Management Skill - Business Prozess Management

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Business Prozess Management (Geschäfts-prozessmanagement) ist ein auf technische, organisatorische und strategische Aspekte ausgerichteter Ansatz zur systematischen Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Messung, Steuerung, Überwachung, Erhaltung und Verbesserung von bestehenden bzw. neu einzuführenden Geschäftsprozessen. Durch die Einbindung aller Prozessbeteiligten sollen die mit der Unternehmensstrategie abgestimmten Ziele nachhaltig erreicht werden.


Im Rahmen des Business Prozess Management werden zunehmend nicht nur einzelne Prozessfragmente sondern ganzheitliche Geschäftsprozesse (End-to-End Ansatz zur Geschäftsprozessautomatisierung/-digitalisierung) betrachtet.

End-to-End Prozesse (E2E Prozesse) sind funktions- und bereichsübergreifende Geschäftsprozesse, die darauf abzielen, die gesamte Wertschöpfungskette mit einem möglichst hohen automatisierten  Anteil effektiv und effizient zu gestalten, zu steuern und abschließend zu bearbeiten.

Eine hohe Geschäftsprozessautomatisierungsstufe zeichnet sich dadurch aus, dass Funktionen von Geschäftsprozessen in einem möglichst hohen Umfang von Menschen auf maschinelle Systeme übertragen wurden (Teil- oder Vollautomatisierung).

Unter dem Begriff „Automatisierungsgrad“ wird der Anteil von automatisierten Funktionen an der Gesamtfunktion eines Geschäftsprozesses verstanden.

Mit unserem Beratungsmodell liefern wir bei Lösungsfindungen auf strategischen Management Ebenen sowie auch bei operativen Prozessberatungen zur Optimierung und Stabilisierung von betrieblichen Organisationseinheiten ein exklusives Experten- und Fachwissen.

Eine sehr gute Prozessberatung besteht nicht nur aus ausgefeilter Methodik, sondern viel mehr auch aus der Philosophie für unsere Kunden stets passende Lösungen zu finden, deren er sich selbst bewusst wird und mit denen er sich nachhaltig identifiziert.

Business Prozess Beratung auf Management Ebene

Die Rolle des Beraters zielt auf ein Benchmark orientierte Geschäftsprozessneugestaltung und / oder Geschäftsprozessoptimierung, bei der nach einem diagnostizieren der Situation vielfach entsprechend Maßnahmen zur Qualitätsverbesserungen und Prozessvereinfachungen im Fokus stehen. Der Grundpfeiler dieses Prozessberatungsansatzes ist der Aufbau einer helfenden Beziehung zwischen dem Berater und seinem Kunden.

Business Prozess Beratung auf Organisationsentwicklung Ebene

Die Rolle des Beraters besteht darin über Problemlösungskonzepte basierend auf den Prozessberatungsansatz „Hilfe zur Selbsthilfe“ in Zusammenarbeit mit dem Kunden die Geschäftsprozesse (z.B. Kommunikation, Analyse von Entscheidungsprozessen) so zu durchleuchten, dass diese bei Bedarf die erkannten Probleme (z.B. aufgabenorientierte Steigerung der Leistungsfähigkeit von Organisationen, Lösung von interpersonellen Problemen) auch selbstständig angehen und lösen können.

Business Prozess Beratung als Vorgehensmodell

Ein Business Prozess Beratung ist grundsätzlich auf die jeweilige Anforderung des Kunden individuell auszurichten.

 

Bei einer Business Expertenberatung kauft sich der Kunden Skills ein, auf die er selbst nicht zugreifen kann. Folglich wird bei diesem Prozessberatungsansatz dem Kunden empfohlen, was er tun kann.

 

Bei einer Business Analyseberatung prüft der Berater bei diesem Prozessberatungsansatz, in den etwas nicht in Ordnung ist oder scheint, definiert die Ursache und findet die Bereiche heraus, die bei der Behandlung des Problems in Fokus stehen müssen.

