Rollen Skill - Business Prozess Manager

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Ein Business Prozess Manager unterstützt auf strategischer und operativer Ebene alle prozessualen Geschäftsabläufe eines Unternehmens mit dem Ziel, durch verschiedene Potentialanalysen und Modellierungsansätze die Struktur und Leistung der Prozessablauffolge kontinuierlich - beispielsweise durch Automatisierung und Standardisierung – effizient, effektiv und unternehmenskonform zu verbessern.


Wenn die Optimierung von Business Prozessen auf das Erreichen von strategischen Zielen (z.B. Verbesserung der Kundenzufriedenheit) ausgerichtet wird, bedeutet dieses, dass darauf auch die gelebte Unternehmenskultur in Einklang zu bringen ist.

Häufig setzen aber auch Fach- und IT- Abteilungen eines Unternehmens zwecks Erzielung eines (Gesamt-) Ergebnisses ein Integrationsprojekt auf, weil auf operativer Ebene die fachlichen und technischen Prozesse in der Regel in gegenseitiger Abhängigkeit ausgeführt werden und jeweils genau spezifizierte Aufgaben zu erfüllen haben.

Nicht die Intervention als solches bringt oft Entscheidendes, sondern das Timing des Einsatzes. Fehler wird es hierbei immer mal geben, sie können aber als wichtigste Quelle neuer Erkenntnisse genutzt werden.

In der Rolle eines Business Prozess Manager bieten wir bei der Erhebung, Gestaltung, Dokumentation und Umsetzung von auditierten Geschäftsprozessen eine vollumfänglich methodisch beratende und koordinierende Unterstützung an.

Unsere Prinzipien sorgen dafür, dass die Macht des prozessualen Know-Hows beim Kunden belassen wird, denn es soll keine Abhängigkeit zum Business Prozess Manager entstehen. Vielmehr fördern wir eine Beziehung, bei der der Kunde eine Lösung für sein Problem finden und auch – wenn gewünscht - die Verantwortung für die Umsetzung der Lösung tragen kann.

Im Wesentlichen geht es hier um:

Unser grundsätzliches Rollenverständnis, exemplarisch aufgeführt

» Prozessexpertise auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten

» Festlegung Prozessrahmenwerk

» Koordinierung und Steuerung von Aufgaben/ Aktivitäten auf allen Prozessebenen

» Besitz einer notwendige Autorität für kontinuierliche Geschäftsprozessweiterentwicklung

» Methodischer Einsatz eines Nichtwissens (Zweck: Wo liegt das Veränderungspotential?)

» Ausarbeitung von Lösungsvorschlägen und alternative Handlungsoptionen

» Einführung geeigneter Erfolgsindikatoren (Kennzahlen, Messgrößen, Messmittel)

» IST Geschäftsprozesse und Serviceschnittstellen erheben, aufnehmen und analysieren

» Anforderungen an eine Prozessdokumentation analysieren

» Dokumentationsstandards und Richtlinien für erforderliche Aktualisierung festlegen

» SOLL Prozessanforderungen identifizieren, skizzieren  notwendigen Anpassungen

» SOLL IT Prozesslandkarte gestalten und abstimmen, Erstellung Prozesssteckbriefe

» SOLL Prozessziele planen

» SOLL Prozess planen

» Identifikation notwendiger Anpassungen für künftige Geschäftsprozessmodelle

» SOLL Prozess gestalten (Modellierung Design)

» SOLL Prozess validieren

» Information und Motivation Prozessmitarbeiter, Sicherstellung notwendiger Schulungen

» SOLL Prozesse freigeben/ Einführung neuer Prozesse in die Betriebsorganisation

» Festlegung und initiale Erhebung (Messung) von SOLL Prozesskennzahlen (= Teile eines

   definierten Prozesses)

» Auswertung von SOLL Prozesskennzahlen zur Ermittlung der Zielerreichung (Erfolgskontrolle)

