Projekte - Projektphase Auftragsklärung

In der Auftragsklärung werden die Ziele beschrieben und eine erste grobe Analyse erstellt.

Die dokumentierten ersten Ergebnisse der Auftragsklärungsphase bilden - nach erfolgter Qualitätssicherung – die Grundlage für die Erstellung von Fach- und DV- Konzepten (Auftrag für Folgephasen).

Die Phase Auftragsklärung endet mit dem Phasenergebnis Projektauftrag.

Die Auftragsklärung dient im Rahmen der weiteren Projektarbeit als Basis für fachliche Anforderungen der Folgephasen.

In der Auftragsklärung werden die Ziele des Projektes aus Sicht der Fachabteilung detailliert definiert. Zusätzlich bringt die IT entsprechende technische Ziele ein.

Für das Projektziel gelten folgende Randbedingungen: Das Projektziel muss eindeutig und allgemein verständlich formuliert sein. Es muss realistisch und mit den vorgegebenen Randbedingungen erreichbar sein. Es darf den Lösungsweg nicht vorschreiben.

Ansätze hierzu können aus dem Projektantrag ermittelt und gemeinsam mit der Fachabteilung vertieft werden. Weiterhin können erste grobe Ist-Beschreibungen erfolgen, Schwachstellen analysiert und Lösungsalternativen konzipiert werden. Die groben Zeit- und Kostenaussagen der Projektantragsphase werden detailliert.

Wesentlichen Aufgaben der Projektphase Auftragsklärung
» Workshops mit beteiligten Fachbereichen
» Zusammentragen aller benötigten Informationen
» Erstellen Entscheidungsvorlage/ Handlungsempfehlungen
» Konkretisierung Projektorganisation und Projektterminplanung
	Ausarbeitung der messbaren Projektziele und Projektinhalte Begrenzung der Projektinhalte Planung von Meilensteinen, Aufwand, Budget

Kontextdiagramm

Als Kontext wird ein Zusammenhang oder das Umfeld einer Handlung bezeichnet. Ein Kontextdiagramm ist ein Übersichtsdiagramm des Systems mit Input und Output (Datenflussdiagramm) sowie eine Auflistung aller beteiligten Partner und Systeme, zu denen es eine Verbindung gibt. Auch Abgrenzung, was zum System bzw. Projekt gehört und oder auch nicht können ein Bestandteil eines Kontextdiagramms sein.

Der Nutzen eines Kontextdiagramms

» Grobe Übersicht fachliches Projektumfeld

Ein Kontextdiagramm sollte grundsätzlich nach fachlichen und technischen Gesichtspunkten getrennt - somit auch unterschieden - werden.

Fachliches Kontextdiagramm

Ein fachliches Kontextdiagramm grenzt den betreffenden Untersuchungsbereich eines Projekts gegenüber seiner Umgebung ab und dient somit als wichtige Kommunikationshilfe zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Das fachliche Kontextdiagramm bildet die Grundlage für das zu erstellende Datenmodell und somit auch für die Schätzung eines Projektaufwandes.

Der fachliche Kontext lässt sich gut innerhalb eines Mind Map oder auch als MS Visio Zeichnung darstellen. Dabei steht das Projekt immer in der Mitte und hat Verbindungen zu allen dargestellten weiteren Artefakten.

Folgende Inhalte sollten dargestellt werden:

» Funktionsstellen (Wichtige zu unterrichtende Bereiche im Unternehmen)

» Organisatorische Einheiten (Beteiligte der Umsetzung oder der Entscheidungsfindung)

» Applikationen (Zu untersuchende Applikationen, die im Kontext eine Rolle spielen könnten)

» Personenkreise (Zur Implementierung der durch das Projekt angestoßenen Veränderung)

» Prozessanalysen (Grobe Untersuchung der wesentlichen Prozesskandidaten)

Praxistipp: Die Leserlichkeit des fachlichen Kontexts wird erhöht, wenn die Verbindungen vom Projekt zu allen dargestellten Inhalten mit einem kurzen Hinweis versehen sind, um welche Art von Verbindung / Datenfluss es sich dabei handelt. Hier macht es gegebenenfalls auch Sinn, die Verbindungen zu nummerieren und in einer Tabelle kurz zu beschreiben.

