Projekte - Projektsteuerung

Eine Projektsteuerung hat die Aufgabe ein Projekt planmäßig durchzuführen und - im Falle von Abweichungen - durch geeignete Maßnahmen dafür Sorge zu tragen, dass die Ist-Situation sich wieder an die Planwerte annähert.

Ein Controlling dient der Überwachung, Unterstützung und Steuerung des Projekts. Unter bestimmten Bedingungen müssen auch die Planwerte im Sinne der Projektzielsetzung neu festgelegt werden. Hierfür müssen Informationen erfasst, aufbereitet und rechtzeitig in geeigneter Weise zur Verfügung gestellt werden.


Die Projektsteuerung steht in engem Zusammenhang zum Projektcontrolling. Deshalb spricht man auch von einer integrierten Projektsteuerung. Grundlage der Steuerung ist der Projektplan.
Vom Projektmanagement wird in gleicher Weise das Einhalten der Pläne und die Kunst der Improvisation gefordert.
Eine Projektsteuerung ist also nicht nur die reine Ausführung, sondern auch ein planvolles Handeln, jedoch verstärkt bezogen auf konkrete Sachverhalte. Wenn man so will handelt es sich hier also eher um eine Planung der kleinen Schritte, insbesondere hinsichtlich der Ausführung innerhalb von einzelnen Arbeitspaketen.
Dabei sind Auswirkungen auf andere Arbeitsgänge zu berücksichtigen, insbesondere, wenn Verzögerungen oder Störungen eintreten.
Einer Abweichung in der Durchführung gegenüber den Planvorgaben ist zwar entsprechend Rechnung zu tragen, allerdings kann in der Praxis nicht ständig ein neuer Plan erstellt werden.
Eine wichtige Frage ist von daher, wann neue Erkenntnisse während der Ausführung zu Planänderungen führen sollen. Solange sich keine Auswirkungen auf die Struktur des Gesamtprojektes ergeben sind sinnvolle Korrekturen oftmals pragmatisch zu finden. Sind die Auswirkung größer, werden die Anforderungen an die Steuerung entsprechend größer.

Benötigte Angaben für Termin-/ Kosten- und Ressourcensteuerung

» Zeitpunkt der Erstellung

» Genutzte Tools

» Ablauf zu Entscheidungen über Abweichungen im Projektplan

» Tätigkeitsnachweise

» Entscheidungsinstanzen

» Regeln zu Entscheidungen (in welchen Fällen durch wen).

Eine Projektüberwachung und -steuerung stellt die Grundlage für eine Meilensteintrendanalyse dar

Projektüberwachung

1. Informationsquellen

Regelmäßig stattfindende Projektsitzungen sind eine gute Möglichkeit zum Informationsaustausch. Des Weiteren können interne Fortschrittsberichte, Aufwandsmeldungen (Zeit/ Kosten) als IST Daten herangezogen werden.

2. SOLL/ Ist- Vergleich

Eventuelle Abweichungen beim Abgleich der IST Daten mit den Planwerten (SOLL Daten) sind in Bezug auf Ergebnisse, Termine sowie Kosten- und Leistungsumfange sollten historisch dokumentiert werden.

3. Projektstatusbericht

Die Ergebnisse sollten zusammengefasst in einer abgestimmten Berichtsfrequenz dem Auftraggeber mit den erforderlichen Angaben zur Verfügung gestellt werden.

» Sachkosten und Budget je Teilprojekt

» Schätzung des Fertigstellungsgrades

» Ausblick auf die geplanten Ergebnisse

» Meilenstein- / Kostentrendanalyse

» Angabe zu Change Request

» Risikoanalyse

4. Meilensteintrendanalyse

Eine methodische Visualisierung (Vertikal: Meilensteine; Horizontal: Berichtszeitpunkte) der Projektentwicklung erlaubt eine Vorschau auf das Projektende.

 

Exkurs Kostentrendanalyse: Analog zur Meilensteinanalyse werden die zu erwarteten Kosten für das Projekt geschätzt.

5. Change-Management Verfahren

Nicht planbare Änderungswünsche sollen geordnet ins Projekt laufen und die Vorgaben des Auftrages beachten. Die Entscheidung Change vs. Ablehnung obliegt dem Entscheidungsgremium..

6. Change Request (CR)

Ändert sich die Auftragsgrundlage durch einen sogenannten Change Request (= Antrag auf Änderung), muss der Projektauftrag bei Bedarf aktualisiert werden.

» Darstellung Sachverhalt/ Änderungswunsch/ Ursache/ Anlass

» Durchführung einer Auswirkungsanalyse

» Darstellung konkreter Lösungsansätze (Umsetzungs-/ Lösungsalternativen)

» Höhe des Zusatzaufwands für genehmigte Änderung sollte dokumentiert werden

Projektprüfungen

Der Begriff Projektprüfung ist in DIN 69905 definiert. Bei einer genaueren Betrachtung kann die Projektprüfung als Sonderform eines Projektaudit gesehen werden, bei der die Elemente der Ordnungsmäßigkeit der Projektabwicklung und Beurteilung von Erfolgsaussichten im Vordergrund stehen.
Wie beim Projektaudit wird auch für die Projektprüfung gefordert, dass sie von einer Person vorgenommen wird, die nicht in das Projekt integriert ist. Für länger dauernde Projekte ist dem Auftraggeber anzuraten, ein entsprechendes Recht auf Projektprüfung vertraglich zu vereinbaren

Projektabhängigkeiten

Für eine effektive Projektsteuerung ist es wichtig, dass interne wie auch externe Abhängigkeiten durch entsprechende Dokumentationen im laufenden Projekt bekannt und berücksichtigt sind.

Projektbezeichnung

Beschreibung der Abhängigkeit

Projekt übergreifend

 

 

Projekt XYZ

 

 

 

 

Projekt intern

 

 

Teilprojekt XYZ

 

 

Arbeitspaket XYZ

 

 

 

Projektsteuerungsmodell

Beschreibung eines Projektsteuerungsmodells, z. B.

Ebene 1

Managementebene

Ebene 2

Planungs- und Simulationsebene

Ebene 3

Steuerungsebene

Anwesenheits-/Verfügbarkeitssteuerung

Eine Ab- und ggf. Anwesenheit sollte nicht ausschließlich über einen Projektkalender erfolgen, sondern auch im persönlichen Kalender im E-Mail Account (z.B. in MS Outlook) hinterlegt werden.

Projektcontrolling

Ein Controlling umfasst nach DIN 69904 (Projektmanagementsysteme) die Prozesse und Regeln, welche innerhalb des Projektmanagements zur Sicherung des Erreichens der Projektziele beitragen.
Diese Prozesse reichen von der Datenerfassung über den Vergleich mit den Plandaten und der Feststellung von Abweichungen bis hin zur Bewertung der Konsequenzen und dem Mitwirken bei der Planung von Gegenmaßnahmen und ihrer Überwachung.

Controlling ist als ein eigenständiger Begriff anzusehen, für den es keinen genau entsprechenden deutschen Ausdruck gibt.

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