Management Skill - Migration Management

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Eine Migration ist eine im Bereich der Hardware und/ oder Software wesentliche (Teil-) Veränderung einer vorhandenen Systemlandschaft.

Eine Hardware ist eine mechanische und elektronische Ausrüstung eines Computersystems.

Eine Software ist ein von einem Prozessor ausgewertetes und gesteuertes ausführbares Programm für die Erledigung von Aufgaben.


Die nachfolgenden Beschreibungen beziehen sich ausschließlich auf den Bereich der Software Migration, genauer auf den komplexeren Bereich der ablösenden Migration.

Eine ablösende Migration ist durch gravierende Systemänderung - beispielsweise aufgrund von Änderungen der Datenstruktur, Datenhaltung, Benutzerfunktionalitäten oder Gesamtfunktionalität – geprägt und kann grundsätzlich auf zwei verschieden Wegen durchgeführt werden.

Ein Softwaresystem ist eine Bündelung von Anwendungsprogrammen, die nicht getrennt voneinander lauffähig sind.

Bei einer Stichtagsumstellung erfolgt der Prozess der Umsetzung der Migration mit einem zeitlich geringen Abstand; um den parallelen Betrieb von Alt- und Neusystemen zu vermeiden ideal am selben Tag.

Eine schrittweise Migration in Stufen verfolgt das Prinzip einer logisch zusammenhängenden Aufteilung komplexer und Komponenten in einzelne beherrschbare Aufgaben und voneinander abhängigen Funktionen.

Es ist hier von einem in mehreren Phasen unterteilten längeren Umstellungszeitraum auszugehen, der das Risiko des Vorhabens überschaubar macht.


Bei dieser Art des Migration Vorgehens ist eventuell ein Parallelbetrieb notwendig, etwa dann wenn ein Altsystem nacheinander durch zwei Teilsysteme ersetzt werden soll.

Beide Migration Vorgehensweisen haben Vor- und Nachteile, die im Rahmen einer Migrationsplanung abzuwägen sind.

Eine der zentralen Aufgaben der ablösenden Migration ist eine möglichst funktional integrierte – und damit reibungslose - Einbindung verschiedener Komponenten und (Teil-) Systeme in die vorhandene IT Systemumgebung.

Ziele einer Migration

» Notwendige Erweiterung Bestandssoftware (z.B. Schwachstellen, neue Rechtsprechung)

» Verbesserter Usernutzen durch Erweiterung eines Funktionsumfangs

» Verbesserte Integration in die vorhandenen IT Systemlandschaft

» Verringerung der laufender Betriebskosten (z.B. Wartungsaufwand)

» Erhöhung der Produktivität

» Einhaltung strategischer Vorgaben

Die jeweiligen Ziele einer Migration müssen stellen die Grundlage für die Auswahl einer künftigen Software dar und müssen von daher gewichtet und priorisiert werden.

Eine Migrationsplanung ist einer Projektstartphase zuzuordnen und beschäftigt sich vorrangig mit der Projekteingrenzung (Problemdarstellung, Zielformulierung), strategischer Planungsmethoden und der Projektvorstellung.

Darauf folgend beginnt die Phase der Anforderungsanalyse, die auf Basis einer IST - und Schwachstellenanalyse die Erstellung eines Soll-Konzeptes verantwortet.

Schritte einer IST - Analyse

Vorbereitung

» Erstellung Prüflisten, Fragebögen etc

» Auswahl Interviewpartner bei den betroffenen Anwendern

» Zuordnung Analysten zu Interviewpartnern

Durchführung

» Erfassung von wirtschaftlichen und strategischen Rahmenbedingungen

» Erfassung eingesetzte Software (Version, Plug-Ins, Eigenentwicklungen,
  
Komponenten, Funktionalitäten, Datenformate)

» Feststellung von Problemen und Funktionslücken

Auswertung

» Erkenntnisse konsolidieren und strukturieren

» Erstellung Liste mit (Mindest-) Anforderungen an die Basisfunktionalitäten

» Erstellung Liste mit spezifischen Zusatz-Anforderungen

Die wichtigste Anforderung für den Einsatz einer neuer Software ist die funktionale Eignung, d.h. alle benötigten Funktionalitäten müssen vollständig, fehlerfrei und in einer geeigneter Weise ohne unnötige Zwischenschritte vorhanden sein.

Der Inhalt des Soll-Konzept ist ein wichtiger Bestandteil für Software Auswahlphase.