Technisches Kontextdiagramm

Ein technisches Kontextdiagramm beschreibt die an einem Projekt beteiligten Anwendungen und die Informationsflüsse. Ziel der Verwendung eines Diagramms ist es, ein Verständnis dafür zu erzeugen, welche Informationen zwischen den verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden.

Dabei wird die verwendete Kommunikationsart (asynchron, synchron) und Verbindungsmethode modelliert. Zusätzlich können weitere Elemente, wie zum Beispiel Anwendungskomponenten, Projektgrenzen und Realisierungsstufen, dargestellt werden, wenn diese das Gesamtverständnis fördern.

Ein technisches Kontextdiagramm kann in seiner Grundstruktur auch als Informationsfluss-Diagramm dargestellt werden.

Architekturdiagramm

Ein Architekturdiagramm beschreibt die interne Struktur von in einem Projekt modifizierten oder neu geschaffenen Anwendungen. Dabei werden insbesondere die internen Abhängigkeiten und Schnittstellen aufgeführt. Diese Darstellung ergänzt somit das technische Kontextdiagramm, indem zusätzlich die interne Struktur von Anwendungen sichtbar wird.

Der Nutzen eines Architekturdiagramms

» Darstellung organisatorischer/ technischer Einheiten, Zusammenhänge und Abhängigkeiten

Die Schnittstellen und Interaktionen zwischen organisatorischen und technischen Einheiten müssen (Systemen / Anwendungen) dargestellt werden. Eine geeignete Form für die Darstellung der Struktur einer Architektur ist ein Komponentendiagramm. Eine Komponente ist eine Einheit, die über klar definierte Schnittstellen mit ihrer Umgebung kommuniziert und somit austauschbar ist.

Bei der Erstellung eines Architekturdiagramms sollte zwischen Neuprojekten und Wartungsprojekten unterschieden werden.

Neuprojekte

Wartungsprojekte

Eine neue Applikation wird aufgenommen.

Es ist ein komplettes fachliches Kontextdiagramm erforderlich, bei dem nicht zu ändernde Bereiche gekennzeichnet werden.

Es soll der Umfang des Projekt aufzeigt werden, damit die nicht in das Projekt involvierte Personen einen Überblick erhalten, was die Besonderheiten des Projektes sind.

Dieses können Komplexität, Abhängigkeiten, Technologie, mehrere Organisationseinheiten sein oder nur ein bestimmter Teil eines Kontextdiagramms.

Lösungsalternativen

Für die Umstellung von Prozessen oder für eine Einführung eines Systems gibt es oftmals mehrere Möglichkeiten bzw. Varianten. Ein klassisches Beispiel ist die "Make or buy?" Situation, d.h. soll eine Standardsoftware beschafft werden oder kann der benötigte Funktionsumfang mit der eigenen Softwareentwicklung abgedeckt werden.

Der Nutzen von Lösungsalternativen

» Identifikation der optimalen technischen / fachlichen Lösung

Wenn keine Lösung vorbestimmt ist, müssen in einem Projekt die vorhandenen (Lösungs-) Alternativen mit dem Funktions- und Leistungsumfang sowie dem Grad der voraussichtlichen Zielerreichung bewertet und dokumentiert werden.

Entscheidungsvorlage
» Projektauftrag
	Knappe Formulierung des Projektauftrages
» Ausgangssituation
	Kurze Beschreibung der Ausgangssituation, um Transparenz zu schaffen
» Ziel
	Auflistung der definierten Ziele
» Lösungsalternativen
	Vorstellung der Lösungsalternativen mit kurzer Erläuterung
» Bewertung
	Bekanntgabe der Kriterien und deren Gewichtung unabhängig von Lösungsalternativen
» Entscheidungsempfehlung
	Empfehlung einer Lösungsalternative mit entsprechender Bewertung der Kriterien und einer Kosten-Nutzenanalyse.

Für die Erreichung eines Projektzieles können oftmals verschiedene Lösungsalternativen in Frage kommen. Diese müssen dann im Rahmen des Projektes mit ihren Vor- und Nachteilen beschrieben und bewertet werden.