» Review SOLL Prozesseinführung auf Basis erhaltenen Erkenntnisse

» Kontinuierliches Prozess Controlling im Rahmen des Regelbetriebs durchführen

» Kontinuierliche Erarbeitung von Prozessverbesserungsvorschlägen

» Bewertung Prozessverbesserungsvorschläge/ Prozessverbesserungsmaßnahmen

» Entscheidung über Anpassungsbedarf der neuen SOLL Prozesse

» Ggf. Planung Überarbeitung neues SOLL Prozessdesign

Genauer beschrieben obliegen dem Business Prozess Manager die vielfältigsten Aufgaben und Aktivitäten. Die Basis hierfür bildet stets die Aufnahme und funktionale Analyse von IST Geschäftsprozessen sowie die Sichtung von vorhandenen IST Prozessdokumentationen.

Die erhobenen Standard Prozessmodelle und IST Prozesse sind dann hinsichtlich einer weiteren (logisch sinnvollen) Verwendbarkeit zu validieren. Dieses kann beispielsweise erfolgen, indem der Business Prozess Manager mit den betroffenen fachlichen Ansprechpartnern Interviews durchführt. Wichtig ist auch, dass hierbei möglicherweise bisher nicht dokumentierte IST Geschäftsprozesse identifiziert und im Anschluss daran zeitnah nachdokumentiert werden.

Prozessdokumentationen müssen qualitativ und quantitativ die vom Business Prozess Manager verbindlich festgelegten Dokumentationsstandards erfüllen. Der jeweilige Erfüllungsgrad dieser schriftlich fixierten Prozessdokumentationsvorgaben wird vom Business Prozess Manager analysiert.

Solle die Prüfung an eine Prozessdokumentation zu dem Ergebnis führen, dass die internen und/ oder externen Anforderungen nicht ausreichend erfüllt werden, wird auch hier eine zeitnahe Nachbesserung der bisherigen Prozessdokumentation erforderlich.

Für die Identifizierung von SOLL Prozessanforderungen bedarf bei IST Prozessen es einer priorisierenden Erhebung von Stärken- Schwächen Profilen.

Der Business Prozess Manager gestaltet die ZIEL Prozesslandschaft und beschreibt für die Modellierung von SOLL Prozessen nicht nur die hierfür erforderliche Aktivitäten, Arbeitspakete, Rollen und Verantwortlichkeiten sondern grenzt auch den Modellierungsumfang durch Identifizierung von Schnittstellen - bei Bedarf auch anhand der Validierung von Fallbeispielen - zu anderen Prozessen ab.

Mit einer qualitätsgesicherten Freigabe von SOLL Prozessen geht auch die Notwendigkeit einer vorbereiteten Einführungsplanung (u.a. Abschätzung Schulungsbedarf, Planung Schulungsmaßnahmen und -termine, Vorbereitung Schulungsunterlagen) sowie eine angemessene Publikation (Planung und Durchführung von zielgruppenorientierten Infoveranstaltungen etc.) der künftigen SOLL Prozesse einher.

Insbesondere stellt der Business Prozess Manager sicher, das vor der Überführung von SOLL Prozessen in die Produktion rechtzeitig ausreichende Schulungsmaßnahmen (Erfolgsmessung anhand von Befragungen möglich) durchgeführt wurden.

Empfehlenswert ist es auch, dass der Business Prozess Manager während der Prozesseinführungsphase für die Bereitstellung von dedizierten Ansprechpartnern für das Aufnehmen von Rückmeldungen und für die Sammlung von mitgeteilten Erfahrungen (Feedback) sorgt.

Selbiges gilt für eine fortlaufende Beobachtung der neuen SOLL Prozesse (Prozessreview, Stärken- und Schwächenanalyse) sowie für eine regelmäßige Messung der Zielerreichungsgrade um bei Bedarf (z.B. Nichteinhaltung von Kennzahlvorgaben, höheres Reklamationsaufkommen etc.) rechtzeitig abhelfende Maßnahmen ableiten zu können.

