Projekte - Projektänderungsverfahren

Change Request

Das Projektänderungsverfahren ist für den Zeitraum nach Abnahme technisches Design verbindlich. Für den davor liegenden Zeitraum ist das Verfahren nach Abstimmung mit der Projektleitung optional.

Das Projektänderungsmanagement legt fest, wie man Änderungswünsche zu bereits spezifizierten Produktteilen anmeldet und vom Projekt Stellung dazu bezogen wird. Werden Kosten, Termin bzw. Qualität verändert, so trifft das Steuerungsteam die Entscheidung über die Durchführung der Änderung.

Änderungen innerhalb eines Projektes müssen strukturiert durchgeführt werden. Dazu ist es notwendig, sich an einem im Vorfeld definierten Änderungsprozess zu orientieren und in diesem Zusammenhang alle notwendigen Schritte nachvollziehbar zu dokumentieren und vor allem die jeweilige Änderung mit allen betroffenen Bereichen abzustimmen.

Der Nutzen eines Projektänderungsverfahren (Change Request Verfahren)

» Verbindlichkeit und Sicherheit im Umgang mit Change Request

» Kontrollierte Fortschreibung der Arbeitsplanung im Zeitablauf

» Stabile uns valide Planungsgrundlage für Plan-/Ist-Vergleich

» Dokumentation aller Planänderungen

» Nachvollziehbarkeit der getroffenen Entscheidungen

Jeder Änderungswunsch muss schriftlich in einem erfasst und bewertet werden. Zusätzlich empfiehlt es sich eine Gesamtliste der Änderungsanträge zu führen.

Diese Liste sollte folgende Informationen beinhalten:

» Änderungsnummer

» Änderungsbezeichnung (inkl. Hyperlink auf den entsprechenden Änderungsantrag)

» Aufgenommen am

» Status

» ggf. Begründung bei Ablehnung

» ggf. Umsetzung durch

» ggf. Umsetzung bi

Changemanagementprozess

Das Change Management regelt den Umgang mit Änderungen zum aktuell gültigen Planungsstand. Hierbei bestimmen prinzipiell die Art und der Umfang der gewünschten Änderung, wer die Änderungen beurteilt bzw. freigegeben muss.

Sollen Kosten, Termin bzw. die Qualität verändert werden, so trifft und protokolliert in der Regel der Projektlenkungsausschuss die Entscheidung über die Durchführung der Änderung.

Verantwortlichkeiten im Änderungsmanagement

Projektlenkungsausschuss

» Termingerechtes Entscheiden bezüglich Abweichungen bei: Leistung, Kosten, Termin, Qualität

» Entscheidung über Änderungen des Projektauftrages

Projektleitung

» Entscheidung über Änderungswünsche im Projekt und Freigabe geänderte Projektplanung

» Treffen von Sachentscheidungen im Rahmen des übertragenen Budgets

» Eskalation an Projektlenkungsausschuss bei groben Abweichungen vom Plan

» Verantwortlich für die Entscheidungs- und

Teilprojektleitung

» Fachliche Entscheidungen im Rahmen des Teilprojektes

» Eskalation an die Projektleitung bei groben Qualitätsabweichungen

Changeprozess

Im Changeprozess sind folgende Faktoren zu berücksichtigen

» Kosten: Bewertung des geänderten Realisierungsaufwandes

» Nutzen: Abschätzung der wirtschaftlichen Auswirkungen

» Projektinterne Konsequenzen: Abschätzung Änderungen auf Projektplan (Termine, Kapazität)

» Konsequenzen für Projektumfeld: Abschätzung Änderungen auf Umsysteme/ andere Projekte

Ein Change ist ein Prozess, der von einem definierten Zustand in einen anderen führt.

