreibung was mit dem Projekt erreicht werden soll, sowie Kurzbeschreibung des Umfeldes

Ziele
»	Messbare Zielvorgaben des Auftragsgebers, technische Ziele des Projektes [z.B. Homogenisierung der Systemlandschaft, Standardisierung, Anwenderzahl, Reduzierung externer Dienstleister], qualitative Ziele [z.B. Antwortzeitverhalten, Systemverfügbarkeit], projektinterne Ziele

Nicht-Ziele
»	Abgrenzung: Was ist nicht Inhalt dieses Projektes, welche Ziele werden nicht verfolgt

Leistungsumfänge Auftragnehmer
»	Beschreibung der zu erstellenden Phasenergebnisse, zusätzliche Beschreibung der durchzuführenden Aktivitäten, Detaillierung der Ergebnisse und Aktivitäten [Umfang/ Anzahl/ Sprache, Systemdokumente, Benutzerdokumente, Schulung/Einweisung, Implementierung, Installation, Wartung], Definition von Stufen bei stufenweise Realisierung des funktionalen Umfangs

Leistungsumfänge Auftraggeber
»	Beratung durch qualifizierte Ansprechpartner, Bereitstellung von Unterlagen, Bereitstellung von Hardware/Software, notwendige Aktivitäten die nicht vom Auftragnehmer abgedeckt werden können, Umsetzung von Prozessänderungen, Information der Gremien (Betriebsrat, Datenschutz), Abnahmen

Kontextdiagramm
»	Organisatorische Einbettung in die Prozesslandschaft, welche Prozesse sind vom Projekt betroffen

Lösungsalternativen
»	Verbale Beschreibung der einzelnen Lösungsalternativen sowie von Auswirkungen auf beteiligte Bereiche, grobes Datenmodell, grobes Prozessmodell, Umfang des DV-Systems, Teilsysteme und Stufen, Bewertung der Lösungsalternativen anhand der Zieldefinitionen und Restriktionen und Empfehlung einer Alternative, Erläuterung der Entscheidung, Verweis auf Protokolle Anmerkung: Wenn es keine Lösungsalternativen gibt, ist dieses zu begründen

Projektplanung und -durchführung
Projekthandbuch
»	Verweis / Hyperlink auf ein Projekthandbuch

Zeit- und Terminplan
»	Verweis / Hyperlink auf ein Projektplan

Qualitätssicherung
Abnahme
»	Abnahmekriterien (Teil-) Produktabnahmen/-freigaben
»	Durchführung und Dokumentation nach festgelegten Freigabeverfahren

Preis / Kosten
Art des Preises, Material, Reisekosten, Preis, Zahlungsmodalitäten, Link auf den Projektantrag

Bemerkungen
»	Verfahren/ Methode für die Projektabwicklung
»	Verweis auf geltende Rahmenverträge, Haftungs- oder Garantieleistungen

Zusatzvereinbarungen
»	Kapazitätsvereinbarung für die Projektleiter
»	Organisatorische Einbindung der Projektleiter
»	Zeichnungsberechtigungen
»	Aufgaben und Pflichten des Projektleiters, Kapazitätsvereinbarung für den Projektleiter, Zeichnungsberechtigung, Außenvertretung des Projektleiters, organisatorische Anbindung des Projektleiters, Kriterien zur Leistungsbewertung für den Projektleiter, benötigte Räumlichkeiten und sonstige Infrastruktur

Unterschriften
»	Auftragnehmer (Datum, Name in Klarschrift, eigenhändige Unterschrift)
»	Auftraggeber (Datum, Name in Klarschrift, eigenhändige Unterschrift)

Anlagen
»	Sonstiges, wie z.B. Begriffsdefinitionen