Des Weiteren sollten neue SOLL Prozesse stets auch hinsichtlich neuer Compliance- und Risiko Managementanforderungen überprüft werden.

Unser Rollenverständnis lässt sich bei Bedarf auf weitere Prozess Rollen wie folgt spezifizieren:

Prozessmanagement Leiter

In dieser Rolle verankern wir methodisch eine prozessorientierte Steuerung, die im Einklang zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens steht. Wir stellen sicher, dass sich im Unternehmen eine nachhaltige Prozessorientierung im Unternehmen als zentraler Erfolgsfaktor der wert- und kundenorientierten Ausrichtung etabliert.

Im Wesentlichen geht es hier um:

Unser grundsätzliches Rollenverständnis, exemplarisch aufgeführt

» Transformation Unternehmensstrategie in das Prozessmanagement

» Definition Prozessmanagementstrategie sowie deren Zielableitung

» Definition Methodenstandards, Entwicklung Prozessmodell, Gestaltung Change Prozesse

» Aufbau prozessorientierte Organisation, Koordination Prozesse, Einhaltung Compliance

Prozessmanagement Berater

In dieser Rolle begleiten wir im Prozessmanagement alle relevanten Führungsrollen und unterstützen den Aufbau und die Einführung methodischer Bestandteile des Prozessmanagement. Wir stellen neben der inhaltlichen Modellierung auch in Rahmen der eine zielorientierte Durchführung einzelner Prozesse sicher.

Im Wesentlichen geht es hier um:

Unser grundsätzliches Rollenverständnis, exemplarisch aufgeführt

» Konzeptionen: prozessspezifische Prozessmanagementmethoden, organisationsspezifische

   Aufbauorganisation, Durchführung von Veränderungsprojekten

» Aufstellung von Projektplänen und Begleitung der Umsetzung

» Analyse Leistungsschwachstellen, Erarbeitung Lösungsansätze und  Verbesserungspotenziale

» Optimierung von Prozessen mit Fokus auf klare Prozessziele

Prozessmanagement Assistent

In dieser Rolle unterstützen wir mit entsprechenden Fachkenntnissen als „rechte Hand“ Prozessmanager sowie Prozessverantwortliche bei der Durchführung aller Aufgaben. Wir stellen die Einhaltung von methodischen und inhaltlichen Vorgaben der jeweiligen Prozesse sicher.

Im Wesentlichen geht es hier um:

Unser grundsätzliches Rollenverständnis, exemplarisch aufgeführt

» Erhebung und Dokumentation aller Prozessinformationen

» Beschreibung und Modellierung von Prozessen

» Auswertung von Prozessleistungen

Prozessmanagement Koordinator

In dieser Rolle übernehmen wir die Nahtstelle zwischen den Fach- und IT Bereichen für den Transfer von fachlichen zu den technischen Prozessmodellen. Wir verfügen über sehr gute Kenntnisse im Anforderungsmanagement und stellen eine gegenseitige Schnittstellenintegration sicher.

Im Wesentlichen geht es hier um:

Unser grundsätzliches Rollenverständnis, exemplarisch aufgeführt

» Prozessuale Schnittstelle zwischen Fach- und IT Bereiche

» Transfer fachliches Prozessmodell in technisches Prozessmodell

Prozessmanagement Coach

In dieser Rolle coachen wir alle vom Prozessmanagement zugeordneten Rollen. Wir stellen eine effektive und effiziente Umsetzung der vordefinierten Rollenaufgaben sicher.