 

Bei einer Business Prozessberatung wird der Kunden aktiv in den Prozess mit einbezogen. Welche Art von Verbesserung nötig ist, wird hier gemeinsam erarbeitet. Das Wissen zur Lösung ist beim Kunden vorhanden.

Die zentrale Ausgabe des Business Prozess Management ist es im Unternehmen durch einen wissenschaftlichen und praxisorientierten Ansatz eine erhöhte Effektivität, eine gesteigerte Effizienz sowie eine verbesserte Kostentransparenz zu erreichen.

Auf einen kurzen Nenner gebracht wirkt sich ein vernetztes und durchgängiges prozessorientiertes Denken nicht nur auf die organisatorische Prozessgestaltung sondern auf die betriebswirtschaftliche Steuerung eines Unternehmensgeschehens aus.

Ein Geschäftsprozess ist ein unter Einbezug von Lieferanten und Kunden mehrfach wiederholbarer ressourcenverbrauchender Prozessablauf, dessen Anfang und Ende definiert ist.

 

Hierbei wird eine logisch zusammenhängende Folge von inhaltlich abgeschlossenen funktions- und organisationsübergreifenden Aktivitäten (=  kleinste Einheit innerhalb eines Prozesses bzw. einzelne Arbeitsschritte innerhalb eines Prozessmodells) miteinander verbunden, um den bestimmten Zweck zu erfüllen oder das fixierte Ziel/ Ergebnis zu erreichen.

Ein Business Prozess Management hat also zur Aufgabe, die bestehenden und neuen Geschäftsprozesse so zielorientiert zu modulieren, dass der für das Unternehmen geschaffene Mehrwert auch gleichzeitig den Wert der Leistung für den Kunden erhöht.


Das Business Prozess Management stellt somit auch die Basis für eine kundenorientierte Unternehmensführung dar.

Mögliche Handlungsoptionen eines Business Prozess Management

» Standardisierung des Dienstleistungskatalog/ Produktkatalog

» Definition Standards und Ausnahmen für die Prozesse

» Definition Qualifikationsanforderungen

» Definition Schnittstellenanforderungen

» Definition erwartete Ergebnisse und Verantwortlichkeit

» Definition Kennzahlen zur Steuerung der Leistungserbringung

» Vereinbarung von Service Level Agreements (SLAs)

» Erfassung Kennzahlen auf Abteilungs- und Prozessebene

» Entwickeln von Werkzeugen (Checklisten, einheitliche Vordrucke, …)

» Schaffung einer Transparenz für Zeittreiber

» Erhöhung STP Rate, Messung von Effizienz und Fehlerquoten

» Überprüfung bestehender Informationssysteme auf Prozessunterstützung

» Optimierung wertschöpfender Tätigkeiten, Vermeidung von Blindleistung

» Entwicklung zur selbstlernenden Organisation (Erfahrungssicherung)

Eine konsequente Prozessorientierung führt bei einem Unternehmen grundsätzlich zu einer Verlagerung von Befugnissen in niedrigere Hierarchieebenen. Für die einzelnen Mitarbeiter bedeutet es, dass sie größere Entscheidungsfreiräume und gleichzeitig mehr Verantwortung übertragen bekommen.

Die Mitarbeiter erhalten auch mehr Einblicke in vor- und nach gelagerte Tätigkeiten, wenn bisherige funktionelle Trennungen zu einer prozessualen Bündelung von zusammengehörigen Aufgaben führen.

Für ein Unternehmen und für deren Mitarbeiter bedeutet dieses meist tiefere – oft mit Unsicherheiten verbundene - Einschneidungen der bisher in der Praxis gelebten Gewohnheiten. Ein Business Prozess Management muss insofern immer im Auge behalten, dass größere Maßnahmen auf der operativen Ebene immer im Gleichschritt mit passgenauen Maßnahmen auf der strategischen Ebene abgestimmt sind.

In der Planungsphase geht es darum existierende Prozesse zu identifizieren und deren Regeln für die tatsächlichen Geschäftsprozessabläufe zu dokumentieren.

