Projekte - Projektänderungsverfahren

Change Request

Das Projektänderungsverfahren ist für den Zeitraum nach Abnahme technisches Design verbindlich. Für den davor liegenden Zeitraum ist das Verfahren nach Abstimmung mit der Projektleitung optional.

Das Projektänderungsmanagement legt fest, wie man Änderungswünsche zu bereits spezifizierten Produktteilen anmeldet und vom Projekt Stellung dazu bezogen wird. Werden Kosten, Termin bzw. Qualität verändert, so trifft das Steuerungsteam die Entscheidung über die Durchführung der Änderung.

Änderungen innerhalb eines Projektes müssen strukturiert durchgeführt werden. Dazu ist es notwendig, sich an einem im Vorfeld definierten Änderungsprozess zu orientieren und in diesem Zusammenhang alle notwendigen Schritte nachvollziehbar zu dokumentieren und vor allem die jeweilige Änderung mit allen betroffenen Bereichen abzustimmen.

Der Nutzen eines Projektänderungsverfahren (Change Request Verfahren)

» Verbindlichkeit und Sicherheit im Umgang mit Change Request

» Kontrollierte Fortschreibung der Arbeitsplanung im Zeitablauf

» Stabile uns valide Planungsgrundlage für Plan-/Ist-Vergleich

» Dokumentation aller Planänderungen

» Nachvollziehbarkeit der getroffenen Entscheidungen

Jeder Änderungswunsch muss schriftlich in einem erfasst und bewertet werden. Zusätzlich empfiehlt es sich eine Gesamtliste der Änderungsanträge zu führen.

Diese Liste sollte folgende Informationen beinhalten:

» Änderungsnummer

» Änderungsbezeichnung (inkl. Hyperlink auf den entsprechenden Änderungsantrag)

» Aufgenommen am

» Status

» ggf. Begründung bei Ablehnung

» ggf. Umsetzung durch

» ggf. Umsetzung bi

Changemanagementprozess

Das Change Management regelt den Umgang mit Änderungen zum aktuell gültigen Planungsstand. Hierbei bestimmen prinzipiell die Art und der Umfang der gewünschten Änderung, wer die Änderungen beurteilt bzw. freigegeben muss.
Sollen Kosten, Termin bzw. die Qualität verändert werden, so trifft und protokolliert in der Regel der Projektlenkungsausschuss die Entscheidung über die Durchführung der Änderung.

Verantwortlichkeiten im Änderungsmanagement

Projektlenkungsausschuss

» Termingerechtes Entscheiden bezüglich Abweichungen bei: Leistung, Kosten, Termin, Qualität

» Entscheidung über Änderungen des Projektauftrages

Projektleitung

» Entscheidung über Änderungswünsche im Projekt und Freigabe geänderte Projektplanung

» Treffen von Sachentscheidungen im Rahmen des übertragenen Budgets

» Eskalation an Projektlenkungsausschuss bei groben Abweichungen vom Plan

» Verantwortlich für die Entscheidungs- und

Teilprojektleitung

» Fachliche Entscheidungen im Rahmen des Teilprojektes

» Eskalation an die Projektleitung bei groben Qualitätsabweichungen

Changeprozess

Im Changeprozess sind folgende Faktoren zu berücksichtigen

» Kosten: Bewertung des geänderten Realisierungsaufwandes

» Nutzen: Abschätzung der wirtschaftlichen Auswirkungen

» Projektinterne Konsequenzen: Abschätzung Änderungen auf Projektplan (Termine, Kapazität)

» Konsequenzen für Projektumfeld: Abschätzung Änderungen auf Umsysteme/ andere Projekte

Ein Change ist ein Prozess, der von einem definierten Zustand in einen anderen führt.

Wesentliche Schritte im Änderungsprozess

1. Projektteam bzw. der Projektleiter spezifiziert den Änderungswunsch als Change Request.

2. Von betroffenen Teilprojektleitern wird grobe Machbarkeit geprüft und im CR festgehalten

3. Fachabteilung spezifiziert den wirtschaftlichen Nutzen

4. Das CR Formular geht zur Freigabe zur Prüfung/ Genehmigung an technischen Projektleiter

5. Nach detaillierter Analyse des Request und Bewertung der Auswirkungen auf die (Teil-)

    Projekte erfolgt eine  Bewertung der Auswirkungen auf das Gesamtprojekt

6. Im Jour Fixe wird über die Freigabe der Änderungen entschieden

7. Nach Freigabe erfolgt eine Neuplanung im Teil- und im Gesamtprojekt

Der Change Prozess (einzelne Prozessschritte)

01. Change-Anforderung formulieren

Vom Change Anforderer werden folgende wesentliche Informationen benötigt: Antragssteller, Datum der Erstellung, Änderungsbezeichnung, IST Zustand und Problemstellung.

