Projekte - Besprechungen

Besprechungen sind einerseits ein zentraler Bestandteil der Kommunikation innerhalb des Projektteams, andererseits aber auch sehr zeit- und damit kostenintensiv.

Die Minimalanforderung für die effiziente Durchführung einer Besprechung ist die Vorbereitung einer Tagesordnung, die rechtzeitig zusammen mit der Einladung verschickt werden muss, eine kompetente Gesprächsführung und die Erstellung eines Ergebnisprotokolls.

Für Projektbesprechungen sollte als Zeitrahmen eine Stunde angesetzt werden, falls größerer Zeitbedarf festgestellt wird, ist meist ein Arbeitstreffen (Workshop) sinnvoller.

Art der Besprechung

Jour Fixe

Organisator

Projektleiter

Wie oft?

zu Beginn jede Woche; 1h

Teilnehmer

Projektteam

Lenkungsausschuss-Sitzung

Organisator

Projektleiter

Wie oft?

nach Phasen Ende

Teilnehmer

Lenkungsausschuss, Projektleiter

Bericht in fachlicher  Anwendermeeting

Organisator

Projektleiter

Wie oft?

nach Bedarf

Teilnehmer

Fachliche Anwender

Feste Termine (Beispiel)

Besprechung

Zielgruppe

Anlass/Inhalt

Wann

Häufigkeit

Protokoll

Projekt-

lenkungs-

ausschuss

Projekt-

lenkungs-

ausschuss

 

Meilensteine,
bei Bedarf

 

ja

Jour Fix

Projektleitung,
Teilprojektleiter

Statusberichte
Teilprojekte,
Abstimmung,
offene Punkte,
CR´s etc.

Fester Termin
z.B.

1x pro Woche

wöchentlich

ja

Projektteam
Fachbereich

Projektleiter
Fachbereich,
Teilprojektleiter
Fachbereich,
Key User

Status,
offene Punkte

Fester Termin

z.B.

2x pro Woche

wöchentlich

ja

Entwickler-
review

Projektleiter IT,
Teammitglieder
Realisierung (IT),
bei Bedarf:
Vertretung
Fachbereich

Organisator-
isches, Status,
offene Punkte,
Vorstellung
Realisierungs
alternativen etc.

Startzeitpunkt
ist zu
gegebenem
Zeitpunkt
einzurichten

wöchentlich

ja

Info-
veranstaltung
für
Endanwender

Teamleiter Fachbereich,
Key User

Info über Projekt-
fortschritt,
Ziele und
Aktuelles

Startzeitpunkt

ist zu

gegebenem

Zeitpunkt

einzurichten

monatlich

Nicht
notwendig

Testvor-
bereitung

 

Testverantwort-
liche Personen
im Teilprojekt

Koordination der
Testvorbereitung
und Tests,
Abstimmung,
Status

Startzeitpunkt

ist zu

gegebenem

Zeitpunkt

einzurichten

wöchentlich

ja

Jour Fixe

Häufig wird innerhalb eines Projektes ein so genannter Jour Fixe vereinbart. Dies ist eine in regelmäßigen Abständen (wöchentlich oder monatlich) stattfindende Besprechung, bei der das Projektteam die anstehenden Aufgaben und den Projektstatus bespricht.

Mögliche Teilnehmer

» Projektleiter IT

» Projektleiter Fachbereich

» Projektmitarbeiter

» ggf. PMO

» ggf. Qualitätssicherer

Das regelmäßige, verbindliche Treffen des Projektteams an einem festen Wochentag kann gerade für länger dauernde Projekte eine wichtige stabilisierende und vor allem motivierende Funktion haben.
Die langfristige Vereinbarung eines Jour Fixe (wöchentlich, vierzehntägig, monatlich) hat auch den wichtigen Nebeneffekt, dass Terminvereinbarungen erheblich erleichtert werden, da alle Projektteammitglieder verpflichtet sind, diese Termine für den Jour Fixe freizuhalten und sich entsprechend darauf vorzubereiten.

Mögliche Verantwortung für die Organisation von Jour Fixe

» Terminorganisation:

PMO / Projektleiter

» Raumbuchung

PMO / Projektleiter

» Buchung von Laptop/ Beamer

PMO / Projektleiter

» Abholen/Aufbauen von Laptop/ Beamer

PMO / Projektleiter

» Präsentation erstellen und halten

Projektleiter

» Protokoll:

Projektleiter oder – nach Vereinbarung – PMO

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