1. Alternative I	2. Alternative II	3. Alternative III
1.1 Beschreibung	2.1 Beschreibung	3.1 Beschreibung
1.2 Vorteile	2.2 Vorteile	3.2 Vorteile
1.3 Nachteile	2.3 Nachteile	3.3 Nachteile
4 Weiteres Vorgehen
5 Vergleich der Alternativen

Dabei sollten für die Beschreibung der Lösungsalternativen folgende Punkte betrachtet werden:

Erforderliche Ergebnistypen und Angaben

» Textuelle Beschreibung der Lösungsalternative

» Kontextdiagramm

» Auswirkungen auf beteiligte Bereiche

» Infrastrukturplan

» Grobes Datenmodell

» Grobes Prozessmodell

» Umfang des DV-Systems

» Teilsysteme und Stufen

» Restriktionen und Risikobetrachtungen

» Umfang der Zielerfüllung

Folgende Lösungsansätze könnten alternativ betrachtet werden:

Ansätze zur Ermittlung von Lösungsalternativen

» Beibehalten des alten Zustandes

» Sanieren eines bestehenden DV-Systems

» Einsetzen von Standard-Software

» Umsetzen des gesamten Funktionsumfangs durch ein neues DV-System

» Umsetzen eines kleinen Teilumfangs durch ein neues DV- System

» Ändern des organisatorischen Ablaufs (Ablauforganisation)

» Ändern der organisatorischen Struktur (Aufbauorganisation)

Sollte die Entscheidung zugunsten einer Standardsoftware getroffen werden, müssen auch hier mögliche Produkte alternativ betrachtet und bewertet werden, z.B. nach folgenden Eckpunkten:

Einführung und Betreuung

» Unterstützung bei Implementierung vor Ort

» Schulung von Anwendern und Administratoren (zeitnah zur Implementierung)

» Unterstützung bei künftigen Release Wechseln von Applikationen oder Betriebssystem

» Help Desk (Geschäftszeit, Kommunikationsmedium, fester Ansprechpartner), Vor-Ort-Service

Online-Hilfe und Dokumentation

» Online-Hilfe Menü oder Funktion (direkt aus Arbeitsmaske aufzurufen, leicht verständlich)

» Deutschsprachige Dokumentation über alle Funktionen, Reports und Operationen online und papiergebunden in ausreichender Detaillierung vorhanden (Handbücher für Anwender, Administartoren und Programmierer)

» Aktualisierung der Dokumentation bei Änderung, Erweiterung, Releasewechsel

» Anzeige und verständliche Formulierung von Fehlerhinweisen/ Eingabeaufforderungen

» Fehlerverzeichnis mit Hinweisen zur Behebung

Benutzerfreundlichkeit / Anwendungskomfort

» Graphische Nutzeroberfläche (GUI), farbig

» Bedienung per Maus und Short Keys

» Individuelle Gestaltung der Oberfläche möglich (vorhandene Masken modifizieren)

» Oberfläche, Menüs und Befehle in unterschiedlichen Sprachen

» Logische Zuordnung von Funktionen zu Menüs

» Logische Anordnung von Feldern in Masken

» Funktionsketten sind mit permanent sichtbarem Anleitungstext unterlegt

» Plausibilitätsprüfung von Dateneingaben

Handhabung

» Einfaches Log-in / Log-out

» Einfache Orientierung innerhalb des Systems, der Menüs und der Funktionsketten

» Demonstriertes Zeitverhalten bei Eingabe und Abfrage entspricht Produktiv-Version

» Datenvolumen hat keinen Einfluss auf die Performance

» Anbieter präsentiert, welche Aktivitäten die Performance wie beeinflusse

Zukunftssicherheit

» Weiterentwicklung des Systems (Umsetzung von Änderungen gesetzlicher Vorschriften)

» Berücksichtigung von Anregungen der Anwender

» Anwender-Netzwerk (Interessenvertretung, Newsletter, Erfahrungsaustausch)

» Offene Architektur von Hardware / Betriebssystem / Datenbank und Applikation)

Weitere Kriterien

» Demonstrations-Hardware und -Software entsprechen der angebotenen Spezifikation

» Demonstration bestätigt Antworten gemäß Ausschreibung

» Notwendige Systemmodifikationen wurden klar benannt, Dauer und Kosten beziffert

» Anbieter garantiert fehlerfreie Funktion des Systems

Checkliste Kriterien zur Bewertung und Gewichtung von Lösungsalternativen

Die Bewertung von Lösungsalternativen kann anhand von im Vorfeld formulierten und gewichteten Ziele durchgeführt werden.

