Projekte - Ablauforganisation

Die Ablauforganisation beschreibt die Prozesse und Abläufe (Workflows) einer Organisationseinheit, während die Aufbauorganisation die statischen, vornehmlich hierarchischen Strukturen definiert.

Bezogen auf ein Unternehmen bildet eine Ablauforganisation mit der Aufbauorganisation die Betriebs- oder Unternehmensorganisation.
Die Ablauforganisation beschreibt eine Verkettung einzelner Arbeitsschritte unter Berücksichtigung der in der Aufbauorganisation beschriebenen Ressourcen.

Bei der Abbildung von Prozessverläufen ist die Modellierung der Veränderung der wesentlichen Geschäftsobjekte - die im Verlauf eine Rolle spielen – sinnvoll.

Mögliche Inhalte einer Ablauforganisation

» Beschreibung und Darstellung von IST Prozessen

» Beschreibung und Darstellung von SOLL Prozessen

» Begründung von Änderungen

Im Projekt regelt eine Ablauforganisation die zeitliche und räumliche Abwicklung aller Aktivitäten und deren wechselseitigen Abhängigkeiten. Zu einer Ablauforganisation im Projekt zählen insbesondere die Organisation des Controllings, des Qualitätsmanagements, des Änderungs- und Konfigurationsmanagements sowie des Risikomanagements.
In der DIN 69904 (Projektmanagementsysteme) wird als Gegenstand der Ablauforganisation die Gestaltung und Aufrechterhaltung aller Prozesse angeführt. Von daher muss die durch das Projekt betroffene Ablauforganisation dargestellt werden.

Der Nutzen einer Ablauforganisation im Projekt

» Darstellung des betroffenen Prozessmodells dient als Grundlage für Anforderungen

» Klärung, welche Geschäftsvorfälle vom Projektvorhaben betroffen sein werden

» Beschreibung der durch das Projekt verursachten Veränderungen an der Ablauforganisation

» Darstellung der durch das Projekt tatsächlich realisierten Ablauforganisation

Prozessmodelle bzw. Prozessmodellierungen sollten möglichst mit einem geeigneten Tool (z.B. ARIS) erstellt werden.
Unter dem Aspekt einer Prozesssicherheit sollte zum Beginn eines Projektes die Qualität der vorhandenen modellierten Prozesse geprüft und eine Gesamteinschätzung des Prüfungsergebnisses abgegeben werden.

Bewertung der Prozessmodelle

Bedeutung

Qualität erreicht

Prozessmodell liegt vor und kann als Vorlage für die weiteren Projektphasen genutzt werden

Qualität mit Auflagen erreicht

Prozessmodell liegt vor, enthält jedoch beim Abgleich mit den fachlichen Zielen geringfügig anzupassende Lücken

Qualität nicht ausreichend erreicht

Prozessmodell liegt unvollständig vor, wesentliche Prozessschritte fehlen oder es ist keine Übersicht oder Klarheit erkennbar durch die eine Vollständigkeit prüfbar ist.

 

Das Projektrisiko scheint für die Erreichung der Projektziele in Zeit, Kosten und Qualität als zu hoch.

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