Management Skill - Change Management

Das Change Management befasst sich mit der Verwaltung und Kontrolle von Änderungen in einer IT-Service-Lösung, um die Stabilität und Funktionalität langfristig sicherzustellen. Die Bestandteile einer solchen Lösung umfassen sowohl Hardware- als auch Software-Komponenten. Diese können im Laufe der Zeit aufgrund technischer und gesetzlicher Anforderungen und Entwicklungen einer natürlichen Veränderung unterliegen.

Um Änderungen an der bestehenden IT-Service-Lösung durchzuführen, werden Änderungsregelungen festgelegt. Diese Regelungen legen den Prozess fest, wie Änderungen geplant, getestet und implementiert werden. Jede Form von Veränderung, sei es der Austausch von Hardware-Komponenten, die Installation geänderter Software, Änderungen an der Dokumentation oder Anpassungen der Systemeinstellungen, erfordert eine umfassende Testphase in einer separaten Systemumgebung.

Die separate Systemumgebung ermöglicht es dem entsprechenden Unternehmen, die Auswirkungen der Änderungen zu analysieren und sicherzustellen, dass die IT-Service-Lösung nach der Implementierung weiterhin stabil und funktionsfähig bleibt. In dieser Testumgebung können potenzielle Probleme identifiziert und behoben werden, bevor die Änderungen in den Livebetrieb überführt werden.

Die Produktivsetzung einer Änderung erfordert eine gründliche Planung, um sicherzustellen, dass der Livebetrieb nicht beeinträchtigt wird. Dies beinhaltet die Festlegung eines geeigneten Zeitpunkts für die Implementierung, die Schulung der betroffenen Benutzer und die Kommunikation von potenziellen Ausfallzeiten oder Einschränkungen während des Prozesses.

Durch ein effektives Change Management können Unternehmen die Stabilität und Kontinuität ihrer IT-Service-Lösungen gewährleisten, während sie gleichzeitig den Anforderungen und Entwicklungen des technologischen Umfelds gerecht werden.

Bei der Planung und Durchführung von Veränderungsmaßnahmen muss ausreichend bedacht werden, dass sich in der Struktur sowie in den Prozessabläufen eines Unternehmens auch dessen Kultur widerspiegelt.

Viele Faktoren dürfen nicht losgelöst voneinander betrachtet werden. Sofern die Aufmerksamkeit eines Managements sich nur auf wenige Aspekte fokussiert und andere vernachlässigt werden, könnten von den Mitarbeitern oft Verhaltensweisen erwartet werden, zu denen diese noch nicht fähig sind.

Den Verantwortlichen muss ausreichend bewusst sein, dass personelle und organisatorische Veränderungen zumeist das Resultat langwieriger Prozesse sind, die man in mehrere Phasen – wie beispielhaft nachfolgend aufgeführt - unterteilen kann.

Die Verantwortlichen in den Unternehmen unterschätzen oft, wie viel Zeit und Energie es von den Mitarbeitern erfordert, sich von vertrauten Strukturen und Verhaltensmustern zu verabschieden.

Mitarbeiter halten bei den täglichen Arbeitsprozessen gern am Bekannten und Bewährten fest, insbesondere wenn sie es (in ihren Augen) gut können. Von daher geling es diesen Mitarbeitern oftmals nicht, ohne intensive Unterstützung seitens der Führungskraft einen Veränderungsprozess zu durchlaufen. Veränderungen erfordern den Pfad der Routine und Sicherheit zu verlassen und Tätigkeiten zu tun, die sie so noch nicht getan haben, aber durchaus tun oder lernen können.

Eigeninitiativ machen dies die meisten Mitarbeiter nicht oder nur in einem begrenzten Umfang. Deshalb müssen Führungskräfte in Veränderungsprozessen an ihre Mitarbeiter appellieren, jedoch darauf achten aufgrund eines möglichen Überforderungsgefühl keine Panik zu erzeugen.

Führungskräfte sollten sich bei Ihrer Überzeugungsarbeit zunächst vorrangig auf die Zielgruppe der Unentschlossenen konzentrieren. Diese ist nicht nur am Leichtesten in ihrer Haltung zu beeinflussen, sondern birgt auch mengenmäßig das größte Potential.

Das Prozess Change Management verantwortet auf Basis von freigegebenen Change Anträgen eine korrekte Abwicklung von Veränderungen an produktiven Informationssystemen.

