Projekte - Kommunikationsverhalten

Eine Kommunikation umfasst wischen den Kommunizierenden nicht nur die Sachebene, sondern stets - in mehr oder weniger ausgeprägter Form - auch die Beziehungsebene.

Zur Beziehungsebene zählen Aspekte der Selbstoffenbarung (was hält jemand für wichtig) und der Appellation (was wird vom Anderen erwartet).


Das Vorschieben technischer Argumente (Sachebene) um die Anliegen Anderer zu verhindern (Beziehungsebene) ist ein weit verbreitetes Vorgehen, welches das unweigerlich zu Konflikten führt.

Neben der verbalen Kommunikation (mündlich und schriftlich) gibt oft die nonverbale Kommunikation (Körperhaltung, Augenkontakt, Tonfall, äußere Form, Reaktionsgeschwindigkeit usw.) wesentliche Informationen über die Beziehungsebene oder die wahren Absichten weiter.

Nach wie vor ersetzen daher die technischen Medien nicht die persönlichen Begegnungen, bei denen die Kommunizierenden sich ganzheitlich wahrnehmen können.
Kulturelle Unterschiede schließlich können ebenfalls erhebliche Kommunikationsschwierigkeiten bewirken, was insbesondere bei internationalen Projekten zu berücksichtigen ist.
Der Kommunikationsauftrag beginnt mit der Ausarbeitung eines Konzeptes, für welches eine Auftragsklärung, eine Analyse und eine Zieldefinition die Grundlage bilden.

Eine grundlegende Fragestellung ist von daher, welche Ziele das Projekt verfolgt und welche sollen wie kommuniziert werden?

Sollen die Mitarbeiter lediglich informiert oder auch zum aktiven Mitmachen motiviert werden?
Wird die Kommunikation zum Dialog, muss das Projekt die nötige Kommunikationsinfrastruktur zur Verfügung stellen. Auch die Zielgruppen sollten klar eingegrenzt und genau definiert werden. Denn selbstverständlich müssen alle betroffenen Mitarbeiter informiert werden.
Betrifft das vorgesehene Projekt alle Mitarbeiter im Betrieb? Gelten für bestimmte Gruppen (z.B. Führungskräfte) besondere Bedingungen? Aber auch indirekt betroffene Personen können als Zielgruppe in Betracht kommen.
Generell gilt, dass jede Zielgruppe die geeignete Kommunikationsmaßnahme und ihre spezifische Ansprache braucht. Um den Aufwand dafür möglichst gering zu halten, helfen oftmals schon eine konsequente Selektion der Informationsinhalte und ein modularer Aufbau im Kommunikationskonzept.
Ein Informationssystem eines Projektes muss alle projektinternen und –externen Berichte und Informationen umfassen und diese regelmäßig oder sporadisch weitergeben. Neben formellen Informationssystemen spielt die sog. "informelle Kommunikation" eine besondere Rolle. Sie hat großen Einfluss auf die Teamatmosphäre und die Projektkultur.

Grundsätzliche Fragen für eine projektrelevante Informationsbeziehung:

» Warum soll der Empfänger informiert werden?

» Welche Inhalte sollen übermittelt werden?

» Wie, in welcher Form sollen die Informationen weitergeleitet werden?

» Wie viel Informationen benötigt der Empfänger?

» Wann soll er die Informationen erhalten?

» Wo wird die Information bereitgestellt?

» Wer trägt die Verantwortung für Erstellung, Ablage, Freigabe, Verteilung, Rückmeldung?

Kommunikationsplan

Beispiel Kommunikationsplan

 

Führungsteam

Jour Fixe

Projekt - Meeting

Teilnehmer

Mitglieder des
Führungsteams

Projekt- und

Teilprojektleiter

Kernteam

Turnus

quartalsweise
und bei Bedarf

monatlich

wöchentlich

Termin

Individuell

Dienstags

Donnerstags

Zeitraum/

Dauer

Individuell/

ca. 15 Min

09:00-10:00/

ca. 60 Min.

15:00-16:00

60 bis max. 90 Minuten

Ort

Individuell

Raum gem.

Reservierung

Raum gem.

