Projekte - Lessons Learned

Lessons Learned ist ein Fachbegriff aus dem Projektmanagement und bezeichnet als ein Teilaspekt einer Projektabschlussdokumentation ein systematische sammeln, bewerten, verdichten sowie die schriftliche Aufzeichnung von Erfahrungen, Entwicklungen, Hinweisen, Fehlern, Risiken etc., die in einem Projekt gemacht werden und deren Beachtung bzw. Vermeidung sich unter Umständen als nützlich für zukünftige Projekte erweisen könnte.

Lessons Learned dient der Rückbetrachtung über sämtliche Projektphasen und soll späteren Projektvorhaben als dokumentierte Erfahrung von gewonnenen Erkenntnissen dienen.

Wichtige Punkte, die bei einer Rückschau berücksichtigt werden sollten:

» Was war gut?

» Was war schlecht?

» Zielerreichung (materiell, immateriell)

» Erfahrungswerte für zukünftige Projekte

» Vergabe der restlichen Arbeiten (z.B. Erstellung Abschlussbericht)

» Feierlicher Abschluss

Eine relativ strukturierte Informationssammlung aus abgeschlossenen Projekten kann in allgemein verständlicher Form aufbereitet für die Vorbereitung ähnlicher Projekte (z.B. Vorlagendatenbank mit wieder verwendbaren Plänen und Entwürfen, Projekttagebücher zur Reflexion von Erfahrungen) durchaus von hoher Bedeutung sein

Lessons Learned im Überblick:

Wofür

» Lernen aus den Erfahrungen anderer (gute Beispiele übernehmen , aus Fehlern lernen)

» Selbstreflexion der Teammitglieder (Lehren aus Projektarbeit sich bewusst machen)

Wie

Teamsitzung nach Abschluss der Projektarbeit oder eines Arbeitsabschnitts

» Wie wurde vorgegangen?

» Welche Schwierigkeiten tauchten wo auf (technisch, organisatorisch, mit Dritten)?

» Wie wurden die Probleme behoben?

» Waren die gefundenen Lösungswege zufrieden stellend?

» Was ließe sich verbessern?

» Welche Fehler wurden gemacht?

» Was waren die Ursachen? Was kann man daraus lernen?

» Wie ließe sich der Fehler vermeiden?

» Worauf sollten andere (Teams) bei ähnlichen Problemstellungen achten?

» Wer kann von unseren Erfahrungen profitieren?

» Wie sind die Erfahrungen am besten zusammenzufassen und zu strukturieren?

» An wen sollen sie weitergeleitet werden?

Die Betrachtung einer größeren Anzahl solcher Dokumente über eine Reihe von Projekten hinweg kann darüber hinaus zu Ideen führen, wie das Projektmanagement einer Organisation strukturell verbessert werden kann. Dabei ist es vorteilhaft, wenn zu Beginn eines neuen Projektes die Beachtung der Lessons Learned vorangegangener Projekte verbindlich vorgeschrieben wird.

Muster: Fragebogen für eine Projektnachbetrachtung

Wurde die Projektleitung akzeptiert?		JA	Teilweise	NEIN
»	Falls Nein, warum nicht

Wurden die Zuständigkeiten klar definiert?		JA	Teilweise	NEIN
»	Bemerkung

War Projektleitung für das Projektteam erreichbar?		JA	Teilweise	NEIN
»	Bemerkung

Waren Projektmitarbeiter immer über den aktuellen Stand des Projektes informiert?		JA	Teilweise	NEIN
»	Bemerkung

Standen die Ressourcen wie geplant zur Verfügung?		JA	Teilweise	NEIN
»	Bemerkung

Waren die Prioritäten eindeutig festgelegt und wurden im Projektverlauf eingehalten?		JA	Teilweise	NEIN
»	Bemerkung

Waren die Vorgaben und Anforderungen detailliert beschrieben (Fachkonzepte, DV Konzepte)?		JA	Teilweise	NEIN
»	Bemerkung

Gab es Konflikte im Team?		JA	Teilweise	NEIN
»	Bemerkung (wenn Ja, welche?)

War die Arbeitsatmosphäre innerhalb des Projekts angemessen, so dass jeder Mitarbeiter sich mit seinen Problemen und Schwierigkeiten bedenkenlos zu Wort melden konnte?		JA	Teilweise	NEIN
»	Bemerkung

Was hat die Projektleitung gut gemacht bzw. was soll verbessert werden?
»	Bemerkung

Wie wurden evt. Meinungsverschiedenheiten innerhalb des Projekts behandelt?
»	Bemerkung

Wie funktionierte die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen?
»	Bemerkung (sehr zufrieden stellend, nicht zufrieden stellend, etc.)

Was lief bei der Projektarbeit gut bzw. was kann verbessert werden?
»	Bemerkung

Anmerkung: Die Frage können alternativ auch durch den Einsatz von Ausprägungen wie „trifft voll zu“ bis „trifft nicht zu“ oder auch durch Bewertungen wie „sehr gut“ bis „sehr schlecht“ konkreter beantwortet und damit auch standardisierbarer ausgewertet werden.

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