Geschäftsprozessabläufe sind Tätigkeiten in einem Prozess, die durch Personen und/ oder Systeme ausgeführt werden.

Die Geschäftsprozessmodellierung kann zunächst entweder als eine formlose Aufzeichnung oder gleich in standardisierten Modellierungssprachen (z.B. Unified Modeling Language = UML) erfolgen.

UML Strukturdiagramme

UML Verhaltensdiagramme

Klassendiagramm

Aktivitätsdiagramm

Kompositionsstrukturdiagramm

Anwendungsfalldiagramm (Use Case)

Komponentendiagramm

Interaktionsübersichtsdiagramm

Verteilungsdiagramm

Kommunikationsdiagramm

Objektdiagramm

Sequenzdiagramm

Paketdiagramm

Zeitverlaufsdiagramm

Profildiagramm

Zustandsdiagramm

Grundsätzlich sollten jedoch Prozessdaten laufender und abgelaufener Prozesse systematisch in einer sogenannten Prozessdatenbank gepflegt und verwaltet werden.

Die verifizierten Analysen und Dokumentationen der Geschäftsprozesse sind in Verbindung mit den angestrebten Zielerreichungen (Kosten, Zeit, Qualität) für die weitere Planung und spätere Prozessumsetzung eine wichtige Grundlage.

Mögliche Kennzahlen von klar abgrenzbaren Business Prozessschritten

Durchlaufzeit

Zeitbedarf einer kompletten Prozessdurchführung

Technik

Liegezeit

Zeiten ohne Prozessaktivitäten

Technik

Einarbeitungszeit

Zeitbedarf von neuen Prozessbeteiligten

Zeitbedarf aufgrund eines Aufgabenwechsels

Mensch

Mensch

Bearbeitungszeit

Benötigte Zeit für die Erledigung einer Aufgabe

Mensch

Prozess Management als Führungskonzept zur kontinuierlichen Prozessverbesserung

Ein Business Prozess Management integriert Führung, Prozesse und Struktur und Controlling, um eine zielgerichtete Steuerung und unternehmerische Leistungssteigerung zu erreichen. Eine Prozessorganisation kann daher sinnvoller weise nur über einem Top-down Ansatz implementiert werden.

„Eine Fehlervermeidung kostet weniger als eine Fehlerbehebung!"


Hauptziele Business Prozess Management

» Kostenreduzierung

» Qualitätsverbesserung

» Effizienzerhöhung

» Zeitreduzierung

» Transparenzverbesserung

» Flexibilitätserhöhung

Prozessmodellierung via Business Process Model and Notation

Business Process Model and Notation (BPMN) ist ein standardisierter Ansatz, um technische Geschäftsprozesse in einem bestimmten Detaillierungs- und Qualitätsgrad zu erfassen und dieses anschließend nach einheitlich vorgegeben Modellierungsrichtlinien zu gestalten, auszuführen, zu dokumentieren, zu messen, zu überwachen sowie zu steuern.

Unter einem Geschäftsprozess wird hierbei eine in einem logischen Zusammenhang stehende Verknüpfung von inhaltlich abgeschlossenen funktions- und organisationsübergreifenden Aktivitäten bzw. ablaufenden Arbeitsschritten, die ein definierten Anfang und ein definiertes Ende haben, verstanden.

Gängige Symbole BPMN 2.0 (Überblick über wichtigste Modellierungselemente)

Bekanntlich sagt ein Bild mehr als tausend Worte. Dieses gilt auch für Diagramme zur Darstellung von technischen Geschäftsprozessen. Üblicherweise werden jedoch in der Softwareentwicklung UML Diagramme (Aktivitätsdiagramme, Flussdiagramme etc.) verwendet, die für Fachabteilungen oft zu technisch und damit zu unverständlich sind.

