Wissensmanagement und Digitalisierung

Elektronische Aktenführung (E-Akte)

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Bei den bisherigen klassischen Ablagesystemen bemängeln Mitarbeiter oftmals die unzureichenden oder auch gar nicht vorhandenen Suchfunktionen, so dass dadurch die von ihnen benötigten relevanten Daten und Informationen nur erschwert und zeitaufwändig zu erhalten sind.

Da in einem Unternehmen oftmals mehrere Ablagesysteme verwendet werden, entstehen darüber hinaus im Zeitablauf viele Redundanzen, beispielsweise auch durch zusätzlich abgelegte Druckstücke.


Darüber hinaus wird die Ablage von Dokumenten auch nicht immer eindeutig geregelt bzw. es sind keine Vorgaben zu einer einheitlichen Strukturierung vorhanden. Aber auch selbst dann, wenn allgemein verbindliche Vorgaben vorhanden sind, agieren Mitarbeiter oft mit unterschiedlichen Ablagestrukturen.

Um diese Wissensdefizite auszugleichen, wurden wichtige Informationen an unterschiedlichen Stellen abgelegt, z. B. in den E-Akten der jeweiligen Abteilung, damit möglichst viele Mitarbeiter auf diese Informationen zugreifen können.

Diese und weitere Problemstellungen werden vermutlich auch mit der Lösung „E-Akte“ nicht vollständig vermieden, sollten jedoch deutlich eingeschränkt werden können. Redundanzen können beispielsweise durch das Setzen von Verlinkungen in die entsprechenden Dokumente der E-Akte vermieden werden.

Doch was ist unter eine „E-Akte“ zu verstehen bzw. wofür kann diese zur Anwendung kommen?

Der Zweck eines E-Aktensystems ist eine vollständige elektronische Datenverwaltung zur Ablage von Dokumenten und schriftlicher Kommunikation in einem Datenbanksystem.

Diese kann sowohl für eine Standardisierung von geschäftlichen Prozessabläufen als auch zur Unterstützung der Zusammenarbeit und des Informationsflusses innerhalb und zwischen verschiedenen Teams eines Unternehmens zur Anwendung kommen.

Für die die Mitarbeiter entsteht der Vorteil einer zeit- und ortsunabhängig Zugriffsmöglichkeit auf das E-Aktensystem. Eine Replizierbarkeit der E-Akten ermöglicht zusätzlich auch ein Arbeiten im Offline-Betrieb

Je nach gewünschter Zugriffsberechtigung kann in einem E-Aktensystem nach verschiedenen Aktenschränken unterteilt werden. Bei den Aktenschränken wiederum in verschiedene Ordner. In den Ordnern können unterschiedliche Dokumente und Datei-Formate ablegt werden.

Die zulässig ablegbaren Dokumente können bedarfsgerecht weiter nach diversen Vorgaben unterteilt (z.B. bestimmte Datei- Formate) und strukturiert (z.B. nach Art des Dokumentes: E-Mail, Protokoll, Vertrag, Aufgabe usw.) werden.

Beim Erstellen von Dokumenten lässt sich bestenfalls auch kann man noch auswählen, ob diese in der gleichen Ebene oder unterhalb eines anderen Dokuments abgelegt werden sollen.

Ob Mitarbeiter Dokumente erstellen und in den ihnen zugänglichen E-Akte Ordnern ablegen können, lässt sich über ein Berechtigungsmanagement steuern. Ebenso spezielle Aktivitäten, den nur bestimmte Autoren und Redakteure zur Verfügung stehen sollen.

Mithilfe von E-Akten werden nicht nur Medienbrüche vermieden und auch nicht nur papierarm gearbeitet, sondern es kann auch gegenüber dem Kunden des Unternehmens über ein sogenanntes E-Postfach gesteuert werden, welche Dokumente diesem mit welchen Funktionalitäten (z.B. nur Lese-Rechte, mit oder ohne Download-Funktion) zur Verfügung gestellt werden.

Für die Umsetzung eines E-Aktensystems sollte genauestens vorher bedacht werden, inwieweit das Vorschreiben einer einheitlichen Strukturierung benötigt wird und wo – sofern keine höher wertigen Interessen entgegenstehen - für einzelnen Abteilungen und Teams eine freie Gestaltung nicht nur zulässig sondern auch sinnvoll erscheint.

Ebenso sollte im Unternehmen eine Übersicht über alle vorhandenen e-Akten bestehen, es sei den diese werden z.B. für eine interne Verwendung begründet.

Das Hauptziel einer E-Akte ist es also alle relevanten Informationen den Mitarbeitern als auch den Kunden für die geschäftliche Tätigkeit bereitzustellen. Es soll eine technische Plattform zur effizienten Ablage von Dokumenten entstehen und fortgepflegt werden.

Mögliche Entscheidungskriterien für die Auswahl eines „E-Aktensystem“

» Erstellung und Ablageprozess von Dokumenten (Umfang, Dauer, Kompatibilität, …)

» Abbildung und Parametrisierung eines Dokumentenrouting von Geschäftsprozessen

» Einheitliche Ablagestruktur von Dokumentenarten und -typen

» Aufbau Lösungsdatenbank

» Volltextsuche

» Verzeichnis mit interne Ansprechpartner (Suche bei Bedarf nach Abteilungen etc. sortierbar)

» Zugängliche Teambeschreibung für alle Mitarbeiter

» Verzeichnis mit Kontaktdaten, die Support leisten können

» …

Für die Implementierung eines E-Aktensystems ist es von wesentlicher Bedeutung die Mitarbeiter eines Unternehmens frühzeitig zu motivieren, an dessen Gestaltung aktiv teilzunehmen.