Ein Change Management der IT stellt hierbei sicher, dass standardisierte Methoden und Verfahren verwendet werden, damit Änderungen schnell durchgeführt werden können und sich so wenig wie möglich negativ auf die Qualität der IT-Services auswirken. Hiervon ist das Change Management in Projekten abzugrenzen.

In der prozessualen Vorgehensweise empfehlen wir die Bildung von einen kleinen Veränderungsteam, bestehen aus internen und externen Mitarbeiter, die möglichst in ihrer Kernkompetenz mit der Thematik Konfliktmanagement, Projektmanagement, Coaching oder Kommunikationstechniken vertraut bzw. geschult sind und somit die nötige Flexibilität und Bereitschaft für Veränderungen vorweisen können.

In der Veränderungsphase werden neue Lösungen generiert und getestet. Sofern die Testergebnisse stabil positive Ergebnisse ergeben, kann im nächsten Schritt eine dauerhafte Integration in das Gesamtsystem angegangen werden.

Ein wichtiger Bestandteil ist eine angemessene Schulung der betroffenen, aber am Projekt nicht beteiligten Mitarbeiter. Dieses schafft bei den Mitarbeiter vertrauen und gleichzeitig eine Vertrautheit in künftigen Arbeitsablauf.

Ein hoher Anteil von kostenintensiven IT- Störungen lässt sich häufig auf schlecht koordinierte und unzureichend gesteuerte Veränderungen an der IT- Architektur zurückverfolgen. Es sollten von daher ausreichende Ressourcen und Aufwende eingeplant werden, die vor einer technischen Integration nicht nur das Ziel einer ständigen Betriebsbereitschaft verfolgen, sondern auch mögliche Folgekosten von technischen Ablaufstörungen im Gesamtkomplex minimieren.

In der Praxis sind im Zusammenhang zu diesem Thema in der Vergangenheit Schlagwörter wie Kaizen, Lean Management, Business-Process-Reengineering, TQM aufgetaucht. Diese Verfahren wurden nach einer gewissen Zeit jeweils durch ein anderes Verfahren abgesetzt.

Dieses halten wir aber nicht für ungewöhnlich, denn letztendlich ändern sich mit dem Zeitgeist auch die Anforderungen an den Veränderungsbedarf. Aus diesem Grunde bieten wir eine Vorgehensweise an, die das individuelle natürliche Umfeld des Auftraggebers berücksichtigt.

Ein Änderungsverfahren legt fest, wie Auftraggeber oder Auftragnehmer Änderungswünsche zu bereits spezifizierten Produktteilen anmelden und vom Projekt Stellung dazu bezogen wird.

Werden Kosten, Termin bzw. Qualität verändert, so trifft das Steuerungsteam die Entscheidung über die Durchführung der Änderung.

In einem laufenden Projekt kann der Projektauftraggeber zu jeder Zeit mit einer angemessenen zeitlichen Vorgabe eine Änderung des originären Projektauftrages verlangen. Diese sind dann vom anderen Vertragspartner anhand ausreichender Informationen zu bewerten, sofern hiervon die vertraglich vereinbarte Leistungserbringungen und/ oder die Meilensteine tangiert werden.

Aufwand, Umfang, Kosten und Termin der modifizierten Umsetzungsanforderungen, deren Auswirkungen hinsichtlich Qualität und Meilensteinplanung sowie die Kostentragung sind schriftlich mit einer Versionsführung verbindlich zu dokumentieren.

Die Verantwortlichkeiten bzw. Berechtigung für die Einbringung von Change Request (CR) Anträgen ist Abhängig von der Strukturen der Projektorganisation, steht jedoch in der Regel stets in unmittelbarer Abhängigkeit zum Umfang der zu erwarten Impacts:

Ein Change Request Risikomanagement hat als ein Ausschnitt eines ganzheitlich betriebenen IT Risikomanagements zum Ziel, die möglichen Risiken einer Veränderungsanforderung zu identifizieren und zu bewerten sowie diese Risiken je nach Bewertung zu vermeiden, zu vermindern oder auch lediglich zu tolerieren.

Unter Risikomanagement ist generell die systematische Anwendung von Praktiken zur Risikoidentifizierung, Risikoanalyse, Risiko Priorisierung und Risikoüberwachung zu verstehen.

Letztendlich soll das Risikomanagement sicherstellen, dass keine unvorhergesehenen – und damit unbewerteten - Risiken hinsichtlich Verantwortlichkeiten, Prozesse oder Technologien eintreten können.

Die vom Risikomanagement identifizierten Risiken müssen in Zeitplänen und bei der Einbindung der von der Migration betroffenen Personen berücksichtigt werden.