Wissensmanagement und Digitalisierung

Elektronische Aktenordnung (E-Akte)

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E-Akte beschreibt die elektronische Abbildung einer vollständigen aktenführenden Schriftgutsverwaltung, in der sachlich zusammengehörige oder verfahrensgleiche Vorgänge bzw. Dokumente logisch zusammengefasst werden.

Damit wird eine vollständige Information über die Geschäftsvorfälle eines Sachverhalts (E-Mails, gescannte Papierdokumente, Dateien) ermöglicht.


Ziel der elektronischen Aktenführung ist eine durchgängig medienbruchfreie Be- und Verarbeitung von Geschäftsvorfällen/ Arbeitsvorgängen auf dem elektronischen Weg in einer einheitlichen Abgabestruktur an einem zentraler Ablageort mit ortsunabhängigem Zugang.

Gliederung elektronische Akte

Akte

Formaler inhaltlicher Rahmen (z.B. Kundennummer), der sich an die Struktur der geltenden Aktenplan richtet

Metadaten sind ergänzende Angaben, die zum Verständnis von Informationen notwendig sind

 

Vorgang

Sammlung von zusammengehörenden Informationen und Unterlagen aus Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls

 

 

Dokument

Digitalisiertes/ elektronisch erstelltes Einzelobjekt (Fax, E-Mail, Dateien)

Metadaten sind Informationen, die in einem durch die Objekthierarchie vorgegebenen Rahmen für ein Recherchieren erforderlich sind. Das können zum Beispiel Aktenzeichen, Vorgangszeichen, Geschäftszeichen, Betreff, Eingangsdatum, Laufzeit oder Aufbewahrungsfrist sein.

Die technische Realisierung erfolgt über ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem, deren Verwaltung und standortübergreifende Nutzung wird durch Berechtigungskonzepte (Rechte, Zugriff) geregelt.

Die E-Akte ersetzt grundsätzlich eine Aktenführung auf Papierbasis.

Unterlagen, die nicht gescannt werden können (Beispiel: gebundene Bilanzen) werden in einer einfachen Papierrestakte aufbewahrt, dessen Struktur auch chronologisch gehalten werden kann

Rechtliche Anforderungen an E-Akte

Aus dem Art. 20 Abs. 3 Grundgesetz wird das Prinzip der Aktenmäßigkeit abgeleitet. Hiernach sind alle entscheidungsrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte eines Geschäftsvorfalls für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren.

Zur Vermeidung von Eingriffen in die Rechte Dritter ist somit nicht sämtliches angefallene Schriftgut in einer E-Akte zu führen.

Was eine E-Akte enthalten darf, muss daher in jedem Einzelfall entschieden werden.

Einem Schriftformerfordernis (eigenhändige Unterschrift beim Abschluss von Verträgen) auf einem Vertrag) unterliegende elektronische Dokumente müssen im Sinne einer Beweiskraft mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

Die Anforderungen an eine elektronische Signatur werden im Signaturgesetz und in der Signaturverordnung geregelt

Liegt keine entsprechende Signaturtechnik vor, so ist bei formgebundenen Dokumenten zur Gewährleistung einer Vollständigkeit der E-Akte zwar eine elektronische Kopie in der E-Akte abzulegen, aber das Original ist zusätzlich auch in Papierform aufzubewahren.

Zur Nachvollziehbarkeit der Beziehung zwischen Papierrestakte und vollständiger E-Akte werden beiderseitig Verweise angelegt. Auf diese Weise wird auch bei nicht scanbaren Unterlagen die Aktenvollständigkeit gewährleistet.

Sofern aus rechtlichen Gründen bestimmte Originale (z.B. § 623 BGB Kündigung) in Papierform parallel in der Papierrestakte geführt werden müssen, wird die E-Akte als Hybridakte bezeichnet

 

Um den Bezug zwischen Scan und papiergebundenen Original zu wahren, sollte zwischen der E-Akte und der Papierrestakte beiderseitig verwiesen werden.

Weitere für die elektronische Dokumentenverwaltung zu beachtenden bedeutenden Vorschriften sind der Zivilprozessordnung (§§ 286, 292, 371 ff. wegen Unterlagen als Beweismittel im Gerichtsverfahren) und dem Strafgesetzbuch (§ 133 wegen Verwahrungsbuch, § 276 ff wegen Urkundendelikte) zu entnehmen.