Schritte für die Erstellung eines SOLL Konzeptes (Lastenheft)

» Anforderungen aus IST Analyse prüfen und ggf. um fehlende Aspekte ergänzen

» Anforderungen dem umsetzenden (Teil-) System zuordnen und ggf. von anderen

   Umsetzungen  abgrenzen

» Festlegung von einzuhaltenden konzeptionellen Standards

» Klärung, ob vorhandene Erweiterungen (Plug-Ins) und Eigenentwicklungen weiter

   verwendet werden sollen

» Anforderungen priorisieren

» Beschreibung der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an das zukünftige

   System sowie Skizzierung der Gesamtsystemarchitektur

Nach einer Marktsichtung kann anhand einer funktional und wirtschaftlich vergleichenden Bewertung eine Vorauswahl grundsätzlich in Frage kommenden Alternativen mit der größtmöglichen Anforderungsabdeckung getroffen werden.

Kriterien für die Prüfung der Leistungsfähigkeit einer Software, z.B.

» Antwortzeiten *

» Prozessorauslastung

» Speicherbedarf

» Gleichzeitige Nutzung durch mehrere User

*Zeitraum in dem eine Komponente auf Benutzereingaben oder Transaktionsvorgänge reagiert

Bei Software Migrationen müssen zudem die Auswirkungen der Veränderungen auf die Benutzer und Systembetrieb eingeschätzt werden. Insbesondere eine frühzeitige und regelmäßige Information über das anstehende Migrationsvorhaben senkt das Risiko einer mangelnden Akzeptanz

Kriterien für die Prüfung der Benutzbarkeit (Usability) einer Software, z.B.

» Softwarebedienung ist intuitiv sowie ohne großen Aufwand erlernbar

» Software unterstützt Anwender zwecks Vermeidung von Fehler

» Software kann von behinderten Menschen bedient werden

Für eine Entscheidungsempfehlung sollte eine Risikoanalyse (unter Berücksichtigung von qualitativen Aspekten, Umsetzbarkeit, Kompatibilitäts- und sonstige Vorgaben des Systembetriebes) hinzugezogen werden.

Sonstige Kriterien für die Prüfung einer Software, z.B.

» Einfluss auf die Ausfallsicherheit des Gesamtsystems (Prüfung der Zuverlässigkeit)

» Einfluss auf die Sicherheit und Verfügbarkeit des Netzwerkes (Prüfung der Sicherheit)

» Zuweisung von verschiedenen Benutzerrechte/ Benutzerrollen

   (Prüfung der Konfigurierbarkeit)

» Mit welchem Aufwand sind Wartungen (Korrekturen, Erweiterungen) an der Software möglich

» Fehlertoleranz der Software bei Hardware- oder Softwareproblemen

» Funktionalitäten zum automatischen Zwischenspeichern und zur Datenrückgewinnung

» Plattformunabhängigkeit der Software (Betriebssystem, Laufzeitumgebungen, Datenbanken)

» Vorhandene Dokumentationen (Funktionsumfang, Schnittstellenbeschreibung,

   Benutzerhandbuch)

» Qualitätsmerkmale der Softwarefirma (Firmengröße, Firmenbestehen, angebotene Supports)

Um für die zu migrierende Software eine angemessene Systeminfrastruktur bereitstellen zu können, müssen die (Mindest-) Anforderungen an die Anwendung (sogenannte Service Level Agreements, SLAs) beschrieben werden. Hierzu gehören beispielsweise die Betriebszeit, die Verfügbarkeit, Performancekennzahlen und Mengengerüste (gleichzeitiger Nutzer, Datenvolumen) der Anwendung sowie tolerierbare Ausfallzeit und Zeitspanne eines Datenverlustes.

Die chronologisch letzte Migration Phase verfolgt je nach Wahl des Migrationsweges ein unterschiedliches Vorgehen jedoch stets dasselbe Ziel, nämlich die Umsetzung der getroffenen Entscheidung.

Klärung der Anforderungen an ein Migrationsvorgehen, z.B.

» Ist ein Parallelbetrieb von alter und neuer Software möglich bzw. notwendig?

» In welcher Zeitspanne ist maximal wie lange eine Betriebsunterbrechung erlaubt?

» Werden Daten der bisherigen Software vollständig migriert?

» Ist auch nach Abschluss der Migration ein Zugriff auf das Altsystem erforderlich?