Wesentliche Schritte im Änderungsprozess

1. Projektteam bzw. der Projektleiter spezifiziert den Änderungswunsch als Change Request.

2. Von betroffenen Teilprojektleitern wird grobe Machbarkeit geprüft und im CR festgehalten

3. Fachabteilung spezifiziert den wirtschaftlichen Nutzen

4. Das CR Formular geht zur Freigabe zur Prüfung/ Genehmigung an technischen Projektleiter

5. Nach detaillierter Analyse des Request und Bewertung der Auswirkungen auf die (Teil-)

Projekte erfolgt eine Bewertung der Auswirkungen auf das Gesamtprojekt

6. Im Jour Fixe wird über die Freigabe der Änderungen entschieden

7. Nach Freigabe erfolgt eine Neuplanung im Teil- und im Gesamtprojekt

Der Change Prozess (einzelne Prozessschritte)

01. Change-Anforderung formulieren
Vom Change Anforderer werden folgende wesentliche Informationen benötigt: Antragssteller, Datum der Erstellung, Änderungsbezeichnung, IST Zustand und Problemstellung.
02. Sollzustand/ Lösungsansatz beschreiben
Benennung des Zieles der Change-Anforderung und bestenfalls Beschreibung eines Lösungsansatzes. Zur Gegenüberstellung soll – sofern bekannt - hier bereits beschrieben sein, welche Auswirkungen bei Nichtumsetzung zu erwarten sind.
03. Änderung kategorisieren und priorisieren
Ein Change Koordinator legt gemeinsam mit dem Anfordere aus Sicht des Projektes die Kategorie und die Priorität des Change Requests fest.

Bei der Kategorien wird unterschieden nach
Regulatorisch	Change Request aus Gesetzen, Verordnungen, MaRisk Anforderungen
Betriebswirtschaftlich	Change Request aus betriebswirtschaftlichen (strategischen, organisatorischen) Gesichtspunkten
IT-Infrastruktur	Change Request an die IT-Landschaft, hinterlegte Workflows, Benutzeroberfläche etc.

Bei der Priorität gibt es 3 Abstufungen
» Muss	Change Request muss zwingend umgesetzt werden
» Soll	Es wird empfohlen, dass der Change Request umgesetzt wird
» Kann	Change Request ist optional
04. Betroffene Projekte, Ressourcen , Systeme, Ergebnistypen ermitteln
Die betroffenen Projekte, Ressourcen, Systeme und Ergebnistypen müssen identifiziert werden.
05. Projektinterne Konsequenzen ermitteln
Darlegung der möglichen Auswirkungen (Time, Budget, Quality) auf die Anforderungen, Konzepte, Meilensteine, Ressourcen und Budgetplanungen.
06. Projektexterne Konsequenzen ermitteln
Darlegung der möglichen Auswirkungen (Time, Budget, Quality) auf die Anforderungen, Konzepte, Meilensteine, Ressourcen und Budgetplanungen.
07. Aufwand und Wunsch-/Zieltermin schätzen/ nennen
Schätzung des Aufwandes zur Umsetzung/ Realisierung des Changes in Personentagen (PT) und Nennung des Wunschtermins bzw. des letztmöglichen sinnvollen Zieltermins.
08. Kosten und Nutzen gegenüber stellen
Darlegung / Prognose des zu erwartenden (quantifizierbaren und qualitativen) Nutzens bzw. der zu erwartenden Kosten durch die Umsetzung des Changes.
09. Qualitätssicherung und Validierung des Änderungsantrages
Abhängig vom Umsetzungsaufwand für den Change, wird eine genaue Analyse und gegebenenfalls Aufbereitung der Kosten-Nutzenanalyse durchgeführt. Erfordert der Umfang des Changes die Freigabe durch den Projektlenkungsausschuss, ist eine Entscheidungsvorlage zu erstellen.
10. Priorisierung
Auf der Grundlage wird ein Änderungsantrag im Projekt wie folgt priorisiert:
» Muss		Change Request muss zwingend umgesetzt werden
» Soll		Es wird empfohlen, dass der Change Request umgesetzt wird
» Kann		Change Request ist optional
11. Freigabe
Eine Freigabe für einen Change Request (CR) erfolgt in der Praxis durch:
» Projektleiter		Falls der CR keine projektexterne Konsequenzen nach sich zieht
» Change Manager		Falls keine kritischen Meilensteine, keine Compliance Richtlinien und die Budgetplanung nicht signifikant betroffen sind
» Projektlenkungsausschuss		Falls der CR eine der genannten Grenzen überschreitet oder ein wesentlicher Meilenstein nicht eingehalten werden kann.
12. Plananpassung / Budgetfreigabe
Nach der Freigabe müssen alle tangierten Projektpläne und Projektbudgets angepasst werden
13. Stakeholder informieren
Bevor der Umsetzungsprozess startet sind alle involvierten Stakeholder zu informieren.