Dokumentationen - Benutzerhandbuch

Ziel einer effizienten Benutzerhandbuches ist es, den Fachanwender in die Lage zu versetzen, mit dem technischen Produkt umgehen zu können. Ein Benutzerhandbuch soll daher die Anwendung aus Sicht des Anwenders beschreiben.

Ein Benutzerhandbuch baut prinzipiell auf einen Fachkonzept (im Rahmen eines Projektes erstellt) auf und muss m Rahmen von Folgeprojekten sowie Wartungs- und Weiterentwicklungsaufgaben ständig auf dem aktuellsten Stand gehalten werden.

Bestandteil einer Benutzerdokumentation sind unter anderen auch Schulungsunterlagen und ggf. auch Arbeitsanweisungen.

Eine effiziente Benutzerdokumentation verfolgt das Ziel einer ergebnisorientierten Kommunikation und ist daher vom Umfang her kürzer als herkömmliche Produktdokumentation. Sie besteht im Kern aus Handlungsanleitungen und bringt weitere Informationen über das Produkt nur, wenn der Anwender sie bei seinen Aktionen mit dem Produkt benötigt. Der Anwender kann die Anweisungen unmittelbar in Handlungen umsetzen.

Nutzen eines Benutzerhandbuches (Benutzerdokumentationen)

» Bedienung im Fachbereich ist ohne weitere Unterstützung möglich

Bei komplexen Produkten sind viele unterschiedliche, anwendungsspezifische Handlungen möglich sind. Damit der Anwender die Anweisungen unmittelbar in Handlungen umsetzen kann, kommt es hierbei drauf an, dem Anwender das systematische Übertragen von Prinzipien von einer Handlung auf die nächste zu ermöglichen. Dies geschieht durch Vermittlung der Konzepte des Produkts.

Eine verständnisorientierte Kommunikation baut auf bereits erlerntem Wissen auf und rekapituliert dieses auch teilweise, ohne jedoch den Lernschritt ersetzen zu wollen. Sie soll dem Anwender ermöglichen, an vorhandenes Fachwissen anzuknüpfen und neue Kenntnisse aufzubauen.

Grundsätzliche Struktur und Themen eines Benutzerhandbuches

Beschreibung des Produktes

Ziel und Zweck des Produktes (Entstehung des Produkts, welche Prozesse werden wie von dem Produkt inhaltlich berührt, Inhalte des Produkts, Zielgruppe)

Kompetenzen und Verantwortlichkeiten

Ansprechpartner bei Nachfragen oder Problemen mit dem Produkt / Prozess oder im Fehlerfall

Übersicht

Anbindung des Produkts in der IT Landschaft, Verantwortlichkeiten/ Berechtigungen

Struktur des Produkts

Produktaufbau, Erläuterung der zum Produkt genutzten Berechnungsgrundlagen und Prüfungen, Produktformen (z.B. Anwendungen, Grafiken, Prospekte, etc.)

Aufbau und Ablauf der Anwendung des Produkts

Aufbau des Produkts (inkl. Darstellung mit Grafiken), Eingangs- und Ausgangsprozesse, Produktinhalte, Beschreibung der unterschiedlichen Produktvarianten, Visuelle Darstellung des Ablaufes zum Umgang mit dem Produkt (möglichst in der gängigen Reihenfolge, Erläuterung der Hilfestellungen und Prüfpunkte), Schnittstellen (zu Anwendungen, Abteilungen, Prozessen), Berechtigungskonzept

Ablage der Produktunterlagen

Anhang