Projekte - Besprechungen

Besprechungen sind einerseits ein zentraler Bestandteil der Kommunikation innerhalb des Projektteams, andererseits aber auch sehr zeit- und damit kostenintensiv.

Die Minimalanforderung für die effiziente Durchführung einer Besprechung ist die Vorbereitung einer Tagesordnung, die rechtzeitig zusammen mit der Einladung verschickt werden muss, eine kompetente Gesprächsführung und die Erstellung eines Ergebnisprotokolls.

Für Projektbesprechungen sollte als Zeitrahmen eine Stunde angesetzt werden, falls größerer Zeitbedarf festgestellt wird, ist meist ein Arbeitstreffen (Workshop) sinnvoller.

Art der Besprechung
Jour Fixe	Organisator	Projektleiter
	Wie oft?	zu Beginn jede Woche; 1h
	Teilnehmer	Projektteam
Lenkungsausschuss-Sitzung	Organisator	Projektleiter
	Wie oft?	nach Phasen Ende
	Teilnehmer	Lenkungsausschuss, Projektleiter
Bericht in fachlicher Anwendermeeting	Organisator	Projektleiter
	Wie oft?	nach Bedarf
	Teilnehmer	Fachliche Anwender

Feste Termine (Beispiel)

Besprechung	Zielgruppe	Anlass/Inhalt	Wann	Häufigkeit	Protokoll
Projekt- lenkungs- ausschuss	Projekt- lenkungs- ausschuss		Meilensteine, bei Bedarf		ja
Jour Fix	Projektleitung, Teilprojektleiter	Statusberichte Teilprojekte, Abstimmung, offene Punkte, CR´s etc.	Fester Termin z.B. 1x pro Woche	wöchentlich	ja
Projektteam Fachbereich	Projektleiter Fachbereich, Teilprojektleiter Fachbereich, Key User	Status, offene Punkte	Fester Termin z.B. 2x pro Woche	wöchentlich	ja
Entwickler- review	Projektleiter IT, Teammitglieder Realisierung (IT), bei Bedarf: Vertretung Fachbereich	Organisator- isches, Status, offene Punkte, Vorstellung Realisierungs alternativen etc.	Startzeitpunkt ist zu gegebenem Zeitpunkt einzurichten	wöchentlich	ja
Info- veranstaltung für Endanwender	Teamleiter Fachbereich, Key User	Info über Projekt- fortschritt, Ziele und Aktuelles	Startzeitpunkt ist zu gegebenem Zeitpunkt einzurichten	monatlich	Nicht notwendig
Testvor- bereitung	Testverantwort- liche Personen im Teilprojekt	Koordination der Testvorbereitung und Tests, Abstimmung, Status	Startzeitpunkt ist zu gegebenem Zeitpunkt einzurichten	wöchentlich	ja

Jour Fixe

Häufig wird innerhalb eines Projektes ein so genannter Jour Fixe vereinbart. Dies ist eine in regelmäßigen Abständen (wöchentlich oder monatlich) stattfindende Besprechung, bei der das Projektteam die anstehenden Aufgaben und den Projektstatus bespricht.

Mögliche Teilnehmer

» Projektleiter IT

» Projektleiter Fachbereich

» Projektmitarbeiter

» ggf. PMO

» ggf. Qualitätssicherer

Das regelmäßige, verbindliche Treffen des Projektteams an einem festen Wochentag kann gerade für länger dauernde Projekte eine wichtige stabilisierende und vor allem motivierende Funktion haben.

Die langfristige Vereinbarung eines Jour Fixe (wöchentlich, vierzehntägig, monatlich) hat auch den wichtigen Nebeneffekt, dass Terminvereinbarungen erheblich erleichtert werden, da alle Projektteammitglieder verpflichtet sind, diese Termine für den Jour Fixe freizuhalten und sich entsprechend darauf vorzubereiten.

Mögliche Verantwortung für die Organisation von Jour Fixe
» Terminorganisation:	PMO / Projektleiter
» Raumbuchung	PMO / Projektleiter
» Buchung von Laptop/ Beamer	PMO / Projektleiter
» Abholen/Aufbauen von Laptop/ Beamer	PMO / Projektleiter
» Präsentation erstellen und halten	Projektleiter
» Protokoll:	Projektleiter oder – nach Vereinbarung – PMO