Sollen gewohnte Arbeitsabläufe „auf den Kopf“ gestellt werden, können naturgemäß wie bei jedem neuen Verfahren zunächst auch zu moderierende Widerstände entstehen. Oftmals gewöhnen sich Mitarbeiter zudem nach einigen Wochen an die neuen Arbeitsabläufe und wissen dann eine komfortable Ausstattung von zusätzlicher Technik (z.B. zweiten Monitor) mehr zu schätzen.

Mit einer Ausrichtung auf Bedürfnisse und Anforderungen von Mitarbeitern kann jedoch von vornherein für das geplante Vorhaben eine größere Akzeptanz und Zufriedenheit erreicht werden.

Ein Nachruf

Mit althergebrachten Werkzeugen lassen sich die Herausforderungen von morgen sicherlich nicht mehr meistern.

Eine Aufbewahrung von Unterlagen in papierbasierender Form ist mühsam sowie umständlich und die Suche nach der richtigen Akte (selbst wenn eine mögliche Entnahme von einem Mitarbeiter korrekt vermerkt wurde) inklusive deren logistischen Bereitstellung entsprechend zeitaufwendig.

Derartiges sollte daher heutzutage möglichst nur noch in den Fällen praktiziert werden, wenn dieses rechtlich zwingend erforderlich ist.

Letztendlich verursacht eine physische Lagerung/ Archivierung von Dokumenten stets hohe Kosten.

Selbst der Prozesse der Legitimierung (Erfassung der Ausweisdaten eines Kunden) kann man heutzutage schon sehr gut automatisieren.


Die jeweilige Legitimationsdatei könnte beispielsweise per E-Mail über eine zertifizierte Schnittstelle in der digitalen Akte des Kunden abgelegt werden.

Bei einer konsequenten Nutzung eines E-Aktensystems sollten alle nicht in einer elektronischen Form eingehenden Informationen, Dokumente und Unterlagen so früh wie möglich ausgelesen, digitalisiert und organisatorisch zentral für eine systembedingte Weiterleitung an die zuständige Stellen (Mitarbeiter, E-Postfach, etc.) klassifiziert werden.

Selbstverständlich sollten schlussfolgernd die Schriftstücke auch in der Ausgangsverarbeitung digitalisiert bereitgestellt werden. Somit kann erreicht werden, dass in einem Unternehmen zum jeweiligen Kunden nur noch eine elektronische Akte verwaltet wird bzw. verwaltet werden muss.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist nicht nur die Sichtung von bestehenden Dokumentationen sondern deren Datensicherung und Datenschutz.

Aber auch Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen, können bzw. sollten (zusätzlich) genauso wie nicht archivierungspflichtige Dokumente digitalisiert werden, den ein weiteres Argument für die Digitalisierung ist, dass mehrere Mitarbeiter (z.B. zur Vorbereitung von Kundenterminen) zeitgleich auf bestimmte Unterlagen zugreifen können

Nicht in Papierform archivierungspflichtige Dokumente sollten (nach einer „Verscannung“ sicherheitshalber erst) nach einer zeitlichen Übergangsphase unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzrichtlinien vernichtet werden.

Eine Dokumentenklassifizierung erleichtert die spätere Bearbeitung, allerdings ist der Aufbau von E-Akten mit unterschiedlichen Dokumentenarten und das Erkennen unterschiedlicher Dokumententypen wesentlich komplexer und erfordert tiefe Sachkenntnisse nicht nur zu Dokumentenstrukturen sondern auch zu geschäftlichen (Ablauf-) Zusammenhängen.


Eine Dokumentenklassifizierung erleichtert die spätere Bearbeitung, allerdings ist der Aufbau von E-Akten mit unterschiedlichen Dokumentenarten und das Erkennen unterschiedlicher Dokumententypen wesentlich komplexer und erfordert tiefe Sachkenntnisse nicht nur zu Dokumentenstrukturen sondern auch zu geschäftlichen (Ablauf-) Zusammenhängen.

Über fallabschließende Vorgaben lässt sich definieren, an welchen Positionen die entsprechenden digitalisierten Dokumenttypen abzulegen sind. Damit wird gewährleistet, dass sämtliche Dokumente einer E-Akte in einer einheitlichen Struktur abgebildet werden.

Eine Digitalisierung von Dokumenten sowie der damit zusammenhängenden standardisierte Geschäftsprozessabläufen ist für ein Unternehmen schon lange kein Selbstzweck mehr sondern auch ein Medium um Kundenkontakte zukunftsfähig gestalten zu können.

Kunden lieben es prinzipiell einfach und bequem, haben sich zwischenzeitlich an die digitale Welt gewöhnt, erwarten eine moderne E-Postfach Kommunikation sowie selbsterklärende intuitive Online-Services.

Sie möchten nicht nur bedarfs- sondern auch erlebnisorientiert möglichst überall auf der Welt und jederzeit über jeden verfügbaren Kanal eine sichere Zugriffsmöglichkeit auf alle wichtige Daten haben, die die Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen begründen und nachvollziehbar fortführen.

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