Im Wesentlichen geht es hier um:

Unser grundsätzliches Rollenverständnis, exemplarisch aufgeführt

» Überprüfung der Einhaltung einer vorgegebenen Prozessmanagement Methodik

» Weiterentwicklung der Prozessmanagement Methodik (Rollenkonzept, Prozessregeln)

» Coaching der Prozessmanagementverantwortlichen bei der Erfüllung Ihrer Rollenaufgaben

» Koordination von Prozessnahtstellen, inhaltliche Diskussionen mit Prozessverantwortlichen

» Einbringen von Vorgehensmodellen und Methoden des Veränderungsmanagement

Prozessverantwortlicher

In dieser Rolle verantworten wir eine strategische und zielorientierte Steuerung von Prozessen und koordinieren für die Prozesssteuerung alle benötigten Ressourcen. Wir stellen zudem für die Erfolgsmessung der Prozessleistung eine geeignete Auswahl von nachhaltigen Kennzahlen sicher.

Im Wesentlichen geht es hier um:

 

Unser grundsätzliches Rollenverständnis, exemplarisch aufgeführt

» Strategische Prozesssteuerung

» Planung und Sicherstellung der Ausführung der Prozessleistung 

» Aufbau und Ausführung eines funktionsfähigen Prozesscontrolling

» Kompetenz- und Ressourcenplanung

Prozessbeteiligter

In dieser Rolle verantworten wir mit einer methodischen und prozessorientierten Denk- und Arbeitsweise die auf eine konsequente Wert- und Kundenorientierung ausgerichtete Prozessausführung von allen im Prozess beschriebenen Tätigkeiten. Wir verfolgen permanent das Ziel einer stetigen Verbesserung aller Prozessschritte und stellen eine zielorientierte Leistungsausführung sicher.

Im Wesentlichen geht es hier um:

Unser grundsätzliches Rollenverständnis, exemplarisch aufgeführt

» Mitgestaltung von Soll Prozessen im eigenen Prozessumfeld unter Einsatz aller

   definierten Prozessmethoden und Prozessdokumente

» Umsetzung der Kundenanforderungen in der Prozessausführung

» Permanente Verbesserung und Messung der konkreten Prozessleistung

Prozesscontroller

In dieser Rolle unterstützen wir zielorientiert als Berater insbesondere aller Führungsrollen im Prozessmanagement und begleiten die strategische Steuerung des Prozessmodells. Wir unterstützen zudem die effiziente Durchführung aller operativen Prozesse. Wir stellen sicher, dass das Prozesscontrolling ordnungsgemäß geführt wird.

Im Wesentlichen geht es hier um:

Unser grundsätzliches Rollenverständnis, exemplarisch aufgeführt

» Aufbau leistungsfähige Reporting Systeme und effizientes Prozess Reporting

» Begleitung der strategischen Festlegung von Prozesszielen und Kennzahlen

» Beratung hinsichtlich Koordination und Zielerreichung aller Prozesse

Prozessauditor

In dieser Rolle unterstützen wir mit einem Fokus auf eine disziplinierte Einhaltung aller verabschiedeten und zu berücksichtigenden Prozessanforderungen und prüfen systematisch die Prozessausführungen auf Schwachstellen. Wir stellen somit eine zielorientierte und effiziente Prozessausführung auch aus rechtlicher Perspektive sicher.

Im Wesentlichen geht es hier um:

Unser grundsätzliches Rollenverständnis, exemplarisch aufgeführt

» Prüfung und Durchsicht aller Prozessdokumentationen

» Bewertung der methodischen und inhaltlichen Prozesseffizienz anhand von Reifegradmodellen

» Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen zur Prozessausführung

» Einhaltung von Compliance Anforderungen sicherstellen

Hinweis: Unter Reifegrad ist der Grad der Prozessverbesserung in einem vordefinierten Prozessgebiet zu verstehen, in dem alle spezifischen Ziele erreicht werden.

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Datenschutz by Hettwer UnternehmensBeratung GmbH: Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), Übermittlung personenbezogener Daten, Bankgeheimnis, Datenschutzbeauftragte; Daten Transport, Lagerung & Vernichtung
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