02. Sollzustand/ Lösungsansatz beschreiben

Benennung des Zieles der Change-Anforderung und bestenfalls Beschreibung eines Lösungsansatzes. Zur Gegenüberstellung soll – sofern bekannt - hier bereits beschrieben sein, welche Auswirkungen bei Nichtumsetzung zu erwarten sind.

03. Änderung kategorisieren und priorisieren

Ein Change Koordinator legt gemeinsam mit dem Anfordere aus Sicht des Projektes die Kategorie und die Priorität des Change Requests fest.

 

Bei der Kategorien wird unterschieden nach

Regulatorisch

Change Request aus Gesetzen, Verordnungen, MaRisk Anforderungen

Betriebswirtschaftlich

Change Request aus betriebswirtschaftlichen (strategischen, organisatorischen) Gesichtspunkten

IT-Infrastruktur

Change Request an die IT-Landschaft, hinterlegte Workflows, Benutzeroberfläche etc.

 

Bei der Priorität gibt es 3 Abstufungen

» Muss

Change Request muss zwingend umgesetzt werden

» Soll

Es wird empfohlen, dass der Change Request umgesetzt wird

» Kann

Change Request ist optional

04. Betroffene Projekte, Ressourcen , Systeme, Ergebnistypen ermitteln

Die betroffenen Projekte, Ressourcen, Systeme und Ergebnistypen müssen identifiziert werden.

05. Projektinterne Konsequenzen ermitteln

Darlegung der möglichen Auswirkungen (Time, Budget, Quality) auf die Anforderungen, Konzepte, Meilensteine, Ressourcen und Budgetplanungen.

06. Projektexterne Konsequenzen ermitteln

Darlegung der möglichen Auswirkungen (Time, Budget, Quality) auf die Anforderungen, Konzepte, Meilensteine, Ressourcen und Budgetplanungen.

07. Aufwand und Wunsch-/Zieltermin schätzen/ nennen

Schätzung des Aufwandes zur Umsetzung/ Realisierung des Changes in Personentagen (PT) und Nennung des Wunschtermins bzw. des letztmöglichen sinnvollen Zieltermins.

08. Kosten und Nutzen gegenüber stellen

Darlegung / Prognose des zu erwartenden (quantifizierbaren und qualitativen) Nutzens bzw. der zu erwartenden Kosten durch die Umsetzung des Changes.

09. Qualitätssicherung und Validierung des Änderungsantrages

Abhängig vom Umsetzungsaufwand für den Change, wird eine genaue Analyse und gegebenenfalls Aufbereitung der Kosten-Nutzenanalyse durchgeführt. Erfordert der Umfang des Changes die Freigabe durch den Projektlenkungsausschuss, ist eine Entscheidungsvorlage zu erstellen.

10. Priorisierung

Auf der Grundlage wird ein Änderungsantrag im Projekt wie folgt priorisiert:

» Muss

Change Request muss zwingend umgesetzt werden

» Soll

Es wird empfohlen, dass der Change Request umgesetzt wird

» Kann

Change Request ist optional

11. Freigabe

Eine Freigabe für einen Change Request (CR) erfolgt in der Praxis durch:

» Projektleiter

Falls der CR keine projektexterne Konsequenzen nach sich zieht

» Change Manager

Falls keine kritischen Meilensteine, keine Compliance Richtlinien und die Budgetplanung nicht signifikant betroffen sind

» Projektlenkungsausschuss

Falls der CR eine der genannten Grenzen überschreitet oder ein wesentlicher Meilenstein nicht eingehalten werden kann.

12. Plananpassung / Budgetfreigabe

Nach der Freigabe müssen alle tangierten Projektpläne und Projektbudgets angepasst werden

13. Stakeholder informieren

Bevor der Umsetzungsprozess startet sind alle involvierten Stakeholder zu informieren.

Musterformular für die Beantragung eines Change Request (CR)

Projekt:

 

Änderungsnummer:

 

Antragssteller:

 

Aufgenommen von:

 

Datum:

 

Änderungsbezeichnung:

 

Änderungsbeschreibung:

 

Zielsetzung/Begründung:

 

Konsequenz bei Nicht-Änderung:

 

Realisierungsaufwand:

 

Realisierungsdauer:

 

Kosten:

 

Nutzen:

 

Projektinterne Konsequenzen

 

Projektexterne Konsequenzen

 

Freigabe des Projektlenkungsausschusses

 

 

Angenommen:

Begründung:

 

Abgelehnt:

 

 

Datum/Unterschrift Auftraggeber

Datum/Unterschrift Auftragnehmer

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