Projekte - Portfolioprozess

Der Portfolioprozess bezieht sich auf die Auswahl, Priorisierung und Überwachung von Projekten im Rahmen eines Unternehmens oder einer Organisation.

Es handelt sich um einen strukturierten Ansatz zur Verwaltung des Projektportfolios, um sicherzustellen, dass die richtigen Projekte ausgewählt und durchgeführt werden, um die strategischen Ziele zu erreichen.

Ein Portfolio bezeichnet im übertragenen Sinne eine Sammlung von hilfreichen Methoden, Verfahren oder Handlungsoptionen.

Dem Aufbau eines Portfolios geht in der Regel eine umfangreiche Analyse voraus.

Der Portfolioprozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

Identifizierung und Definition der Geschäftsstrategie: Hier werden die übergeordneten Ziele, Prioritäten und strategischen Ausrichtungen des Unternehmens festgelegt. Dies dient als Grundlage für die Auswahl und Bewertung von Projekten.
Projektauswahl: Potenzielle Projekte werden identifiziert und anhand vordefinierter Kriterien bewertet, um festzustellen, welche Projekte am besten zur Erreichung der strategischen Ziele beitragen. Dies kann eine Kosten-Nutzen-Analyse, Risikobewertung und Ressourcenverfügbarkeit umfassen.
Priorisierung: Die ausgewählten Projekte werden nach ihrer strategischen Bedeutung und ihrem Beitrag zur Wertschöpfung priorisiert. Hierbei werden Faktoren wie Geschäftswert, Risiko, Ressourcenbedarf und Abhängigkeiten berücksichtigt.
Ressourcenallokation: Es wird festgelegt, welche Ressourcen (Mitarbeiter, Budget, Ausrüstung usw.) den ausgewählten Projekten zugewiesen werden. Dabei werden die verfügbaren Ressourcen des Unternehmens und die Kapazitäten berücksichtigt, um sicherzustellen, dass die Projekte angemessen unterstützt werden können.
Überwachung und Bewertung: Die laufenden Projekte werden regelmäßig überwacht, um sicherzustellen, dass sie den definierten Zielen und Zeitplänen entsprechen. Es werden Fortschrittsberichte erstellt, Abweichungen analysiert und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen.

Der Portfolioprozess ermöglicht es Unternehmen, ihre begrenzten Ressourcen effektiv einzusetzen, um Projekte durchzuführen, die den größten Nutzen bringen und zur Erreichung der strategischen Ziele beitragen. Durch eine kontinuierliche Überwachung und Bewertung des Portfolios können Unternehmen auch Projekte stoppen oder neu priorisieren, um sicherzustellen, dass sie mit den sich ändernden Geschäftsanforderungen im Einklang stehen.

Es ist wichtig anzumerken, dass der genaue Portfolioprozess von Unternehmen zu Unternehmen variieren kann und von der Größe, Branche und den spezifischen Anforderungen abhängt. Es gibt verschiedene Methoden und Tools, die bei der Umsetzung eines effektiven Portfolioprozesses eingesetzt werden können.

Ein Portfolioprozess gliedert sich der Reihenfolge nach in folgende Unterprozesse auf:

» Idee/ Bedarf

» Initiierung

» Genehmigung

In der Abstimmungsphase Idee/ Bedarf gibt es in der Regel keine formalen oder inhaltlichen Vorgaben. Der initiierende (Fach-) Bereich erstellt grundsätzliche Überlegungen zur Machbarkeit und zu Abhängigkeiten (z.B. Geschäftsplanung). Auslöser von Projekten können sowohl strategische Maßnahmen, gesetzliche Anforderungen als auch operative Notwendigkeiten sein.

Für die Vorbereitung und Initiierung von Projekten sollten Pflichtdokumente (z.B. Projektantrag) vorgegeben sein, welche die Erfolgsaussichten für das Projekt unterstützen. Auf dieser Grundlage kann dann eine Projektgenehmigung eingeleitet werden.