Projekte - Rollen und Gremien im Projekt

Eine Rolle ist die Beschreibung einer Menge von Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen eines Projekts und einer Organisation.

Durch die Festlegung von Rollen wird die Unabhängigkeit von organisatorischen und projektspezifischen Rahmenbedingungen erreicht.

Die Zuordnung von Organisationseinheiten und Personen zu den Rollen erfolgt zu Beginn eines Projekts. Dabei kann eine Person mehrere Rollen besetzen, es kann aber auch eine Rolle durch mehrere Personen besetzt werden.

Ein Anforderungsprofil definiert ein grundsätzliches Rollenverständnis durch Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen.

Die Rollen werden beschrieben durch Rechte, Pflichten und Aufgaben. Prozessbeschreibungen wiederum können Rollen als personenneutrale Bezeichnung für die Anforderungen an Akteure verwenden.

Beispielsweise kann für die Abnahme eines Meilensteins die Beteiligung von Auftraggeber, Projektleiter und zuständigem Projektmitarbeiter vorgeschrieben sein. Eine Rolle ist mit Anforderungen an die Qualifikation der Person(en) verbunden, die sie wahrnimmt.

Zu den Rollen innerhalb einer Projektorganisation können u.a. zählen:

» Auftraggeber

» Auftragnehmer

» Projektleiter, Projektmanager

» Programm-Manager

» Projektmitarbeiter (intern/extern)

» Unterauftragnehmer

» Anwender, Betroffener

» Ressourcenverantwortlicher

» Controller

» Linienmanager

Festlegung von Inhalt und Umfang einer Rolle sind mittels mehrerer Kriterien innerhalb eines Rollenmodells vorzunehmen.

Eine Rollenbeschreibung besteht aus:
» Bezeichnung für die Rolle
» Auflistung der wichtigsten Aufgaben und ggf. Ergebnisse
» Qualifikationsanforderungen
» Erforderlichen Ausprägungen der Qualifikationsmerkmale
» Angabe zur Beziehung zu anderen Rollen
» Verantwortung und Zuständigkeit der Rolle
Aufgabe	Kompetenz	Verantwortung

Rollenverständnis Auftraggeber (zumeist im Fachbereich)

Unter einem Auftraggeber wird der Kunde im Rahmen einer Vertragssituation verstanden, also der Empfänger eines vom Auftragnehmer bereitgestellten Produkts (DIN EN ISO 8402).

Der Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet.

Unterschieden wird zwischen internem und externem Auftraggeber. Der interne Auftraggeber entstammt demselben Unternehmen wie der Auftragnehmer und ist damit in einer besonderen Verpflichtung gegenüber dem Projekt.

Ein externer Auftraggeber steht mit dem Auftragnehmer in einem gesetzlich geregelten Vertragsverhältnis, auf welches die Regelungen des BGB und des HGB in vollem Umfang anzuwenden sind.

Auftraggeber
Beschreibung	Auftraggeber ist in der Regel der initiierende Fachbereich der Projektidee und betreut bereits im Vorfeld die anstehende Projektdurchführung: » Abstimmung mit anderen Fachbereichen » Priorisierung im Fachbereich » Abstimmung des finanziellen Rahmens mit Business-Planung » Projektantrag inkl. Erstellung Kosten-Nutzenanalyse Häufig ist es erforderlich, dass mehrere Fachbereiche bei übergreifenden Themen (Anwendungen, DV-Schnittstellen , fachliche Prozesse) die Rolle des Auftraggebers übernehmen. Diese Beteiligungsform kann sich in der Übernahme der Projektkosten und beim Bereitstellen der erforderlichen Projektressourcen widerspiegeln
Aufgaben	» Formulieren des Projektantrags bzw. Annehmen des Angebots
Kompetenz	» Benennen des fachlichen Projektleiters
Verantwortlichkeit	» Quantifizieren des Nutzens und Übernehmen der Kosten » Abstimmung Kostenverteilung zwischen Fachbereichen » Leistungsumfang, Termine, Projektziele mit Auftragnehmer vereinbaren » Abnehmen der Ergebnisse und des Endprodukts » Beistellung der vereinbarten Projektressourcen

Rollenverständnis Auftragnehmer (zumeist im IT Bereich)

Unter einem Auftragnehmer wird der Lieferant im Rahmen einer Vertragssituation verstanden, also die Organisation welche dem Auftraggeber ein Produkt bereitstellt (DIN EN ISO 8402).