Grundlegende Anforderungen an E-Akte

Bis zum Ablauf der von zu beachtenden Aufbewahrungsfristen muss die E-Akte insbesondere eine Verfügbarkeit, Lesbarkeit, wahrheitsgetreue Echtheit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Vertraulichkeit sicherstellen.

Papierakten erschwert oftmals einen raschen Zugriff auf die abgelegten Dokumente, behindern somit nicht nur ein effizientes Bearbeiten, sondern auch die die Informationsbereitstellung.

Elektronische Akten setzen hingegen im Zeitablauf Human Ressourcen frei. Es empfehlt sich daher grundsätzlich die Posteingänge vor Beginn der Bearbeitung zu registrieren.

Bei Kreditakten (Kreditbeschlüsse, Kredit- und Sicherheitenverträge) kommt erschwerend hinzu, dass diese über einen langen Zeitraum „raumbedarfsraubend“ aufbewahrt werden müssen.

Neben dem Aufwand der Erstablage entsteht durch die laufende Aktualisierung der Akten (inkl. Aussortieren von erledigten Unterlagen) ein nicht unerheblicher Personalaufwand.

Sollen Bestandsakten digitalisiert und in ein E-Aktenordnungssystem überführt werden, müssen große Dokumentenmengen verarbeitet werden.

In Vorfeld sind die grundsätzlichen Rahmenbedingungen zu identifizieren und im Digitalisierungskonzept festzulegen:


  • Aktenstruktur
  • Klassifizierung von Dokumentenkategorien/-arten/-typen
  • Recherchefunktionen
  • Indizierende Bezugsmerkmale zum Auffinden von Dokumenten
  • Kontrollierte vs. freie Vergabe von Schlagwörtern
  • Kriterien zur Aussortieren von Dokumenten
  • Import-/Exportfunktionen
  • Druckfunktionen
  • Scan-Parameter (Farbe vs. Schwarz/Weiß, Auflösung, Format, …)
  • Aufbereitung (Entklammern, Aussortieren von Folien)
  • Diverse weitere Vorgaben
    (wie zum Beispiel: Integration in vorhandene Systemlandschaft und mobile Arbeitsmittel, Beachtung Bundesdatenschutzgesetz beim physischen Transport von Akten, Steuerung und Überwachung der Digitalisierung, Qualitätssicherungsmaßnahmen, schlüssiges Datenschutzkonzept, revisionssichere Versionierung und Protokollierung von durchgeführten Änderungen, organisatorische Regelungsbedarfe usw.)

Finanzsektor gehört zu den Branchen mit höchsten (End-to-End) Digitalisierungspotential

Im Prinzip betreiben Finanzdienstleistungsunternehmen ein fast vollständig digitalisierbares Geschäft, denn der zu sammelnde, zu sortierende, weiterzubearbeitende und zu verknüpfende „Rohstoff“ sind vorhandene Kunden- und Transaktionsdaten.

Mit Nachdruck besteht am Markt hinsichtlich integrierter Wertschöpfungsketten (Produkte und Prozesse) eine hohe Veränderungsdynamik, und wer zögert fällt im digitalen Wettlauf um eine zukunftsfähige Neuausrichtung schnell zurück.

Etablierten Versicherungen viel es in der Vergangenheit weniger Schwer mit dem digitalen Innovationstempo Schritt zu halten. Sie haben den Kulturwandel erkannt, auch dass Menschen die permanente Verfügbarkeit von Informations- und Transaktionsmöglichkeiten, die ihnen das Internet bietet, schätzen.

Beispiel: Elektronisches Aktensystem

Die Gestaltung einer E-Akte ist stark von der Zweckbestimmung als auch von individuellem Bedarf des jeweiligen Unternehmens abhängig, somit stets eine maßgeschneiderte Lösung.

Die nachstehende Strukturierung ist soll lediglich einen groben Anreiz über darstellbare Aspekte geben, die bei der Ausgestaltung einer elektronischen Aktenführung berücksichtigt werden können.

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