Reservierung

Ausstattung

N/A

Beamer & Notebook

Beamer & Notebook

Aufgabe

/ Ziel

Management

Summary

Information/

Abstimmung

Information über Fortschritt

Ziele/ Aktuelles

Vorlagen/

Informationen

Präsentation zur

Entscheidungsvorlage

Meilensteinplan
Budgetübersicht
Statusbericht
Akt./ Ergebnisse
Risiken/Maßnahme

Projekt Planung

Online-Protokoll

Aktuelles, Ergebnisse,

Risiken u. Maßnahmen

14-tägig Statusbericht

Ergebnisse

Schriftliches Protokoll

bei Bedarf und Eintrag

Online Protokoll

Online Protokoll

 

Teilnehmer

Info/ Rolle

Vertretung

Sonstiges

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Informationsinhalte / Kommunikationskonzept

Berichtspflichten werden häufig als lästig und überflüssig empfunden. Dennoch darf ihr Nutzen für die Informationspolitik im Unternehmens und der Projektarbeit nicht unterschätzt werden.

Der Nutzen eines Kommunikationskonzeptes

» Termingerechte und angemessene Informationsweitergabe

In Projekten gibt es verschiedenen Möglichkeiten zu kommunizieren. Die Form der Kommunikation die gewählt wird, hängt entscheidend von der Informationsweitergabe ab, die sich in Häufigkeit, formalen Anforderungen (z.B. Aktualität, Umfang) und schließlich in das Übertragungsmedium (z.B. Workshops, E-Mail) unterscheiden lässt.

Wesentliche Inhalte eines Kommunikationskonzeptes

» Beschreibung erforderliche Berichte und Empfänger (Inhalte, Umfang, Zeitpunkte)

» Kommunikationskonzept: intern und extern

Für die erfolgreiche Projektarbeit ist ein schneller und sicherer Zugriff auf benötigte Informationen für alle Beteiligten wesentlich. Von daher ist ein effizientes und effektives Informationsmanagement ein Schlüssel zum Erfolg. Für übergreifende Berichte sollten von daher Standardvorlagen entworfen bzw. genutzt werden.

Grundlegende Punkte für die Entwicklung eines Kommunikationskonzepts

» Festlegung der benötigten Informationen/ Arbeitsabläufe zur Informationsbeschaffung

» Festlegung der betrieblichen Informationsinhalte

» Festlegung der Informationsinhalte Betriebsrat

» Festlegung sonstiger Informationsinhalte

» Benennung von Verantwortlichen für Richtigkeit und Aktualität der Informationsinhalte

» Entwicklung eines Nutzungskonzepts für eine Verbesserung des Kommunikationswesens

Beispiel Kommunikationskonzept

Information

Zuständig

Empfänger

Art

Technik

Ergebnis

Projektstatus

Projektleiter

Projektlenkungs-
ausschuss

Regelmäßig,
Termin alle 2 KW

Meeting inkl.
Präsentation

Protokoll

Phasen- / Projekt-Abschluss

Projektleiter

Projektlenkungs-
ausschuss

Ergebnis
gesteuert

Meeting inkl.

Präsentation

Protokoll

Eskalation

Projektleiter

Projektlenkungs-

ausschuss

Ereignis
gesteuert

Meeting inkl.
Präsentation,
Lösungs-
vorschläge

Protokoll

Projektstatus

Projektteam
Mitglieder

Teil-

projektleiter

Täglich

Meeting

Protokoll

Projektstatus

Teil-
projektleiter

Projektleiter

Wöchentlich

Nachricht

E-Mail

Entscheidungen

Projektleiter

Projektteam

Ereignis

gesteuert

Nachricht

E-Mail

Exkurs Projektumfeldanalyse

Eine Projektumfeldanalyse beschäftigt sich mit der Ermittlung und Dokumentation der nicht direkt in das Projekt eingebundenen und zu informierende bzw. zu schulende oder mit einzubindende Stellen und/oder Personen. Des Weiteren wird die Art der Einbindung und Information (zyklisch oder bei bestimmten Ereignissen festgelegt und es erfolgt ein entsprechender Eintrag in das Kommunikationskonzept sowie in das Kommunikationsdiagramm.