Der Auftragnehmer ist Verkäufer eines Produkts oder einer Dienstleistung. Er ist Vertragspartner des Auftraggebers, der die im Lastenheft spezifizierte Leistung kauft. Der Projektverantwortliche übernimmt gegenüber dem Auftraggeber des Projekts die Rolle des Auftragnehmers.

Zugleich ist der Projektverantwortliche auch Auftraggeber für Dienstleister und Lieferanten, die dem Projekt zuarbeiten.

Auftragnehmer
Beschreibung	Auftragnehmer im Sinne eines Dienstleisters sind in der Regel Bereiche, die in der IT angesiedelt sind. Diese übernehmen bereits im Vorfeld einer Projektdurchführung folgende wesentliche Aufgaben: » Beratung und Abstimmung mit dem beauftragenden Bereich » Aufwandschätzungen im Rahmen einer Business Planung » IT Stellungnahmen zu konkreten Projektanträgen
Aufgaben	» Abstimmen und Einhalten der Auftragsvereinbarungen
Kompetenz	» Auswählen des Projektleiters » Benennung des Vertreter des Auftragnehmers im Lenkungsausschuss
Verantwortlichkeit	» Bereitstellen der notwendigen Projektressourcen

Rollenverständnis Gremien im Projekt

Gremien die für ein Projekt benötigt werden sind zwar stets projektspezifisch festzulegen, dennoch handelt es sich zumeist um: IT Steuerkreis Gremium, Datenschutz Gremium, Betriebsrat Gremium und (diverse) fachliche Gremien.

Gremium im Projekte
Beschreibung	Die Kernaufgabe ist eine Konsolidierung von Projektvorhaben mit dem Ziel eine Harmonisierung von Entwicklungsaktivitäten herbeizuführen und damit auch Doppelentwicklungen zu vermeiden. Weiterhin sollen fachliche Bedarfe aufgenommen und im Gremium Kommuniziert werden. Anhand dessen können die Prozesse und Systeme aller betroffen Fachbereiche überprüft und im besten Fall einheitlich zum Vorteil aller Bereiche harmonisiert werden.
Aufgaben	» Anforderungen der Fachbereiche bündeln und gruppieren » Multiplikatoren für die Verantwortungsbereiche » Weisungsbefugnis in Bezug auf Querschnitts- und Kernfunktionen » Eskalation
Kompetenz	» Schaffung übergreifender Transparenz bei den Projektaktivitäten » Sicherstellung des nutzenoptimierten Einsatzes von Projektressourcen » Identifikation möglicher Synergiepotenziale » Initiierung von Maßnahmen zur Vermeidung eventueller Redundanzen » Auflösung von Ressourcenkonflikten bei konkurrierenden Projekten
Verantwortlichkeit	» Entscheidungen werden in der Regel im Konsens getroffen

Rollenverständnis Projektlenkungsausschuss

Der Projektlenkungsausschuss ist das oberste beschlussfassende Gremium einer Projektorganisation und überwacht / unterstützt als Aufsichtsfunktion während der Projektlaufzeit ein Projekt in den entscheidenden Fällen, die die Kompetenz des Projektleiters übersteigen.

Projektlenkungsausschuss
Beschreibung	Der Projektlenkungsausschuss trifft notwendige Entscheidungen bzw. definiert mögliche Vorgehensweisen zur Entscheidungsfindung. Im Rahmen von regelmäßig stattfindenden Ausschusssitzungen wird ein Projektlenkungsausschuss kontinuierlich über den Projektverlauf informiert. Einem Projektlenkungsausschuss können mehrere Projektteams zugeordnet sein, um eine projektübergreifende Koordinationen zu ermöglichen. Wenn für ein Projekt kein Projektlenkungsausschuss definiert ist, übernehmen bei Bedarf die Führungskräfte aus Fachbereich und IT diese Aufgaben
Aufgaben	» Entgegennehmen Statusbericht zur Überwachung des Projektfortschritts » Termingerechtes Entscheiden über Fragen bei Vertragsänderung » Lösen von Ressourcenkonflikten zwischen Projekt und Linie » Beratung von Projektleitern bei auftretenden Problemen größeren Umfangs » Lösen fachlicher Konflikte zwischen den beteiligten Fachbereichen
Kompetenz	» Genehmigung Zeit- und Ressourcenplanung (aber nicht Budget!) » Entscheidung über Änderungen des Projektauftrages (Planabweichung)
Verantwortlichkeit	» Projektergebnis hinsichtlich Leistungsumfang, Termine, Kosten, Qualität » Entlastung der Projektleitung nach Projektabschluss

