Projekte - Projektberichte

Instrument	Inhalt	Verantwortlich	Adressat	Häufigkeit	Medium
Statusbericht	Status, Beschlüsse, Entscheidungen	Projektleiter	Steuerungsteam, Projektteam	Monatlich	Vortrag mit Präsentation
Ampelbericht	Status Budget	Projektleiter	Steuerungsteam, Projektteam	Monatlich	Excelvorlage
Abschlussbericht
Verteiler		Mitglieder		Pflegeverantwortung
Projektteam		Alle Projektbeteiligten, inkl. Fachbereichsvertreter, ohne Steuerungsteam		Projektleiter
Steuerungsteam		Mitglieder des Steuerungsteams, Projektleiter, Projektcontroller		Projektleiter

Statusberichte

Das Fortschrittsberichtswesen ist eine informationelle Schnittstelle zwischen den Ausführungsprozessen und den Steuerungsprozessen. Für das Stakeholdermanagement - insbesondere gegenüber dem Auftraggeber - liefert das Fortschrittsberichtswesen die benötigten Informationen über den aktuellen Projektstand.

Für die Erstellung von Statusberichten werden IST Daten erhoben und mit Plandaten verglichen. Die relevanten Ergebnisse über den tatsächlichen Projektstatus sowie eine Prognose über den weiteren Projektverlauf werden in der Regel an die Projektleitung adressiert.

Schaubild: Beispiel für Erstellung eines Statusberichts im Rahmen eines Projektberichtes

Ampelberichte

Auf der Basis von operativen Ampelberichten kann ein Gesamtbericht (z.B. monatlich/quartalsweise) über alle Teilprojekte erstellt werden. Des Weiteren kann ein Ampelbericht auch einer Qualitätssicherung -in dem die Fortschritte eines Projektes in der jeweiligen Durchführungsphase dokumentiert und gepflegt werden - dienen.

Die Erstellung folgender Berichte obliegt in der Regel einem Projektleiter

» Ampelbericht (Inhaltliche Kontrolle, Budget und Risiken)

» Reifegradspiegel

» Maßnahmenblatt (sofern Ampelfarbe kritisch)

Ein Gesamtbericht enthält in der Regel eine (kumulierte) Auswahl der wesentlichsten Informationen von Ampelberichten

Schaubild: Beispiel für die Definition von Ampelfarben im Rahmen eines Projektberichtes

Gremieninformation

Der Nutzen von Gremieninformationen liegt bei einer rechtzeitigen und angemessenen Information aller Gremien über die anstehenden und laufenden Projektaktivitäten.

Mögliche Adressaten einer Gremieninformation

» Betriebsrat

» Datenschutzbeauftragter

Leistungsnachweise

Leistungsnachweise werden in der Regel jeweils zum Monatsende durch die externen Mitarbeiter erstellt und dienen als Grundlage für die Rechnungsstellung.

Aufgaben des Projektleiter

» Prüfen der Stunden

» ggf. Klärung von Sachverhalten mit externen Mitarbeiter

» Abzeichnen des Leistungsnachweises