BPMN ist eine leicht erlernbare Modellierungsmethode, die - ergänzend zur grafischen Modellierungssprache ULM (Unified Modeling Language) - zwischen den Repräsentanten der IT- und Fachbereichen hilft eine gemeinsame verständliche Sprache zu finden.

Startereignis

Ein Prozess enthält immer (mindestens) einen definierten Anfang. Der Start des Ereignisses kann durch unterschiedliche Varianten (z.B. Eingang einer Nachricht) ausgelöst werden.


Endereignis

Ein Prozess enthält immer (mindestens) ein definiertes Ende. Der Abschluss des Prozess kann durch unterschiedliche Varianten ausgelöst werden. Wenn ein Prozess unterschiedliche Endzustände erreichen kann, müssen hierfür mehrere Endereignisse vorgesehen werden.


Aktivität

Eine Aktivität beschreibt eine Tätigkeit innerhalb von Prozessen. Bei der Modellierung von Aktivitäten kann man via Ergänzung des Symbols leicht erkenntlich zwischen Benutzeraktivitäten, automatische Aktivitäten und Regelwerke unterscheiden.


Kontrollfluss

Ein Kontrollfluss zeigt den Verlauf innerhalb eines Prozesses an. Der Arbeitsablauf wird auch als Workflow bezeichnet und ist als eine definierte Abfolge von Aktivitäten in einem Arbeitssystem zu verstehen.


Entscheidungsraute (Gateway)

Eine Entscheidungsraute dient dazu, im Prozessablauf alternative Prozesspfade darzustellen, deren Weiterverfolgung in Abhängigkeit der Entscheidung steht.

Die gewünschte Prozessverzweigung kann man grafisch durch eine leicht abweichende Kennzeichnung des Symbols zwischen XOR Gateway (nur einer der ausgehenden Pfade kann verfolgt werden), parallelen Gateway (es werden immer alle ausgehenden Pfade weiterverfolgt) und inklusiven Gateways (es werden je nach Bedingung einer oder mehrere Pfade weiterverfolgt) unterscheiden. Wenn ein Prozessfluss an einer Stelle verzweigt, muss er an anderer Stelle mit demselben Verzweigungstyp wieder zusammengeführt werden.

Via ereignisbasierte Gateways („Wenn – dann Bedingungen“).lassen sich auch Konstellation anzeigen, in den die Pfade in Abhängigkeit von eingehenden Ereignissen weiterverfolgt werden.

Eine komplexe Entscheidungslogik an Gateways sollte jedoch sinnvoller über ein vorgelagertes Regelwerke abbildet werden.

Exkurs: Oder Verzweigung

Eine „Oder Verzweigung“ zeigt an, dass nach der Verzweigung genau eine Sequenz bis zur Zusammenführung gültig ist. Alle Sequenzen, die an den anderen Pfad der Oder Verzweigung anknüpfen, werden nicht durchlaufen.

Exkurs: Und Verzweigung

Eine „Und Verzweigung“ zeigt an, dass alle Sequenzen bis zur Zusammenführung parallel durchlaufen werden. Die einzelnen Sequenzen müssen daher zur Vermeidung eines gegenseitigen Blockierens unabhängig voneinander sein. Die Sequenz hinter der Zusammenführung synchronisiert erst, wenn alle parallelen Sequenzen abgearbeitet wurden.


Anmerkung

Datenobjekt

Ein Datenobjekt steht für wichtige Informationen, die im Kontext des Prozesses verarbeitet oder erstellt werden sollen. Hierbei kann es sich sowohl um digitale Daten als auch um physische Objekte (z.B. Papierdokumente) handeln.


Anmerkung

Fehlerereignisse

Im Prozessmodell sind bei ausführbaren Prozessen mögliche Fehler und ihre Behandlung explizit mit zu modellieren (Durchlauf von generischen oder spezifischen Fehlerpfad zwecks Aussteuerung an eine manuelle Sachbearbeitung).


Vereinfachte Darstellung eines nach BPMN 2.0. modellierten Geschäftsprozesses

Eine Modellierung erfolgt grundsätzlich von links nach rechts.

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