Rollenverständnis Projektlenkungsausschuss Office

Projektlenkungsausschuss Office
Beschreibung	» Zentrale Einrichtung zur Bündelung administrativer Aufgaben
Aufgaben	» Steuerung des Projektes/ Projektcontrolling » Verantwortung für Zugriffsberechtigungen & Ressourcenverwaltung » Zentrales Berichtswesen » Risikomanagement
Kompetenz	» Kommunikation Eskalation an Projektleitung bei Projektkonflikten » Einforderung bestimmter Arbeitsergebnisse aus Teilprojekten » Aktualisierung von offenen Punkten » Überwachung Budgetpläne, Terminpläne, Risiken
Verantwortlichkeit	» Projektsteuerung » Erstellung des Projekthandbuchs » Eskalation diverser Themen (Risiken, Terminüberschreitungen)

Rollenverständnis Programmleitung

Programmleitung
Aufgaben	» Projektorganisation inkl. Rollen und Verantwortlichkeiten, Meeting Struktur
	» Sicherstellung Informationsfluss durch Definition Kommunikationswege
	» Definition der Anforderungen an Ressourcen, Räume etc.
	» Gesamtplanung der Projekte (inkl. Pflege des Gesamtprojektplans)
	» Identifikation und Verfolgung der Abhängigkeiten von Aktivitäten
	» Controlling (Kostenblöcke, Kennzahlen, Status) / Berichte (Reporting)
	» Übergreifende Statusberichte
	» Veranlassen von Risikoanalysen und Maßnahmenverfolgung
	» Entscheidungs- und Eskalationsprozesse (z.B. CR -Prozess)
Kompetenz	» Fachliches Weisungsrecht bezüglich Mitarbeiter im Projektteam
	» Sachentscheidungen im Rahmen des übertragenen Budgets treffen
	» Kann zugesagte Freistellungen von Projektmitgliedern gegenüber Linienvorgesetzten einfordern
	» Eskalation an Projektlenkungsausschuss bei groben Plan-Abweichungen
Verantwortlichkeit	» Einhaltung Projektpläne (fachlich, terminlich und kostenmäßig)
	» Einhaltung verabschiedeter Budgets (Höhe, Bestimmungszweck)
	» Inhalt, Umfang und Termine für Statusberichte
	» Führung von externen Projektmitarbeitern
	» Einsatz projektadäquater Methoden und Tools
	» Einhaltung von vorgebenden Qualitäts-Standards

Rollenverständnis Projektleitung

Projektleitung
Aufgaben	» Fachliche Leitung des Projektes
	» Laufende Berichterstattung an Programmleitung über Projektstatus
	» Review/ Qualitätssicherung der Projektergebnisse (inkl. Zwischenergebnisse)
	» Erstellung Qualitätssicherungsplan
Kompetenz	» Fachliche Entscheidungen im Rahmen des Projektes
Kompetenz	» Eskalation bei groben Qualitätsabweichungen
Verantwortlichkeit	» Qualitäts- und termingerechte Erledigung des Projektes
	» Fachliche Abstimmung mit anderen Projekte
	» Budgetvorgaben einhalten
	» Einhaltung der vereinbarten Qualität

Rollenverständnis Projekt Mentor

Projekt Mentor
Beschreibung	» Wird vom Projektmentor wird über Projektstatus/ -fortschritt informiert.
Aufgaben	» Projektziele/ -inhalte mit Unternehmenszielen/ -strategien zu harmonisieren
	» Begleitung Projekt von der Initiierung bis zum Projektabschluss
	» Vertretung der Interessen des Projekts in allen Gremien.