Kriterium			Gewichtung
Softwaresystem
Softwaresystem
Softwarehersteller
»	Marktpräsenz
		Marktpräsenz aktuell
		Marktpräsenz zukünftig (nächste 5 bis 10 Jahre)
»	Bewertung wirtschaftliches Potential
		aktuell
		zukünftig
»	Bewertung Innovations- und Produktpotential
		aktuell
		zukünftig
»	Marktpräsenz
»	Bewertung Produktplanung (nächste 2 bis 3 Jahre)
»	Strategische Ausrichtung des Softwareanbieters
		Software
		Hardware
		Homogene, durchgängige Architektur
Angaben zum Produkt
»	Anzahl Installationen in vergleichbarem Umfeld
»	Produktbasisstruktur
		Mandantenfähigkeit
		Multimandantenfähigkeit (mandantenübergreifende Funktionen)
		Mehrsprachigkeit
		Nationale Versionen
		Branchenfähigkeit
		Testat
		weitere Zertifizierungen (ISO 9000)
		Modularer Aufbau der Funktionsbereiche
		Online-Integration der Funktionsbereiche
»	Flexible Anpassung an Kundenwünsche
		Benutzerkreisbezogene Standards
		Übernahme von Anpassungen in Standard
		User-Exits
»	Möglichkeit zur stufenweisen Einführung
»	Referenzanwender
		Anwendungsgebiete
		Branche Bank/Leasing
		Lokalitäten
Programm- und systemtechnische Kriterien
»	Steuerung des Anwendungssystems
		Parametrisierung des Systems über Profile batch und online
		Parametrisierung der weiteren Funktionen über Customizing
		Systemüberwachung über Online-Monitoring
		Job- und Jobverwaltungssystem
»	Aufbau von Jobs über Online-Funktion
»	Verkettung von Jobs
»	Ereignisgesteuerter Ablauf der Jobs und Jobketten
»	Datenmanagementsystem
		Speicherbedarf
		Anzahl Bildschirme/User
		Leistungsfähigkeit (Siehe Mengengerüst)
		Stabilität
		Back-up, Recovery und Restart- Fähigkeit
»	Unterstützung durch Anwendungssystem
		Datenkonsistenz aller relevanten Bereiche funktionsabhängig
		Aktualität der Daten aller relevanten Bereiche funktionsabhängig
»	Integration funktionsneutraler Programme
		Textverarbeitung
		Tabellenkalkulation
		Graphische Verarbeitungsmöglichkeiten
»	Entwicklungsumgebung
»	Programmiersprache
»	Endanwenderorientierte Auswertungssprache (Reportgenerator)
»	Maskengenerator
»	Menügenerator
»	Test- und Debugging-Tool
»	Funktionsbibliotheken
»	Prozeduren- und Funktionsbausteintechnik
»	Interpretersteuerung und Kompilierungsmöglichkeiten
»	Case-Tools
		Geschäftsgraphik
		Textverarbeitung/ Formulare
		Optische Archivierung
		EOI-Schnittstellen
		FAX-Schnittstellen
		Workflow-Management
		Mailing-System
		Batchfähigkeit der Online-Transaktionen
»	Batchfähigkeit der Online-Transaktionen
»	Echte Batchfähigkeit
»	Bewältigung des Mengenvolumens in angemessener Zeit
»	Hardware-, Netzwerk- und systemtechnische Kriterien
»	Unterstützte Hardwareplattformen (Client/Server)
»	Unterstützte Zusatzhardware
»	Datensicherungseinheiten
»	Archivierungseinheiten
»	Skalierbarkeit/Ausbaustufen
»	Unterstützung heterogener Systemumgebungen
»	Offenheit
»	Leistungsfähigkeit
»	Anzahl Bildschirme
»	Anzahl Online-User
»	Volumen der Batchverarbeitungen
»	Online-Antwortzeiten
»	Batchdurchsatzraten
»	permanente Systemverfügbarkeit/Stabilität (Ausfallraten)
»	Unterstützung Client/Server-Architektur
»	Unterstützung verteilte Funktionen