» Welche Anforderungen gibt es für die Bereitstellung einer Testumgebungen und Testdaten?

Exkurs: Migrationen im Systembetrieb

Aus der Sicht des Systembetriebes gibt es technische Migrationsvorgänge, die im Idealfall vom Benutzer nicht wahrgenommen werden soll.

Dieses ist dadurch begründet, dass die für den Systembetrieb eingesetzte Hardware naturgemäß einem Alterungsprozess unterliegt und entweder die notwendige Verfügbarkeit von Anwendungen gefährdet oder aus technischer Sicht zwischenzeitlich als zu unwirtschaftlich anzusehen ist.

Ziel einer technischen Migration ist es, die eingesetzten Hardwareressourcen so auszutauschen, dass Software unverändert weiterbetrieben werden kann. Selbiges gilt für den fall, wenn der Systembetrieb (Rechenzentrum) seinen Standort wechseln möchte.

Wesentliche Migration Arten

» Migration von Daten oder Dokumenten ohne inhaltliche Veränderung

   z.B. Änderungen an einer Aufbewahrungssystematik oder der dabei verwendeten Technik

» Migration von Daten oder Dokumenten mit inhaltlicher Veränderung

Exkurs: Migration Vertrag

Ein Migration Vertrag regelt neben den vertraglichen inhaltlichen Vereinbarungen (Rechte und Pflichten) auch alle grundsätzlich erforderlichen Aufgaben und Aktivitäten im gesamten Migration Umfeld (leitbildnerische Vorgehens- und Verhaltensweise im Laufe einer Hard-, Software- und/ oder Datenmigrationen).

Mögliche grundsätzliche Themen und Vereinbarungen im Migration Vertrag

» Projektgremien, Projektorganisation, Migrationstermine, Migrationsablauf, Meilensteinplanung

» Jeweilige Leistungserbringung der Vertragspartner, Vertrags-Controlling

» Service Level Agreements zu den Prozessen (Dienstleistungstiefe, Festlegung von Kriterien)

» Datenherleitung/-überleitung, benötigte Konzepte und Schulungen

» Change Request Verfahren, Eskalationsverfahren bei Verzögerung

» Kosten der Migration, Rechte an DV-Programmen

» Laufzeit, Beendigung, Kündigungsfristen, Rechtsfolgen der Vertragsbeendigung

» Vertraulichkeit; Datenschutz, Zugangsrechte , Gewährleistung, Haftung

» Abnahmeverfahren (Termine, Fristen, Konzepte, Tests, Probemigrationen, Freigabe)

» Abschaltung/ Rückbau Altsystem
   - Deaktivierung von Usern, Transaktionen, Berechtigungen, Schnittstellen, Drucklisten
   - Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Daten und Unterlagen

» Auslaufstrategie, Aufhebung Altverträge, Umgang im Falle eines Scheitern der Migration

Exkurs: Einführungs- und Schulungskonzept

Durch eine Migration können sich Veränderungen für die Anwender sowie für den Anwendungsbetreuer der Software ergeben, die je nach Änderungsumfang im Vorfeld einer Migration darauf - zum Beispiel durch geeignete Schulungsmaßnahmen (Präsenzschulungen, Bereitstellung von Schulungsmaterial zum Selbstlernen) - gut vorbereitet werden müssen.

Kriterien für Erarbeitung eines angemessenen Einführungs- und Schulungskonzeptes

» Erfahrung , Reife und Flexibilität der Anwender im Umgang mit Softwareanwendungen

» Anzahl der betroffenen Anwender und deren räumlicher Einsatzort

» Einfluss und Wichtigkeit der Änderungen auf die Arbeitsabläufe

» Migrationszeitpunkt und Belastung der Anwender vor und zu dieser Zeit

Bei der Auswahl der zu schulenden Mitarbeiter gilt es zu entscheiden, ob alle betroffenen Mitarbeiter geschult ob die Schulungsinhalte über intensiver geschulte Multiplikatoren weitergegeben werden sollen.

Werden durch die Migration auch neue Technologien, Supportprozesse oder Aufgaben bei der Anwendungsbetreuung eingeführt, muss analog hierzu auch der Systembetrieb gut vorbereitet sein, da während Einführungsphase mit einem erhöhten Unterstützungsbedarf für die Anwender sowie mit dem Auftreten von unvorhergesehenen Fehlern zu rechnen ist.

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