Eine Beratung, so wie sie sein soll – Hettwer UnternehmensBeratung GmbH – Eine Beratung, so wie sie sein soll – Hettwer UnternehmensBeratung GmbH – Eine Beratung, so wie sie sein soll – Hettwer UnternehmensBeratung GmbH – Eine Beratung, so wie sie sein soll – Hettwer UnternehmensBeratung GmbH – Eine Beratung, so wie sie sein soll – Hettwer UnternehmensBeratung GmbH

Hettwer UnternehmensBeratung GmbH - Spezialisierte Beratung - Umsetzungsdienstleistungen im Finanzdienstleistungssektor – Experte im Projekt- und Interimsauftragsgeschäft - www.hettwer-beratung.de

Sie suchen nach verfügbare Kapazitäten? Sprechen Sie uns an.

H-UB ERFOLGSGESCHICHTE

Auszeichnung

Gold-Partner-Zertifikat

Hettwer UnternehmensBeratung GmbH wurde aufgrund der erbrachten Beraterleistungen in den exklusiven Kreis der etengo Gold-Partner aufgenommen.

H-UB EXPERTENWISSEN

Compliance by Hettwer UnternehmensBeratung GmbH: Finanzinstrumente, Insiderpapiere, Insiderinformationen, Verbot der Marktmanipulation, BaFin, MaRisk, WpHG, Geldwäsche, Fraud Prävention, Risikoanalyse
Datenschutz by Hettwer UnternehmensBeratung GmbH: Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), Übermittlung personenbezogener Daten, Bankgeheimnis, Datenschutzbeauftragte; Daten Transport, Lagerung & Vernichtung
Compliance by Hettwer UnternehmensBeratung GmbH: Finanzinstrumente, Insiderpapiere, Insiderinformationen, Verbot der Marktmanipulation, BaFin, MaRisk, WpHG, Geldwäsche, Fraud Prävention, Risikoanalyse
Einlagengeschäft (Marktfolge Passiv) by Hettwer UnternehmensBeratung GmbH: Kontoeröffnung, Nachlassbearbeitung, Kontoschließung, Girokonto, Sparkonto, Treuhandkonto, Mietkautionskonto, Vollmacht
Geldwäscheprävention by Hettwer UnternehmensBeratung GmbH: Richtlinien zur Geldwäschebekämpfung, Geldwäscherelevante Vorgänge, Verdachtsanzeigen, Geldwäschegesetz, EG Finanzsanktionsverordnungen, FATF
Kartengeschäft (Credit Card, Debit Card) by Hettwer UnternehmensBeratung GmbH: Kreditkarte (Akzeptanz, Versicherungspaket, Bestandsüberwachung); Debitkarte (POS, POZ, Geldkartenfunktion), Kartensperre
Wertpapierabwicklung by Hettwer UnternehmensBeratung GmbH: TARGET2 Securities T2S Collateral Management Aktien Bonds Derivate Wertpapiertermingeschäfte Warentermingeschäfte Swap Optionsscheine Floater
SEPA Zahlungsverkehr TARGET2 SWIFT ZV Statistik SEPA Zahlungsverkehr SEPA Beratung SEPA Experte SEPA Berater SEPA Manager SEPA Beratung SEPA Freiberufler SEPA Freelancer SEPA Spezialist SEPA Organisation Berater SEPA Nachrichten SEPA Profil Berater

- Eine Beratung mit PROFIL -

Hettwer UnternehmensBeratung GmbH – Expertenprofil Klaus Georg Hettwer (Geschäftsführer): Beratungskompetenz, Fachliche Kompetenz, Methodische Kompetenz, Soziale Kompetenz, Kommunikationskompetenz; Sonderthemen: SEPA, EMIR, TARGET2, MiFID, T2S

H-UB Leistungskatalog

H-UB Leistungskatalog.pdf
Adobe Acrobat Dokument 89.4 KB

H-UB SOCIAL MEDIA PRÄSENZ

Unsere letzten Twitter Tweets:

© 2012-2017 Hettwer UnternehmensBeratung GmbH