»	Betriebssysteme (UNIX, Windows, OS/2)
»	Systemverfügbarkeit/Stabilität
»	Hardware
		Lauffähigkeit
		Mehrere Konfigurations-Stufen möglich
		Kapazitätswachstum möglich
		Aufwärtskompatibel
Mengengerüst
»	Stammdaten
		Sachkonten
		Debitoren
		Kreditoren
		Anlagen
		Kostenstellen/Profit-Center
		Kostenträger
»	Bewegungsdaten
		Buchungsposten pro Monat
		Buchungsposten Online-Spitze
		Buchungsposten Batch-Spitze
		Kostenrechnungseinzelposten pro Monat
		Kostenrechnungseinzelposten Online-Spitze
		Kostenrechnungseinzelposten Batch-Spitze
»	Benutzer
		Benutzer Online im Durchschnitt
		Benutzer Online-Spitze
»	Batchverarbeitungen (Prozesse)
		Prozesse im Durchschnitt
		Prozesse Spitze
»	Technische Einheiten
		Endgeräte
		Drucker
Datenschutz und Datensicherung
»	Berechtigungskontrolle und Zugriffsschutz auf
		Bildschirm-Ebene
		Bildschirmfeld-Ebene
		Programmebene
		Datei-Ebene
		Dateifeld-Ebene
		Menü-Ebene
		Transaktions-Ebene
		Funktions-Ebene
		Kombination einzelner Berechtigungsobjekte auf Benutzer
		Kombination einzelner Berechtigungsobjekte auf Betragsebene
»	Protokollierung unbefugter Zugriffe
»	Historienführung
		Stammdaten
		Bewegungsdaten
		Frei definierbare Objekte
»	Revisionsfähigkeit
		Vier-Augen-Prinzip fur Stammdaten
		Vier-Augen-Prinzip fur Bewegungsdaten
Dokumentation
»	Dokumentation wird in der Landessprache zur Verfügung gestellt
»	Fehlerverzeichnis mit Hinweisen zur Fehlerbehebunq
»	Dokum. wird bei Auslieferung neuer Release-Stände mit aktualisiert
»	Quell-Code wird mit ausgeliefert
»	Dokumentation steht auch online zur Verfügung
»	Handbücher
		für den Anwender
		für die Installation
		für das Rechenzentrum
		für Programmierer
		für Systemadministration
		für Anwendungsbetreuer
		in Fremdsprache verfügbar
Einführung und Betreuung
»	Schulung und Einweisung
»	Unterstützung bei Install., Anpassung, Implementierung
»	Testfirma
»	Unterstützung/Releasewechsel v. System/Anwendsoftware
»	Übernahme- und Restrukturierungsprogramme
		Standard-Migrationsprogramme
		Utilities zur Abbildung von Änderungen der Unternehmensstruktur
»	Customizing-Verfahren für Anwenderspez.
		Abläufe
		Menüs und Masken
		Dateiformate
		Funktionen
		Parametrisierung Auswertungen Batch und Online
Benutzerfreundlichkeit und Anwendungskomfort
»	Benutzeroberfläche
		Menütechnik
		Grafische Benutzeroberfläche (GUI)
		Kompatibel zu Standards
»	Hilfe-Funktionen
		Aufruf über Funktionstaste/Auswahlfeld
		Bezogen auf Menüfunktion
		Bezogen auf Maske
		Bezogen auf Feld
		Bezogen auf Verarbeitung
»	Individuelle Anpassungs- und Gestaltungsmöglichkeiten für
		bestehende und neue Verarbeitungen
		bestehende und neue Masken
		bestehende und neue Menüs
		bestehende und neue Datenstrukturen
		bestehende und neue Formulare
»	Blätterfunktion
»	Nachrichtensystem
»	Parallelmodus
»	Abbruch Dialogverarbeitung durch den Benutzer jederzeit möglich
»	Erfassungshilfen
		Setzen von Vorschlagswerten
		Merken von Daten für Folgeaktionen
		Halten von Daten
		Firmenspezifische Anpassung der Erfassungsbilder
		Bildung und Weiterreichung von Arbeitsvorräten
Vertragsbedingungen
»	Mögliche Vertragsarten
		Kauf (uneingeschränkte Rechte an allen Modulen)
		Miete
		Leasing
		Generalunternehmervertrag
»	Vertragsumfang
		Umfang der Nebenkoste
		Umfang der Garantie
»	Abwicklung des Mengengerüstes
»	Einführungszeitpunk
»	Erwerb einzelner Module möglich
»	Probe-Installation möglich
»	Wartungsvertrag beinhaltet
		Funktionale Erweiterungen
		Anpassung an den Stand der Technik
		Fehlerbehebung innerhalb 4 Stunden
		Hotline Service
		Remote Fehlerdiagnose und -behebung
»	Service und Know-how-Verfügbarkei
		Hotline
		Online Hilfe
		Verfügbarkeit Entwickler
		Informationsveranstaltungen/ Seminare
		Schulungen
		Berater
		Vertriebspartner
		Regionale Verfügbarkeit des Services
Finanz- und Rechnungswesen
Gesetzliche und allgemeine Anforderungen
»	Dokumentation
		Grundsätzliche Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften (GoB)
		Schutzniveau Vertraulichkeit
		Schutzniveau Verfügbarkeit
		Schutzniveau Integrität
		Schutzniveau Authentizität
		Dokumentation des Buchwerks
»	Grundbuch
»	Hauptbuch
»	Bilanz/ GuV
»	Saldenlisten
»	Kontoauszüge
»	Kumulierte Kontenschreibung
»	Unterstützung b. Erfassung und Prüfung d. Buchungsvorgange im Dialog
		Dialogverwaltung f.Fibu-Parameter u. Stammdaten
		Zwangsweises Protokollieren v. Eingaben
		parametergesteuerte Plausibilitatsprüfg. Buchungsdate
		Einsteuern von Buchungstexten
		Übersteuern Stamm/Parametergest. Schlüssel
		Existenzprüfung für Konten, Gegenkonten etc.
		Soll/Haben-Prüfung auf Belegebene
		Kontrollsummenprüfung u. Stapelsummenprüfung
		Zugriff über Matchcodes
		Vier-Augen-Prinzip
»	Stammdaten
»	Bewegungsdaten
»	Hinterlegung der Vertreterregelung
»	Maschinell unterstützte Funktionen
		Fehlerverfolgung (z.B. Fehlerdatei)
		Differenzierte Nummernvergabe für Belege und Stammdaten
»	Nach Stammdatengruppen
»	Nach Geschäftsvorfallgruppen und geschäftsjahresabhängig
		Integration von Nebenbüchern zum Hauptbuch
»	Kreditoren
	Debitoren
»	Anlagen
»	Kostenrechnung/ Controlling
		Maschinelle Buchungsgenerierung und Kontenfindung
»	Umsatzsteuer/Bankensatz
»	Skonto
»	Dauerbuchungen
»	Abschlußbuchungen
»	Abgrenzungen
»	Verteilung von Skontoanteilen auf Organisationsanteilen
»	Fremdwährungsbewertungen
»	Saldovorträge
»	Debitorischer Kreditor/ Kreditorischer Debitor
»	Verrechnungen bei firmenübergreifenden Geschaftsvorfällen
»	Maschinelle Zahlungen
»	Verzinsung
»	Saldenverzinsung
»	Postenverzinsung
»	maschineller Lauf am Jahresende
»	Kursdifferenzen
»	Mahngebühren aus maschinellem Mahnlauf
»	Archivierung und Reorganisation
»	Belege (Buchungs- und Änderungsbelege)
»	Bilanz/GuV
»	Umsatzsteuervoranmeldung
»	AVVV-Meldungen
»	Kontoauszüge
»	Saldomitteilungen mit maschineller Kontenauswahl
»	Vereinfachte Eingabe durch
		Übernahme v. Daten a. Stammsätzen/vor. Buchungen
		Anzeigefunktionen f. erfasste/verarb. Buchungen
		Speichergs/Abrufmöglk. d. Bankverb. f. a. Konten
		Bildauswahl nach Kontengruppen
		Bildauswahl nach Geschäftsvorfallgruppierung
		Referenzierung auf Musterstammsätze
		Referenzierung auf Musterbelege
		Maschinelle Unterstützung von Stornobuchungen